【2025年】メール誤送信対策ツールのおすすめ10製品（全28製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

メール誤送信対策ツールの基礎知識

メール誤送信対策ソフト(メール誤送信対策ツール)とは、メールの送付先や添付ファイルの誤りを送信前に発見・通知し、メールの誤送信による情報漏えいを防止すること、及びそれを実現するソフトウェアを指します。メール誤送信の原因は「宛先確認を怠り関係のない第三者に送った」「Bccで送るべき宛先をToやCCで送った」「機密情報をメーリングリストに投稿してしまった」などのケースが挙げられます。

誤送信した内容に個人情報が含まれていた場合、重大なセキュリティ事故につながる可能性も高くなります。これを防止するために、メール送信前の再確認をツールによって義務付けたり、送信者だけでなく上長などの第三者が確認し、承認した上で送信させたり、送信ボタンを押下した後でも一定期間であれば送信を取り消せる機能などをもたせ、メール誤送信のリスクを縮小させるツールがメール誤送信対策です。

メール誤送信の発生事例

事例①：間違った情報を送信してしまう

事例②：間違った送信先を設定してしまう

事例③：上長の承認を得ずに送信してしまう

事例④：暗号化せずにファイルを添付してしまう

事例⑤：セキュリティポリシーに違反してしまう

メール誤送信対策ソフトの導入効果

宛先再確認を義務化して安全性を向上できる

タイムロスのない迅速な送信を実現できる

添付ファイルを自動的に暗号化できる

メール誤送信の損害事例

顧客情報の漏えい

社員情報の漏えい

企業活動の漏えい

メール誤送信対策ソフトの機能一覧・できること

メール誤送信防止と第三者承認機能

添付ファイルのセキュリティ対策

メール送信管理とポリシーの設定

メール誤送信対策ソフトのメリット

企業の信頼性の担保

プライバシーの保護

コンプライアンスの確保

ヒューマンエラーの防止

リカバリーコストの削減

メール誤送信対策ソフトのデメリット

導入や維持にコストが発生する

端末の操作が煩雑になってしまう

セキュリティアラートが煩わしい

ツールの過度な依存を招く恐れがある

メールソフトの互換性を考慮する必要がある

メール誤送信対策ソフトの選び方と比較のポイント

クラウド型かオンプレミス型か

料金や価格は予算の範囲内か

必要な機能が網羅されているか

社内のセキュリティポリシーを満たしているか

利用しているメールシステムに対応しているか

メール誤送信対策に役立つ社内教育

不要な宛先を削除する

時間を空けてから送信する

予測入力機能を無効にする

第三者によるチェックを実施する

セキュリティーポリシーを明確にする

メール誤送信対策ソフトはこんな企業・法人におすすめ！

メール誤送信対策ソフトの最新トレンド2024

AIによる自動チェック機能の進化

モバイル端末への対応

マルチクラウドへの対応

セキュリティ機能の強化

サブスクリプション料金モデルの増加

メール誤送信の発生事例

事例①：間違った情報を送信してしまう

誤送信の一例として、メール本文や添付ファイルに誤った情報を含めてしまうことが挙げられます。この場合、誤った情報が伝わることで、取引先や顧客に混乱を招く可能性があります。特に、正確さが求められるビジネスの場では、情報の誤りは信用を損ねる重大なリスクとなります。

事例②：間違った送信先を設定してしまう

メール誤送信のもう一つの一般的な事例は、誤った送信先を指定してしまうことです。例えば、社内の機密情報を誤って外部の取引先に送ってしまうと、情報漏洩につながります。このようなミスは、企業の信頼を損ない、深刻なセキュリティリスクを引き起こす可能性があります。

事例③：上長の承認を得ずに送信してしまう

メール送信前に上長の承認を得るべき内容を、誤ってそのまま送信してしまう事例もあります。これにより、内容に不備があった場合や承認が必要な場合、トラブルや誤解を招く恐れがあります。特に重要な情報やプロジェクトに関するメールは、承認プロセスを徹底することが求められます。

事例④：暗号化せずにファイルを添付してしまう

重要なファイルを暗号化せずにメールで送信する事例も誤送信の一例です。暗号化されていないファイルは、第三者による不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。特に機密情報を扱う際には、暗号化を徹底することが求められます。

事例⑤：セキュリティポリシーに違反してしまう

企業のセキュリティポリシーに違反する形でメールを送信してしまう事例もあります。例えば、特定の情報を外部に送信してはいけない場合に誤送信してしまうと、企業全体のセキュリティリスクが高まります。セキュリティポリシーの遵守は、企業の信頼と安全を守るために不可欠です。

