ワークフローシステムは、導入することでさまざまな業務の効率化が目指せるものですが、導入しさえすればよいわけではありません。
導入にあたっては、まず目的の明確化を行った上で、担当者の選定、承認フローの整理の後に、ワークフローシステムの選定をするのが基本になります。
最重要なのは、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることです。システムをなぜ導入するのか、どのような課題を解決するために導入するのかが不明瞭であると、適したワークフローシステムを選定しにくくなりますし、思ったような効果も得られにくくなります。
ワークフローシステムの選定が終わったら、次は申請書の作成や承認ルートの作成といった設定作業を行っていきます。そして一部の部門や部署でワークフローシステムをテスト導入し、申請や承認を実際に行います。テストの段階で使い勝手の面で「申請画面が分かりづらい」「申請が行われた際の通知が届かない」などの問題点があれば、それを解消していきます。
テスト導入の期間が終われば、社内全体への導入作業を行います。この際にはスムーズな運用ができるように使用マニュアルを作成し、従業員へ操作方法の説明を行います。申請者と承認者・決裁者では、業務フローや使用する機能が異なるところもありますので、それらもカバーできるようなマニュアル作成や説明をすることが重要です。
