ワークフローシステムを導入する際には、あらかじめ考慮しておくべきことがいくつかあります。
まず考えておきたいのは「どのような申請書を作るか」です。現在の業務において申請書がどのような場面で使われているのかを把握し、その申請書がそもそも必要かどうかといったところを改めて考えて取捨選択をします。
次に、利用範囲の把握を行います。全社員がシステムを使えるようになる必要があるのか、それとも一部の社員だけで構わないのかといった利用範囲の問題、そして申請の内容に応じた承認者や決裁者の設定について規定します。
また、実際の導入にあたってはどこの部署が導入作業を担当するのか、導入後のメンテナンス担当はどうするのかについても考える必要があります。ワークフローシステムのメンテナンスとは、情報の更新作業のことをいいます。たとえば、人事異動、承認ルートの変更、申請書フォーマットの改訂などに対して、どの部署が担当するのかあらかじめ決めておくことで、運用がスムーズになります。
ワークフローシステムは人事システムなどと連携可能なものがあります。他のシステムと連携可能であればその分使い勝手は良くなりますが、システムの全体像は大きくなり、関係する部署も増えます。他システムと連携可能なワークフローシステムにするのかどうかも決めておく必要があります。
