オフィススイートのITreview Grid

 オフィススイートとは、文書作成(ワードプロセッサ)、表計算、プレゼンテーションなど、日常的な業務に必要なソフトウェアをそろえた統合製品・サービスだ。オフィスソフトとも呼ばれる。さまざまなソフトウェアを共通したインタフェースや使い勝手で扱え、相互のデータ連携も容易なため、ビジネスに不可欠な各種ドキュメント作成などのオフィス生産性向上が見込める。

 長年にわたり、Microsoftの「Microsoft Office」がデファクトスタンダードとなっていたため、他の競合製品・サービスでも同様の機能やインタフェースを備えていたり、Microsoft Office形式のファイルの読み込み/保存に対応していたりするケースが多い。


オフィススイートの導入効果


 オフィススイートは日常業務のさまざまなシーンで活躍している。ビジネス文書の作成や帳票の作成、業務の進捗(しんちょく)管理、データ集計、プレゼンテーション資料・配布資料の作成など利用されるシーンを挙げるときりがなく、多くのビジネスパーソンにとってなくてはならないツールだろう。また、表計算のマクロ機能に代表されるように、複雑な計算や自動化のための処理なども比較的容易にこなせるようになっているため、文書作成、集計、スライド作成といった本来の用途だけにとどまらず、案件管理、顧客管理、タスク管理、予算管理、日報管理など、幅広い管理業務に活用する企業も多い。また、近年では従来のインストール版に加えて、クラウド版が台頭するとともに、スマホ/タブレットへの対応も進んだため、働き方改革のための環境、あるいはグループでのコラボレーション(共同作業)の基盤としても活用されている。


オフィススイートの対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
・より低価格なオフィススイートを採用することで、全社的なコスト削減を図りたい
・クラウド型オフィススイートへの移行で、アカウントやバージョン管理にかかる運用コストを軽減したい。あるいは、グループでの共同作業を効率的に行えるようにしたい


オフィススイートの機能一覧


基本機能

機能 解説
文書作成(ワードプロセッサ) 文章を入力、編集し、印刷を行うためのソフトウェア。文章の装飾に加えて、簡単なレイアウトや表組み、図版作成にも対応する他、文書校正機能なども搭載している
表計算 数値の集計やグラフ化を行うためのソフトウェア。数式を指定することで複雑な計算を行える他、プログラム(マクロと呼ばれることが多い)を埋め込むことで一連の作業を自動化できる製品も多い
プレゼンテーション スクリーン投影や配布資料として用いられるスライドショー形式のドキュメントを作成するためのソフトウェア。文字や画像を自由に配置できる他、アニメーション効果なども付加できる


追加ツール

機能 解説
データベース管理 データベース上のデータを取り扱うアプリケーションを開発できる


コラボレーション機能

機能 解説
同一ファイルの共同編集 複数人が同一ファイルに同時にアクセスし、文章や数値の入力、編集ができる
修正履歴、コメントの表示 一度制作した文書に、修正履歴を残した状態で上書きしたり、気になる箇所を指定してコメントが入力したりできる
メモ/アイデア管理 メモやアイデアなどを書き込んだり、集約させたりすることで、効率的に整理して管理できるようにする
版管理(バージョン管理) 文書の版管理ができ、過去の版を読み込んだり、戻したりできる
閲覧権限、編集権限の設定 作成した文書を他社に共有する際、ユーザーごとに「閲覧のみ」「編集可」などといった権限を設定できる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリを提供、あるいはモバイル最適化し、モバイルデバイスからのファイルアクセスや文書やスライドの制作・編集、表計算が行える




オフィススイートの選定ポイント


 オフィススイートの利用形態は、従来のパッケージ版(プリインストールやライセンス購入も含む)に加えて、ユーザー単位のサブスクリプション(月額/年額)での利用も広がりつつある。パッケージ版としては、オフィススイートの代名詞ともいえるMicrosoft Officeスイートの他、Microsoft Officeと同じような使い勝手や機能を提供しつつ低価格を実現した製品が複数存在する他、無料で利用可能な製品もある。こうした、いわゆるMicrosoft Office互換系のオフィススイートでは、従来はファイル形式やマクロ実行の互換性が十分ではないケースも多かったが、最近では高いレベルの再現性を持った製品も少なくない。とはいえ、細かな部分に不具合が生じる可能性もあるため、Microsoft Officeとの互換性を重視する場合には十分な事前検証が必要だ。

 サブスクリプション方式のオフィススイートについては、Microsoftの「Office 365」がSaaS(Software as a Service)型クラウドサービスとして提供されている。企業規模や付随する機能などに応じ、「Office 365 Business」や「Office 365 ProPlus」といったプランが用意されており、ユーザー単位で月額/年額で費用を支払う形となる。また、この他の代表的なものとしては、Googleの法人向けクラウドサービス「G Suite」(旧Google Apps for Business)が挙げられる。