メール誤送信対策ソフトの導入効果

宛先再確認を義務化して安全性を向上できる

メール誤送信対策ツールには、メールの宛先やCC、BCCの再確認を促す機能が搭載されています。例えば、メールソフトが送信処理を行う際にポップアップウィンドウを開き、送信先の再確認を義務付けるようなツールを使えば、かなりの数のメール誤送信を回避できるようになります。特定のメールアドレスをCC、BCCへ強制的に設定し、社内から送信した全てのメールを蓄積する機能を使用すれば、トラブル発生時の原因究明や対応もスムーズに実行できます。

タイムロスのない迅速な送信を実現できる

メール誤送信を防止するために、上長やセキュリティ担当者がメールの宛先とメッセージの内容をチェックしてから送信するというプロセスをとっている企業があります。しかし、アナログで確認を行っていると、上長が不在、あるいは多忙の際に送信できず、場合によっては緊急を要する連絡が相手に送れないということにもなりかねません。メール誤送信対策ツールを導入すれば、例えば、上長とセキュリティ担当者をメール承認者に設定でき、いずれかの承認が下りた際に送信できたりすることができます。

添付ファイルを自動的に暗号化できる

会社の機密情報や顧客の個人情報が記載されたファイルを誤って添付し、送信してしまうことは絶対に避けなければなりません。添付ファイルを必ず圧縮・暗号化して送信するルールにすれば、添付ミスによる無用な情報漏えいを防止できますが、ファイルの圧縮・暗号化を手動で実行するルールにしてもなかなか定着しないこともあります。メール誤送信対策ツールを導入すれば、送信時にパスワード付きの圧縮ファイルに変換するとともに、パスワードを別メールで自動送信することが可能になります。

メール誤送信の損害事例

顧客情報の漏えい

顧客の個人情報や注文情報などの重要データがメール誤送信によって外部に漏えいすると、企業は顧客からの損害賠償請求や信用失墜などの深刻なリスクに直面します。法的措置を受ける可能性もあり、事業継続に重大な影響を及ぼす恐れがあります。

社員情報の漏えい

社員の個人情報や給与明細、人事評価などの機密情報がメール誤送信で外部に漏れた場合、プライバシー侵害や内部トラブルに発展する危険性があります。社員の士気低下や優秀な人材の流出にもつながりかねません。

企業活動の漏えい

新製品情報、経営戦略、企業買収案件などの企業活動の詳細がメール誤送信で漏えいすれば、競合他社に重要な情報を筒抜けにされ、企業の事業運営や収益に甚大な影響を及ぼす可能性があります。知的財産権の侵害にもつながりかねません。

メール誤送信対策ソフトの機能一覧・できること

メール誤送信防止と第三者承認機能

機能	解説
宛先確認	メール送信ボタンを押下すると、メールの本文、宛先、CC、BCC、添付ファイルの内容をチェックするポップアップが表出し、宛先を再確認し、誤送信を防ぐ
メッセージ確認	メールのメッセージ本文をチェックして、あらかじめ設定したポリシーに違反する内容が含まれているメールをブロックする
送信メールの時間差配信	社外へのメール送信の場合、送信ボタンの押下から一定期間は送信を保留し、その間に誤送信と気付いた場合には送信を取り消すことができる
第三者承認	上長やセキュリティ担当者などの第三者が確認し、承認を得たもののみを送信する。内容が不適切、誤送信につながる場合は担当者に差し戻せる
関係者への自動転送	送信メールのBCCに上長やセキュリティ担当者などのアドレスを自動的に挿入・転送する
BCC変換送信	宛先件数が多かったり、特定の宛先があったりした場合、宛先のアドレスを強制的にBCCに変換し、アドレスの漏えいを防止する
メールサイズ確認	送信可能なメールサイズに制限を設け、トラフィック増大化を防止する

添付ファイルのセキュリティ対策

機能	解説
自動暗号化	送信メールに添付されたファイルを自動的に圧縮、暗号化する
パスワード生成	暗号化されたファイルを復号するためのパスワードを自動的に生成し送信する
添付ファイルのWebダウンロード化	添付ファイルをメールと分離し、特定のオンラインストレージにファイルを転送し、URLにアクセスすることでダウンロードできるようにする
コメント挿入	暗号化されたメールやパスワード通知メールに任意のコメントを挿入する

