IT資産管理ツールには、さまざまなものがありますが、多くの製品に共通する機能として、以下の3つが挙げられます。 1つ目は、PC台帳管理機能です。これは、ハードウェアやソフトウェアといった社内で使用しているものの端末番号や使用部署、使用者といった情報を管理する機能です。ネットワークに接続されているPCやサーバー、ルーター、プリンターなどの機器を自動的に検出して、それらの情報を自動的に収集します。 2つ目は、ソフトウェアのライセンス管理機能です。 ソフトウェアのライセンスを把握することは、コンプライアンスを遵守する上で非常に重要な要素です。IT資産管理ツールを用いることで、OSやアプリケーションが利用可能なPCの台数把握や、使用されていないライセンス数の取得が可能になります。OSやアプリケーションのバージョンが最新かどうかの把握もしやすくなるため、セキュリティ性の向上にもつながります。 3つ目はPCの操作ログの取得機能・記録メディアの制御機能です。 社内PCをいつどこで誰がどのように使用したかといった操作ログを自動で取得してくれる機能が、IT資産管理ツールにはあります。これによって防げるのは不正な情報の持ち出しのような行動です。ファイルの持ち出し経路が特定できる機能や、管理者へアラート通知する機能が備わった製品もあります。 また、USBメモリなどの外部記録媒体がPCに接続されても、データのやり取りを制御したり、接続された場合に管理者にアラート通知したりできる機能もあります。
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