契約案件の管理と契約レビューの効率化を両立できるシステム！

改善してほしいポイント

電子締結との連携で、契約業務をフルデジタル化へ
現状は契約審査がメインですが、今後は「CloudSign」などの電子契約システムとの連携をさらに強めていきたいですね。審査から押印、その後の管理までをバラバラにせず、ワンストップで完結できる体制を目指しています。
事業部自らが「答え」を見つけられる仕組み作り
また、事業部へのアカウント開放も構想中です。わざわざ法務へ問い合わせなくても、現場が自ら締結済みの契約書を確認できる「セルフサービス化」を進めたい。これによって、事業部からの確認依頼をゼロに近づけ、お互いのタイムロスをなくせればと考えています。
「攻めの法務」を実現するためのデータ基盤
最終的には、OLGAを単なるツールではなく、過去の知見やFAQが集約された「法務の知恵袋」のようなデータ基盤に育て上げたいです。AIによるレビュー補助などもフル活用し、定型業務の負担を減らすことで、より戦略的でクリエイティブな法務活動に注力できる環境を作っていくのが理想ですね。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

「法務のブラックボックス」を仕組みで解消
かつては属人化していた進捗管理をシステム化したことで、状況が手に取るようにわかるようになりました。特に大きいのは、依頼者へ「進捗レポート」が自動送信される仕組みです。これまでは毎日届いていた「あの案件、今どうなってますか？」という問い合わせが劇的に減り、本来の業務に集中できるようになりました。
情報回収と検索のストレスから解放
また、依頼フォームで必要な情報を最初から網羅してもらう運用に変えたことで、無駄なメールの往復がなくなりました。過去の類似案件を探す際も、以前のように「膨大な受信トレイをひっくり返す」必要はありません。再開案件への着手も驚くほどスムーズです。
納期への意識改革と、思わぬ副次効果
さらに、フォーム上で最短納期をコントロールできるようになったことで、無理な短納期依頼に対する自然な「牽制」が機能し始めています。面白いことに、事業部側も「自動メールの回数を減らしたい」という心理からか、自分たちで締結プロセスの進捗をこまめに報告してくれるようになりました。図らずも、現場の自発性を促すというポジティブな変化も生まれています。

検討者へお勧めするポイント

「案件の迷子」をゼロにする、徹底した窓口の一本化
まず取り組んだのが、依頼チャネルの強制的な一本化です。独自のフォームに全ての案件を集中させることで、これまでのメール運用でありがちだった「見落とし」や「宛先間違い」を物理的にシャットアウトしました。
「ボールの所在」をリアルタイムで可視化
また、ダッシュボード上で「今、誰がボールを持っているか（法務か、それとも依頼者か）」が一目で判別できるようになったのも大きな収穫です。わざわざ「あの件、どうなってますか？」と確認し合う無駄なラリーが、減りました。
現場が自律的に動ける「進捗レポート」の自動化
依頼者側には、毎日「進捗レポート」が自動で届く仕組みになっています。法務が個別に応答する手間をかけずとも、事業部側が自律的に状況を把握できるため、お互いのタイムロスが少なくなりました。
「後追い」を発生させないフォーム設計と、柔軟な外部連携
依頼時に必要な項目を必須化できるため、情報不足による二度手間もカットできました。また、Slackなどのチャットツールともシームレスに連携。