ワークフローを改善する意味は、主に業務の効率化や最適化といった効果を目指すものになります。
業務の流れを図式化し、定義することで、業務の内容・量・それぞれにどれくらいの人数が必要で・どう分担するのか、といった点を洗い出して可視化し、業務の流れを客観視して捉え改善することができます。
例えばワークフローで「違う人物が同じ業務を2度行っている」ということが判明すれば、その業務の無駄を減らしコスト（作業工数）を減らすことができるでしょう。また「ワークフローにある作業Aと作業Bを同時に実施することが可能」と判断すれば、それもコストの削減につながります。
ワークフローの改善では、業務上の処理自体を別の方法に変えることで得られるメリットもあります。
例えば、申請書や稟議書の媒体が紙である場合、「書類を印刷→必要事項を手書きで記入→上司に手渡し→承認の捺印」という作業が発生しますが、業務処理をデジタル化することによって、アナログ作業を省くことができます。
例えば上記のような場合では、ワークフローの設計見直しによって、単純な業務効率化だけでなく、印刷コスト（用紙代、印刷代）の削減やデータ管理によるメリット（情報漏洩リスク、稟議書が承認を得られるまでのスケジュール感の把握ができる等）も受けることができます。