 オフィススイートの基本要素は、文書作成(ワードプロセッサ)、表計算、プレゼンテーションとなるが、追加的な要素としては、データベース、メモ/アイデア管理、デスクトップパブリッシング(DTP)などが挙げられる。また、特にクラウドベースのサービスにおいては、オフィススイートとは別に、スケジュール管理やオンライン会議などコラボレーションに必要なツールを追加し、グループウェアとして提供しているケースが多い。

オフィススイートのシステム要件、他製品との連携方法


 オフィススイートは大きく分けて、PCなどに導入するインストール版(デスクトップアプリケーション)と、ブラウザベースで利用可能なクラウド版(Webアプリケーション)の2つの形態に分けられる。クラウド版を契約すれば、デスクトップアプリケーションをダウンロードして利用できるサービスもある。

 クラウド版の場合、Webブラウザ上で文書作成、表計算、プレゼンテーションなどを扱うことになるが、使い勝手に関してパッケージ版と懸け離れているわけではなく、Microsoft Office形式でのローカルへのファイル読み込み/保存にも対応している。また、大人数で1つのファイルを同時に編集できるといったコラボレーション機能が充実しているケースが多い。さらに、クラウド上で常に最新のサービスが提供されるため、一度導入すれば情報システム部門などがバージョン管理に苦慮する必要はなくなり、ユーザーも特に意識することなく最新の機能を使い続けられる。「Office 365 ProPlus」はWebアプリケーションではなく、ストリーミングでのプログラム配信という形態になるが、常に最新バージョンが利用できるという点は同じだ。

 オフィススイートでは、包含されているツール同士の連携はもちろんのこと、最近ではオンラインストレージとの連携も標準的になりつつあり、基本機能として、オフィススイートから直接保存したり、編集を行ったりすることが可能な場合も多い。また、ビジネスの基本ツールであるという性質上、その他にもさまざまなシステムと連携が図られている。例えば、表計算のデータを「.csv(カンマ区切り/タブ区切りなどの文字列)」で書き出し、他のソフトウェアなどで読み込むという手法は古くから用いられている。さらに、現在では他のシステムやクラウドサービスとの連携を効率的に行えるよう、APIを用意している場合も少なくない。

オフィススイートのメニュー

オフィススイートの基礎知識

 オフィススイートとは、文書作成(ワードプロセッサ)、表計算、プレゼンテーションなど、日常的な業務に必要なソフトウェアをそろえた統合製品・サービスだ。オフィスソフトとも呼ばれる。さまざまなソフトウェアを共通したインタフェースや使い勝手で扱え、相互のデータ連携も容易なため、ビジネスに不可欠な各種ドキュメント作成などのオフィス生産性向上が見込める。

 長年にわたり、Microsoftの「Microsoft Office」がデファクトスタンダードとなっていたため、他の競合製品・サービスでも同様の機能やインタフェースを備えていたり、Microsoft Office形式のファイルの読み込み/保存に対応していたりするケースが多い。


オフィススイートの導入効果


 オフィススイートは日常業務のさまざまなシーンで活躍している。ビジネス文書の作成や帳票の作成、業務の進捗(しんちょく)管理、データ集計、プレゼンテーション資料・配布資料の作成など利用されるシーンを挙げるときりがなく、多くのビジネスパーソンにとってなくてはならないツールだろう。また、表計算のマクロ機能に代表されるように、複雑な計算や自動化のための処理なども比較的容易にこなせるようになっているため、文書作成、集計、スライド作成といった本来の用途だけにとどまらず、案件管理、顧客管理、タスク管理、予算管理、日報管理など、幅広い管理業務に活用する企業も多い。また、近年では従来のインストール版に加えて、クラウド版が台頭するとともに、スマホ/タブレットへの対応も進んだため、働き方改革のための環境、あるいはグループでのコラボレーション(共同作業)の基盤としても活用されている。


オフィススイートの対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
・より低価格なオフィススイートを採用することで、全社的なコスト削減を図りたい
・クラウド型オフィススイートへの移行で、アカウントやバージョン管理にかかる運用コストを軽減したい。あるいは、グループでの共同作業を効率的に行えるようにしたい


オフィススイートの機能一覧


基本機能

機能 解説
文書作成(ワードプロセッサ) 文章を入力、編集し、印刷を行うためのソフトウェア。文章の装飾に加えて、簡単なレイアウトや表組み、図版作成にも対応する他、文書校正機能なども搭載している
表計算 数値の集計やグラフ化を行うためのソフトウェア。数式を指定することで複雑な計算を行える他、プログラム(マクロと呼ばれることが多い)を埋め込むことで一連の作業を自動化できる製品も多い
プレゼンテーション スクリーン投影や配布資料として用いられるスライドショー形式のドキュメントを作成するためのソフトウェア。文字や画像を自由に配置できる他、アニメーション効果なども付加できる


