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労務管理とは?これだけは知っておくべき基本機能とおすすめツール5選

企業の代表的な構成要素として「ヒト」「モノ」「カネ」が挙げられます。このことからもわかるとおり、「ヒト(従業員)」は会社にとって大切な資産の1つです。従業員が安心して働き、最大限のパフォーマンスを発揮するためには、整った職場環境が求められます。環境の整備は、企業の力や存続に関わる重要な業務です。

この記事では、従業員が快適に働ける環境をつくるための労務管理と、労務管理の業務をサポートするツールについて紹介します。

労務管理とは?

労務管理は、従業員にとって働きやすい環境をつくるうえで欠かせない取り組みです。まずは労務管理の概要と、混同されやすい人事管理との違いについて解説します。

労務管理とは?

労務管理とは、従業員にとって働きやすい環境をつくるための取り組みです。労働条件、労働環境、福利厚生などの仕組み・制度を整え、従業員が快適に働ける職場をめざします。従業員の定着率やパフォーマンス向上を実現するうえで、重要な仕事です。

労務管理に含まれる具体的な業務として、労働時間管理、給与・福利厚生計算、労使関係管理、安全衛生管理などが挙げられます。結婚や出産といった従業員のライフイベントや、病気など不測の事態に合わせて必要に応じた手続きを行うことも労務管理の業務です。会社にとっての大切な資産である従業員が、不安なく働ける職場環境づくりを目的としています。

労務管理と人事管理の違い

労務管理と混同されやすい仕事が、人事管理です。いずれも従業員を対象とした業務ですが、内容には細かな違いがあります。それぞれの違いについて明確にしておきましょう。

人事管理の代表的な業務として、採用、育成、評価、異動、解雇などが挙げられます。いずれも“人”に対して、処遇や配置などを決めるのが目的の仕事です。人をどのように動かしていくかを念頭に、さまざまな決定や調整を行います。

これらの人事にまつわる仕事と労務管理との違いはフォーカスしている対象です。労務管理は“環境”にフォーカスしている一方、人事管理は“人”にフォーカスしています。環境や組織に影響を与えるのが労務管理であり、人に影響を与えるのが人事管理であるといえるでしょう。

とはいえ、労務管理と人事管理は相互補完的な業務です。どちらか一方だけに注力しても、理想的な組織は実現できません。双方を密接な関係にある仕事ととらえ、組織づくりと人材活用の最適化を協力しながらめざす必要があります。

テレワークにおける労務管理の課題

近年は、労務管理に課題を抱いている企業も少なくありません。その背景にある代表的な理由が、テレワークの普及です。

2015年に厚生労働省が実施した調査では、38.3%の労働者がテレワークにおいて、「仕事とプライベートの切り分けができず、労働時間が長くなりやすい」と回答しています。一方で、企業側も調査対象の40%超が「労働時間の管理」をテレワークの課題として回答しました。労働時間の最適化は代表的な労務管理ですが、同時にテレワークにおける大きな課題となっています。

2020年以降、新型コロナウイルスの大流行により否応なしにテレワークを迫られることになった企業もあります。十分な体制づくりの前にテレワークを始めることになった企業の多くが、「リモートでどのように労務管理を行っていくか」という課題に直面しているようです。

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→テレワークの詳しい解説はこちらをご覧ください。

https://www.itreview.jp/blog/archives/8556

労務管理として知っておくべき内容とは?

労働管理の業務は多岐にわたります。労働管理の代表的な5つの基本業務について詳しく解説します。

1.労働契約の締結

「労働契約」とは、会社と従業員との間で締結される契約のことです。労働契約法において、「労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する」と規定されています。雇用契約書を作成し労働契約を締結することは、労務管理の基本業務の1つです。労働契約が締結されると、両者は「使用者」と「労働者」という関係性になります。

2.就業規則の整備

労働条件や職場で守るべきルールなどを文書としてまとめたものが、「就業規則」です。従業員の人数が多い場合は、統一された規則を定めておかないと、全体の管理が難しくなってしまいます。従業員にとっての働きやすさに直結するため、就業規則の整備は代表的な労務管理といえるでしょう。労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用している企業に対し、就業規則を作成すること、そして届け出を行うことが義務づけられています。

3.社会保険、雇用保険の手続き

労働者は、雇用保険と社会保険に加入しなければなりません。通常は、社会保険・雇用保険への加入手続きが入社後すぐに行われます。加入手続きを怠った場合、会社側には罰金が課せられます。

4.勤怠管理

従業員の勤怠・就業状況を管理することも、労務管理の基本業務の1つです。具体的には、始業時刻・終業時刻、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、年次有給休暇の使用日数、遅刻・早退・欠勤などを把握し、設定された就業規則や法律に違反していないか確認します。

5.法廷三帳簿の整理

「法廷三帳簿」とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」という3種類の帳簿の総称です。労働基準法では、これらの帳簿を作成し、一定期間保存することが義務づけられています。

