Zoho CRM で見積書作成の効率化

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・商品タブの在庫割り当て機能
商品在庫は商品タブで在庫数量の自動更新機能があります。
発注書を作成し、ステータスを納品済みにすると在庫数量が増加し、商品を受注して作成する受注書のステータスを納品済みにすると在庫数量が減量します。
また商品の基準在庫数の設定をしこの数量を下回る商品の発注所を作成する機能もあります。

しかし一般的な業務では在庫商品の納入、出荷には時間差が発生するため、見積書での商品の納期を顧客に提示する際、商品タブの在庫数量が出荷待ちのものも含まれていることがあり、誤った納期を顧客に伝えることも考えられるため、出荷が確定した商品を割り当て在庫とする機能があればわかりやすい在庫管理になると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・新拠点で新しいスタッフが商品知識が無くても迅速に正しい見積を作成、顧客へ提示できる
これまで商品の見積作成には商品知識、経験が必要とされていましたが、新しい拠点の新しいスタッフにはその知識と経験が不足しています。
これを以下の手段で迅速に正しく見積もり作成、顧客提示ができる様になりました。

　商品タブに正しい商品原価、単価情報、仕入先情報などを入力
　商談タブにサブフォームを作成、作成する見積書の商品を入力できるようにする
　商談タブのステージは Deluge で自動で変更するようにする
　商談時にウィザードを使って誤った入力を防ぎ、保存時に Deluge でエラーチェックを行う
　見積書作成を Deluge で商談情報から自動作成、ブループリントで納期、有効期限などを入力させる
　見積書は見積の種類によって複数のPDF差込テンプレートを作成する

・本社から新しい拠点のリモートサポート
クラウドシステムであるため、経験豊富な本社スタッフが同一環境を利用する事で新拠点のスタッフが作成する見積のサポートを行うことが出来た