ワークフローとは英語のWork(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉になり、「仕事の流れ」や「業務の一連のやりとりの流れ」を指す言葉になります。
ビジネスや組織の中で、誰がどのように仕事をスタートして、チェックや判断をし、仕事を完了させるのかといった流れがあります。
その流れを決まりに従って進めていく上で、ワークフローはその流れやルールを図式化したものになります。
ビジネスシーンでは、特に申請・承諾が関わる業務で利用されることが多いです。
例えば企業において何かを購入する場合、購入の担当者が経費精算書を記入して申請し、上長がそれを承認します。さらに部長承認などの部門内での承認を経たあと、部門間の情報共有がなされます。その後、経理部の担当者の確認、最終決裁者である経理部長チェックを得て購入をする、といったプロセスになります。
単純な業務の流れであれば業務上の問題が顕在化することは少ないですが、組織の中で複数人が関わり数が多くなると、その工程や流れが煩雑になります。その際にワークフローの図式化によって業務手順を可視化することができます。
可視化によって業務上の流れの課題点を見つけ無駄を省き、簡易的に情報共有を行うことができるため、ワークフローの適切な設計と活用は業務効率化・生産性向上の大きなポイントになります。
