良いポイント
Trelloの良い点として、人事・労務まわりのタスク管理ととても相性が良いと感じています。私は主に入職者・退職者の対応や、社会保険の加入・喪失手続き、雇用契約書や入社書類の準備・回収などで利用していますが、「誰について」「どの手続きが」「どこまで進んでいるか」をカード単位で細かく管理できるので、抜け漏れを防ぎやすくなりました。例えば、入職者ごとにカードを作成し、チェックリストに「雇用契約書送付」「マイナンバー回収」「社保加入手続き」「PC・メールアカウント発行」などの項目を並べておくと、どの項目が完了していないのかが一目で分かります。また、退職者についても同様に「社保喪失」「最終給与の確認」「アカウント停止」などの対応状況を一覧で追えるので、担当者が複数いても認識のずれが起きにくくなりました。さらに、自分以外の事務員ともボードを共有できるので、お互いの進捗が常に見える状態になり、「どこまで終わっているか」「どこを手伝うべきか」がすぐに分かる点も大きなメリットです。シンプルな画面で直感的に操作できるため、Excel中心だった頃と比べて、作業の見通しと安心感がかなり向上しました。
改善してほしいポイント
Trelloの改善してほしい点としては、まずカードやチェックリストの項目数が増えると一覧の見通しが少し悪くなる点があります。入職者・退職者ごとに「雇用契約書」「社保手続き」「アカウント発行」など細かくタスクを分けて管理すると、カード自体は整理しやすい一方で、全体として優先すべき案件がどこにあるのかを一目で把握しづらい場面があります。人事・労務向けに、期限が近い手続きや重要度の高いタスクを自動でピックアップしてくれるビューや、ガントチャートのような表示が標準機能としてあると、業務の抜け漏れ防止にさらに役立つと感じます。また、ボードを自分以外の事務員と共有していると、誰がどのチェックリスト項目を担当しているのかがカード内の表示だけでは少し分かりにくく、担当者別に絞り込んで見られる機能がより充実すると、引き継ぎやフォローがしやすくなると思います。こうした点が改善されれば、人事・総務部門での利用価値が一段と高まると期待しています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
Trelloを導入したことで、入職・退職対応や社保手続きなど、人事・労務まわりのタスクにおける「抜け漏れ」と「属人化」の課題がかなり軽減されました。以前は紙のメモやExcel、メールのやり取りなど、情報がバラバラに散らばっており、対応漏れがないかを確認するのに毎回時間がかかっていました。Trelloでは、入職者・退職者ごとにカードを作成し、雇用契約書の送付・回収、マイナンバーや各種書類の提出、社保の加入・喪失、アカウント発行や停止などのタスクをチェックリスト化して管理しています。さらに、自分以外の事務員ともボードを共有することで、誰がどこまで対応しているのかが一目で把握でき、進捗確認のための口頭確認やチャットでのやり取りが大きく減りました。その結果、1件あたりの対応確認にかかる時間が体感で3〜4割ほど短縮され、ヒューマンエラーも減少しました。人の入れ替わりが多い職場でも、Trello上のフローを見れば新しい担当者がスムーズに引き継げるようになった点も大きなメリットです。
検討者へお勧めするポイント
Trelloは、人事・労務のような「手続きが多く、担当者も複数いる仕事」に特におすすめです。入職者や退職者ごとにカードを作成し、雇用契約書の送付・回収、社会保険の加入・喪失手続き、アカウント発行や停止などのチェックリストを作っておくことで、対応状況を一目で確認できるようになります。紙やスプレッドシート中心で管理していると、どの担当者がどこまで進めているのかを都度確認する必要がありますが、Trelloではボードを事務員同士で共有しておけば、お互いの進捗が常に見える状態になり、「この人はここまで完了」「ここはまだ未対応」といった判断がすぐにできます。結果として、タスクの抜け漏れ防止だけでなく、口頭やチャットでの確認時間が減り、担当者変更や引き継ぎに強い運用がしやすくなります。シンプルな操作でここまで可視化と共有ができるツールは多くないので、まずは人事・総務の定型業務から試してみたい方に特に向いていると感じます。