追加ツール

機能 解説
データベース管理 データベース上のデータを取り扱うアプリケーションを開発できる


コラボレーション機能

機能 解説
同一ファイルの共同編集 複数人が同一ファイルに同時にアクセスし、文章や数値の入力、編集ができる
修正履歴、コメントの表示 一度制作した文書に、修正履歴を残した状態で上書きしたり、気になる箇所を指定してコメントが入力したりできる
メモ/アイデア管理 メモやアイデアなどを書き込んだり、集約させたりすることで、効率的に整理して管理できるようにする
版管理(バージョン管理) 文書の版管理ができ、過去の版を読み込んだり、戻したりできる
閲覧権限、編集権限の設定 作成した文書を他社に共有する際、ユーザーごとに「閲覧のみ」「編集可」などといった権限を設定できる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリを提供、あるいはモバイル最適化し、モバイルデバイスからのファイルアクセスや文書やスライドの制作・編集、表計算が行える




オフィススイートの選定ポイント


 オフィススイートの利用形態は、従来のパッケージ版(プリインストールやライセンス購入も含む)に加えて、ユーザー単位のサブスクリプション(月額/年額)での利用も広がりつつある。パッケージ版としては、オフィススイートの代名詞ともいえるMicrosoft Officeスイートの他、Microsoft Officeと同じような使い勝手や機能を提供しつつ低価格を実現した製品が複数存在する他、無料で利用可能な製品もある。こうした、いわゆるMicrosoft Office互換系のオフィススイートでは、従来はファイル形式やマクロ実行の互換性が十分ではないケースも多かったが、最近では高いレベルの再現性を持った製品も少なくない。とはいえ、細かな部分に不具合が生じる可能性もあるため、Microsoft Officeとの互換性を重視する場合には十分な事前検証が必要だ。

 サブスクリプション方式のオフィススイートについては、Microsoftの「Office 365」がSaaS(Software as a Service)型クラウドサービスとして提供されている。企業規模や付随する機能などに応じ、「Office 365 Business」や「Office 365 ProPlus」といったプランが用意されており、ユーザー単位で月額/年額で費用を支払う形となる。また、この他の代表的なものとしては、Googleの法人向けクラウドサービス「G Suite」(旧Google Apps for Business)が挙げられる。

 オフィススイートの基本要素は、文書作成(ワードプロセッサ)、表計算、プレゼンテーションとなるが、追加的な要素としては、データベース、メモ/アイデア管理、デスクトップパブリッシング(DTP)などが挙げられる。また、特にクラウドベースのサービスにおいては、オフィススイートとは別に、スケジュール管理やオンライン会議などコラボレーションに必要なツールを追加し、グループウェアとして提供しているケースが多い。

オフィススイートのシステム要件、他製品との連携方法


 オフィススイートは大きく分けて、PCなどに導入するインストール版(デスクトップアプリケーション)と、ブラウザベースで利用可能なクラウド版(Webアプリケーション)の2つの形態に分けられる。クラウド版を契約すれば、デスクトップアプリケーションをダウンロードして利用できるサービスもある。

 クラウド版の場合、Webブラウザ上で文書作成、表計算、プレゼンテーションなどを扱うことになるが、使い勝手に関してパッケージ版と懸け離れているわけではなく、Microsoft Office形式でのローカルへのファイル読み込み/保存にも対応している。また、大人数で1つのファイルを同時に編集できるといったコラボレーション機能が充実しているケースが多い。さらに、クラウド上で常に最新のサービスが提供されるため、一度導入すれば情報システム部門などがバージョン管理に苦慮する必要はなくなり、ユーザーも特に意識することなく最新の機能を使い続けられる。「Office 365 ProPlus」はWebアプリケーションではなく、ストリーミングでのプログラム配信という形態になるが、常に最新バージョンが利用できるという点は同じだ。

 オフィススイートでは、包含されているツール同士の連携はもちろんのこと、最近ではオンラインストレージとの連携も標準的になりつつあり、基本機能として、オフィススイートから直接保存したり、編集を行ったりすることが可能な場合も多い。また、ビジネスの基本ツールであるという性質上、その他にもさまざまなシステムと連携が図られている。例えば、表計算のデータを「.csv(カンマ区切り/タブ区切りなどの文字列)」で書き出し、他のソフトウェアなどで読み込むという手法は古くから用いられている。さらに、現在では他のシステムやクラウドサービスとの連携を効率的に行えるよう、APIを用意している場合も少なくない。