ワークフローシステムは、申請や承認、差し戻しといった業務手続を効率化するものです。導入することで、Webシステム上で申請・承認・差し戻しが行えるようになります。申請書類が電子化されることで、ペーパーレスになるだけでなく、申請された情報の検索や状況把握もしやすくなるという特徴があります。過去に決裁まで完了した申請データの保管もできるので、事例検索をすることで新規申請の際に参考にすることも可能です。
申請業務が電子化されることで、記入漏れや記入ミスがある場合にアラートを表示したり、金額の自動計算をしたりといったことが可能になり、入力のミスや不備が減ります。
ワークフローシステムでは、申請内容や金額に応じて回覧ルートを個別に設定することも可能なので、円滑に申請作業が実行できます。
承認状況も随時確認できるので、紙の申請書の場合にありがちだった「どこで書類が止まっているのか分からない」「書類を紛失してしまったので最初から申請をしなくてはならない」といった問題も解消されます。
PCだけでなくスマートフォンにも対応しているものが多く、外出先や自宅でも承認作業や差し戻し作業が行えるようになれば、決裁までの時間短縮にもつなげられます。
