ワークフローシステムで業務効率化が図れるものの代表例は稟議承認のような申請業務です。年間を通して数多くの稟議承認を行う企業の場合、個別の進捗状況を把握することは難しいでしょう。ミスなく正しい手順で申請や承認を行うには、ワークフローシステムの導入が有効です。
また、申請書を伴わないような業務であっても、ワークフローシステムを導入することで業務の効率化を図ることができます。例えば、社内で報告文書を回覧するためのツールや、部署間や拠点間で文書のやり取りをする際のツールとしての活用が考えられます。
報告文書の場合は、担当者が確実に書類に目を通すことが重要になります。回覧ルートを設定し「確認しました」という意味合いで「承認」をしてもらうようにすれば、報告書を読んでほしい人に確実に内容確認してもらえます。
社内での情報共有のツールの代表例では、メールの利用が一般的です。しかし、メールでは相手がメールを開封したかどうかは分かりません。そのため、内容を確認してもらいたい場合には、メールを送ったということを相手に電話で伝えるといったケースも多くなります。
たくさんの業務に追われる中で、社内の人間とのメールは確認が後回しになりがちです。重要な情報はワークフローシステムでやり取りするようにすれば、確実に情報を届けることができます。