メール送信管理とポリシーの設定

機能	解説
ポリシー設定	社内に統一したメールセキュリティポリシーを設定し、適用する
キーワード設定	機密情報と思われるキーワードを任意に設定し、情報漏えいを未然に防ぐ
ホワイトリスト設定	機密情報を送信できる安全な宛先アドレスのホワイトリストを作成する
個人情報検知の設定	クレジットカード番号、マイナンバー、電話番号など個人情報を検知した場合、送信をプロックするよう設定できる
ログ管理	送信ログを可視化して、誤送信状況を確認したりポリシーを見直したりできる

メール誤送信対策ソフトのメリット

メール誤送信対策ソフトは、企業や個人が日常的に利用するメール環境での誤送信を防ぐためのツールとして非常に重要です。以下に、メール誤送信対策ソフトの主要なメリットを詳しく解説します。

企業の信頼性の担保

クライアントや顧客に対して、情報漏洩および誤送信の防止といったセキュリティ強化を示すことができるため、企業の信頼性を維持することができます。

プライバシーの保護

誤送信による情報漏えいを防ぐことで、企業や個人のプライバシーを守ることができます。

コンプライアンスの確保

業種や企業規模を問わず、メール誤送信はコンプライアンス上のリスクとなります。対策ソフトを活用することで、関連法規への準拠を図ることができます。

ヒューマンエラーの防止

ソフトウェアが宛先や内容をチェックすることで、人的なミスによる誤送信を防ぐことができます。メール誤送信の主な原因がヒューマンエラーであることを考えると、送信前の自動チェック機能はミスの未然防止に大きく貢献します。

リカバリーコストの削減

誤送信による情報漏えいが発生した場合、その後の修復や対応にかかるコストが高額になる可能性があります。誤送信対策ソフトを使用することで、そのようなコストを未然に防ぐことができます。

メール誤送信対策ソフトのデメリット

メール誤送信対策ソフトを導入する際には、以下のようなデメリットも考慮する必要があります。

導入や維持にコストが発生する

メール誤送信対策ソフトの導入やライセンス、維持にはコストがかかります。特に中小企業にとっては、初期投資や継続的なコストが負担となることがある。

端末の操作が煩雑になってしまう

誤送信を防ぐための機能が多岐にわたるため、操作が煩雑になることがあります。従業員が新しいシステムに慣れるまでの研修や時間が必要となることが考えられます。

セキュリティアラートが煩わしい

誤送信対策ソフトは慎重に設定されている場合、過度なアラートや誤検知が発生することがあります。これにより、業務効率が低下するリスクがある。

ツールの過度な依存を招く恐れがある

誤送信対策ソフトに過度に依存することで、従業員の注意力や判断力が低下する恐れがあります。ツールだけに頼らず、従業員の教育や意識向上も重要となります。

メールソフトの互換性を考慮する必要がある

既存のメールシステムや他のソフトウェアとの互換性がない場合、導入時に技術的な問題が発生する可能性があります。

メール誤送信対策ソフトの選び方と比較のポイント

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型のメール誤送信対策ソフトは初期費用が抑えられますが、毎月の利用料が必要です。一方、オンプレミス型は初期導入コストが高くなる代わりに、ランニングコストを抑えられます。企業のニーズと予算に合わせて選ぶ必要があります。

クライアント型

クライアントPCに導入する製品。サーバを設置することなく、容易に導入できます。送信メールのポリシーはセキュリティ担当者が作成し、各PCに配布して適用します。メールソフトのプラグインとして導入するアドオンタイプの製品もあります。

サーバ型

メールサーバの前にメール誤送信対策ツールを導入したサーバを設置し、内容をチェックした後に送信メールサーバへ送るという働きをします。送信メールサーバの先に設置してポリシーを一括適用する製品もあります。クライアント型に比べ、送信保留、第三者承認、自動転送など多くの機能が利用できる傾向があります。

アプライアンス型

機能面や導入方法はサーバ型と同様ですが、メール誤送信対策ツールを専用ハードウェアに搭載したアプライアンスとして提供しています。メールサーバに接続するだけで容易に導入できるというメリットがあります。

クラウド型

送信メール（SMTP）サーバをクラウド上に設置し、そこでメール誤送信対策を実行するサービスです。専用サーバを設置する場合と、共用サーバを利用する場合があり、専用サーバを使う場合はより豊富な設定が可能になりますが、その分コストが高くなります。共用サーバは機能が限られる場合があります。

料金や価格は予算の範囲内か

各ソフトウェアベンダーの価格設定は様々です。ユーザー数に応じた従量課金制のものや、機能ごとのオプション料金が設定されているものなどがあります。事前に十分な検討を重ね、企業の予算内に収まるものを選びましょう。