労務管理ツールの基本機能

労務管理の業務内容は幅広くあり、さらに従業員の生活に直結するため慎重さが求められます。とりわけ従業員が多い場合は、担当者にとって大きな負担になりがちです。そうした労働管理の業務を支援するのが労務管理ツールです。次の3つの機能によって、労務管理業務の効率化に貢献しています。

1.人事情報管理

従業員の入退社に関わる手続きや、各届け出の書類作成をツール上で行うことができます。また、従業員の個人情報や保有スキル、勤務状況などのデータを一元管理することも可能です。

2.労務管理

各種書類・帳簿を、ツールを利用して効率的に作成できます。打刻機能を利用し、各従業員の勤怠をデータとして確認することも可能です。また、年金・社会保険の届け出をオンラインで完結させる機能も搭載されています。

3.給与計算

勤怠データから保険料・税金などを加味し、給与を自動計算できます。煩雑になりがちな給与計算にまつわる業務を大幅に効率化できる機能です。給与明細を電子データで配布することにより、企業全体のペーパーレス化にもつながります。

労務管理ツールを導入するメリットとデメリット

労働管理ツールには以下のようなメリットとデメリットがあります。双方を理解したうえで、導入を決定することが大切です。

※図表入る

労務管理ツールを導入するメリット

1. 業務を効率化できる

2. 勤怠状況を正確に管理できる

3. 法改正に対応しやすい

4. 優秀な人材の確保につながる

5. 企業全体の生産性をアップ

労務管理は負荷が大きい業務です。労務管理ツールを導入することで、業務を効率化できる点は大きなメリットといえます。

また、従業員の勤怠状況を正確に管理できる点も魅力です。近年は、未払い残業の発覚や過重労働による過労死などコンプライアンス違反による問題が相次いでいるため、労務管理ツールによって適切に勤怠管理を行う必要性は増しているといえます。

労働基準法などの法改正に対応しやすい点も大きなメリットの1つです。マンパワーだけで対応すると改正内容の理解や体制の変更で負担がかかりますが、ツールの場合はバージョンアップすることで迅速な対応が可能です。

さらに、採用に関する業務が加速化されるため、優秀な人材の確保につながります。間接的に、企業全体の生産性をアップさせることも可能です。

労務管理ツールを導入するデメリット

1. ランニングコストが発生

2. カスタマイズに手間がかかる 

3. 現場の理解が必要

労務管理ルールの導入には初期コストやランニングコストが発生します。従業員が少ない企業では、労務管理の負荷がそれほど大きくなく、ツールの導入による効果が期待していたほど得られないことも少なくありません。シミュレーションを行い、費用対効果を検証してから導入を決定することが重要です。

また、就業方法とシステムのマッチングによっては、導入後のカスタマイズに手間がかかるケースがあります。導入後、業務への影響により現場から反発が出ることも考えられます。

労務管理ツールの活用事例

労務管理ツールを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

個人情報が一括管理でき、毎月の給与確認に非常に便利

「毎月給与の明細をメール通知してくれる、非常に便利アプリ。マイナンバーや家族情報を全て登録でき、一括管理できる。個人情報が多く含まれるため、セキュリティが強いこのツールはおすすめです。会社が利用を開始したため、使う事になりましたが、これを選んでくれて正解でした。毎月の給与確認に非常に便利でした。今までは会社からメールで明細をPDF送付してもらっていましたが、このツールになったことでその通知が届き、ログインすれば情報が見れます。また、一覧で今までの明細も閲覧出来るので、確定申告がある方や毎月の明細を見て計算したり確認したい方には便利です」
▼利用サービス:SmartHR
▼企業名:USTソリューション株式会社 ▼従業員規模:50-100人未満 ▼業種:情報通信・インターネット


https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/78858

面倒な作業がとても簡単にできる

「年末調整などとても面倒な作業をとても簡単に行うことができるのが魅力的。また直感的に利用できるようなUIになっているので、申請途中で迷うということがないので、とてもいいサービスだと感じている」
▼利用サービス:SmartHR
▼企業名:株式会社POL ▼従業員規模:50-100人未満 ▼業種:情報通信・インターネット

https://www.itreview.jp/products/smarthr/reviews/34481

打刻忘れやミスを自分で管理修正できる

「出退勤の打刻や有給の申請など人事労務申請全てがここからできるのでユーザーとして大変便利。勤怠申請は月単位での提出となるので、それまでの間に打刻忘れやミスを自分で管理修正できる機能がとても良い。給与・賞与の明細に関してもこちらから見ることができて、ダウンロードも可能なため重宝している」
▼利用サービス:人事労務 freee
▼企業名:株式会社エンラボ ▼従業員規模:20-50人未満 ▼業種:介護・福祉

