機器管理・契約管理に利用しています

改善してほしいポイント

機器管理で「貸与履歴」と「分類別機器数の集計」が必要となります。これらを同時に満たそうとすると、貸与管理では「テーブル」、集計では「項目（最終の状態）」での入力が必要となります。テーブルだけでは過去の履歴も集計されるため、実際の有効在庫より多く表示されてしまいます。これを実現するには、テーブルと項目（最終の状態）に二重で入力しなければならず、入力ミスが発生する可能性があります。「項目コピー」などの機能があれば、もしくはテーブルの最終行での集計が可能になれば、ミスなくできるように思います。ちなみに、弊社はライトプランの契約なので、上位プランに変更すれば可能かもしれません。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今までエクセルで管理していた契約管理と、独自に作成したツールで管理していた機器管理をキントーンに移行しました。
契約管理に関しては、年契約が多いため、契約期限を入力することで今月着手しなければならない案件がすぐにわかるようになりました。エクセルでも可能でしたが、データ量が多く煩雑かつ動作が重くなっていました。
機器管理に関しては、ツールを作った人しか改修やマスタの追加ができず、他部署へ異動した後も問い合わせをしている状況でした。
キントーンは作るのが簡単なのはもちろん、項目追加や別マスタを作成して連携することなどが簡単なので、新入社員にも作成を依頼することが可能となりました。
一概に工数は計れないのですが、契約更新を見逃すことがなくなりました。

検討者へお勧めするポイント

まずは、エクセルで管理しているものを移行してみるとよいと思います。登録や検索が速くできますし、複数人で共有して利用できるメリットがあります。ワークフロー機能も備えているので、集計や管理だけでなく申請書としての利用も可能です。複数のツールを利用している場合は、入り口をキントーンに一元化することで、必要な情報や処理にたどり着く速度も速くなると思います