必要な機能が網羅されているか

メール誤送信対策には、宛先チェック、本文チェック、添付ファイルチェックなど、さまざまな機能が求められます。企業のニーズを満たす機能セットが含まれているか確認する必要があります。

社内のセキュリティポリシーを満たしているか

企業によってはセキュリティに関する厳格な指針があり、ソフトウェア選定の際にもその遵守が求められます。ソフトウェアベンダーの体制や対策が、自社のポリシーに適合しているかをチェックしましょう。

利用しているメールシステムに対応しているか

導入するメール誤送信対策ソフトが、既存のメールシステムと完全に連携できるかどうかは、重要な選定ポイントです。事前に対応状況を確認し、スムーズな運用が見込めるものを選びましょう。

メール誤送信対策に役立つ社内教育

不要な宛先を削除する

メール送信時に必要以上の宛先が含まれていると、リスクが高まります。社内教育を通じて、不要な宛先を入力しないよう徹底させましょう。また、定期的に送信リストのメンテナンスを行い、古い宛先を削除することも大切です。

時間を空けてから送信する

重要なメールは一度下書きに保存し、しばらく時間を置いてから確認して送信するよう心がけさせましょう。気持ちを切り替えることで、ミスに気づきやすくなります。

予測入力機能を無効にする

メール作成時の予測変換機能は便利ですが、誤って間違った宛先に変換されるリスクがあります。社内教育を通じて、重要なメールでは予測入力を無効にするよう促しましょう。

第三者によるチェックを実施する

重要な情報が含まれるメールは、他の社員による確認を必ず行うよう徹底させます。別の視点から見直すことで、ミスを発見しやすくなります。

セキュリティーポリシーを明確にする

メール誤送信に関するポリシーやルールを明確に定め、社内で周知徹底しましょう。規定があることで、従業員のセキュリティ意識が高まります。

メール誤送信対策は、ソフトウェアの導入だけでなく、社内教育と意識付けが重要不可欠です。ソフトウェアと人的対策を組み合わせることで、より確実な対策が可能となります。

メール誤送信対策ソフトはこんな企業・法人におすすめ！

メール誤送信対策ソフトは、以下のような企業や法人に特におすすめです。

・個人情報や機密情報を多数取り扱う企業
・コンプライアンス遵守が重要視されている企業
・セキュリティ対策を経営の重要課題としている企業
・社員数が膨大でヒューマンエラーのリスクが高い企業
・メールを主要なコミュニケーションツールとしている企業

特に個人情報保護法や各種業界ガイドラインの遵守が求められる金融機関、医療機関、官公庁などでは、メール誤送信対策は必須と言えます。また、従業員数が多い大手企業ほど、ヒューマンエラーのリスクが高くなるため、確実な対策が不可欠です。

加えて、営業活動や新製品開発など、企業活動の根幹をなすメールコミュニケーションを行う企業においても、メール誤送信対策ソフトの導入は有効な選択肢となるでしょう。

メール誤送信は、企業の信用失墜や巨額の損害賠償につながる重大なリスクがあるため、適切な対策を講じることが経営判断として求められます。そういった観点から、メール誤送信対策ソフトは幅広い企業・法人に役立つと言えます。

メール誤送信対策ソフトの最新トレンド2024

AIによる自動チェック機能の進化

AIの発達により、メール誤送信対策ソフトの自動チェック機能が大幅に進化しています。従来の単語チェックだけでなく、文脈から個人情報や機密情報の有無を判断できるようになってきました。

モバイル端末への対応

近年はモバイルでのメール利用が増えており、メール誤送信対策ソフトもスマートフォンやタブレットへの対応を強化する傾向にあります。モバイルでも快適に利用できる操作性が重視されています。

マルチクラウドへの対応

企業のシステム環境がマルチクラウド化する中、メール誤送信対策ソフトもさまざまなクラウドサービスに対応できるよう進化しています。シームレスな連携が可能になってきました。

セキュリティ機能の強化

メール誤送信は情報漏えいリスクにもつながるため、ソフトウェアのセキュリティ機能が一層強化される傾向にあります。暗号化や二要素認証の導入など、高度なセキュリティ対策が実現できるようになっています。

サブスクリプション料金モデルの増加

従来の永久ライセンス販売に加え、サブスクリプションによる月額課金モデルが増えてきています。初期費用の抑制や柔軟な料金プランがニーズに合っているためです。