【1分解説】ワークフローシステムの導入をリードすべき部門や部署

執筆：ITreview Labo編集部

2023.02.01

稟議承認はあらゆる部門と部署で行われています。決裁依頼のような縦のコミュニケーションはもちろんのこと、他部署への業務依頼のような横のコミュニケーションが発生する場合にも、ワークフローシステムを積極的に導入することで、業務の効率化が図れます。

企業の規模が大きくなれば、同部署内のコミュニケーションも他部署とのコミュニケーションも複雑になります。ワークフローシステムを稟議承認だけでなく、他部署への業務依頼にも活用すれば、活発なコミュニケーションが可能になります。

特に、紙媒体で稟議承認を行っている場合には、承認印を上長や担当者に直接もらいに行く手間や申請書の紛失リスクに加え、決裁までの時間が長くなるというリスクもあります。紙媒体での稟議承認を行っている企業や部署に関しては、迅速にワークフローシステムを導入し、本来時間をかけるべき業務に注力できる仕組みづくりが求められます。

ただ、ワークフローシステムを導入する際には、情報システム担当者の負担が増えないように留意することも重要です。新しいシステムを導入する場合、使いこなすにはある程度の慣れが必要になります。そのようなときに、情報システム担当者に頼りきりにならないように、部署ごとに使用方法を指導する担当を設ける、ワークフローの管理は部署ごとに行うといった仕組みづくりも重要になります。