自社にあったワークフローシステムを選定するためには、大きく分けて5つのポイントがあります。
まず1つ目は操作のしやすさです。
導入後はそのシステムを使って申請・承認作業を行うことになるので、直感的に操作が可能かどうかは非常に重要なポイントとなります。プログラミングの知識がないと操作や申請フォームの作成が難しいものであれば、導入ハードルは高くなります。実際にシステムを使用する現場の声を聞いて、操作のしやすいものを選定するようにしてください。
2つ目はスマートデバイスへの対応の有無です。
スマートフォンやタブレットでもシステムが操作できるものであれば、急な申請承認作業にも対応できますし、出先や自宅にいるとき、通勤中といった社内にいないときでも時間を有効活用してスムーズな決裁が可能になります。
3つ目は申請承認ルートが柔軟に設定できるかどうかです。
実際の申請承認ルートに沿った設定ができるかどうかは、システムの導入を判断する際の根幹ともなる重要な項目です。
4つ目はベンダーの技術サポートの有無です。
新しくシステムを導入するにあたっては、どうしても導入や使用にあたっての疑問点が出てきます。困ったときにスムーズにサポートが受けられる体制が整っているか、確認してください。
5つ目は無料トライアルの有無です。
操作が簡単かどうかは、実際に使用してみないと分かりません。そのため、無料トライアル期間が設けられていることは、ワークフローシステムを選ぶ上で、必須の項目となります。可能であれば、30日間ほどの長いトライある期間があるものを選び、きちんと検証した上で導入の有無を決定できるものが望ましいです。