https://www.itreview.jp/products/jinjiromu-freee/reviews/79639

基本手続きが電子申請できるので生産性がアップ

「健康保険、厚生年金、雇用保険の基本手続きが電子申請できるので、印鑑不要、送料不要で生産性がアップした。従業員の雇用契約書(更新)も電子署名機能があるので、印鑑不要、送料不要で生産性がアップした。会社の印鑑をもらうために出社したり、押印の為に上司が出社する必要がなくなった。社員の雇用契約の更新の際に、会社の押印→社員へ送付→社員押印→社員が会社に送付するために1週間近くかかっていたが、オフィスステーションの導入で、1日でできるようになった」
▼利用サービス:オフィスステーション労務
▼企業名:株式会社ノンストレス ▼従業員規模:100-300人未満 ▼業種:エステ・リラクゼーション

https://www.itreview.jp/products/officestation/reviews/74823

労務管理ツールを選ぶポイント

労務管理ツールを選ぶ際は、以下のようなポイントに注目しましょう。

ツールの種類

各種書類作成、Web申請、勤怠管理などは労務管理ツールの基本機能です。そのほかにどんな機能を搭載しているか、どんな業務の効率化に特化しているかは、ツールの種類によって異なります。自社に合った種類のツールを選ぶことが大切です。

導入形態の種類

導入形態は主に、「クラウド型」「パッケージ型」「オンプレミス型」に分けられます。クラウド型はインターネット経由でツールをサービスとして利用する形態です。パッケージ型はパソコンにソフトをインストールする形態、オンプレミス型は自社にハードウェアを含めたシステム全体を設置する形態を指します。導入スピードや運用の手軽さ、法改正への柔軟さといったメリットから、近年はクラウド型が主流になってきています。

価格形態、契約形態

価格形態や契約形態は、上述した導入形態によって異なります。

クラウド型は一般的に初期費用が不要であり、ランニングコストを支払って利用します。機能やユーザー数が制限された無料バージョンが提供されているケースもあります。

パッケージ型は初期費用のみの買い切り形式となり、通常はランニングコストの負担はありません。

オンプレミス型は、ハードウェアやシステムの開発・カスタマイズに費用が発生するため、初期コストが大きくなる傾向があります。

操作性

ツールによって操作性は異なります。マニュアルなどを読み込まなくても直感的に操作できるUI(ユーザーインターフェース)になっているか、ITツールに慣れていない従業員でも使えるか、などが選定ポイントです。可能であれば、無料のトライアルなどで使用感を確かめてみることをおすすめします。

サポート体制

ツールを導入してしばらくは、操作などでわからないことが頻繁に出てくることも考えられます。業務を停滞させないために、サポート体制が充実しているベンダーのツールを選びましょう。

労務管理の業界マップ  

労務管理ツールのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップで、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。

おすすめの労務管理ツール5選

実際に、労務管理ツールを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめの労務管理ツールを紹介します。

(2021年11月30日時点のレビューが多い順に紹介しています)

SmartHR

年末調整、入退社手続きなどの労務管理業務を自動化・効率化できるクラウド型労務管理ツールです。オンラインで利用するため、常に最新の状態が保たれます。小規模な企業から大企業までカバーする汎用性により、すでに1万8000以上の企業に導入されています。

SmartHRの製品情報・レビューを見る

人事労務 freee

給与事務、会計処理、労務事務の効率化を実現できるクラウド型のツールです。ワンクリックによる明細作成、Webでの給与振込など、作業の負荷を軽減する機能が多数搭載されています。中堅企業から特に評価が高いツールです。

人事労務 freeeの製品情報・レビューを見る

オフィスステーション労務

電子申請に対応しており、担当者にとって大きな負担となっていた入退社手続き、各種保険手続きの作業時間を大幅に短縮できます。また、119種類以上の帳票に対応している点も強みです。

オフィスステーション労務の製品情報・レビューを見る

ジョブカン労務HR

バックオフィス業務をサポートする「ジョブカンシリーズ」の1つです。豊富な機能、安定した動作、シンプルな操作感から、労務管理ツールとして多くの企業に評価されています。金融機関と同じプロトコルにより、堅牢なセキュリティを実現している点も魅力です。

ジョブカン労務HRの製品情報・レビューを見る

jinjer人事

入退社、福利厚生、報酬といった基本情報のほか、タレントマネジメント、人事情報ダッシュボード機能、レポート機能といった機能群により、合理的な組織運営をサポートするツールです。優秀な人的資源の確保、ダイバーシティへの対応をサポートします。項目追加機能や顔写真表示機能など、カスタマイズ性と使いやすさのバランスに優れている点も特徴といえます。

jinjer人事の製品情報・レビューを見る

ITreviewではその他の労務管理システムも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討できます。

労務管理システムの比較・ランキング・おすすめ製品一覧

まとめ

労務管理は企業にとって負担になりやすい一方、正確さや作業、効率が損なわれている場合は、従業員のモチベーションやパフォーマンスを大きく下げることにもつながります。多機能な労務管理ツールを利用し、効率化を図ることが肝要です。今回お伝えしたことを参考に自社に合った労務管理ツールを導入し、人材の有効活用と法令順守の2点を実現しましょう。

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