コラボフローの評判・口コミ 全180件

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点と理由
・管理者機能の充実（ユーザーの事前登録（日付指定でロック解除）や一斉ログイン停止など）。管理者として欲しい機能が十分に揃っていない
・組織変更対応機能は実装されているが、実運用ではかなり厳しい
・機能追加や改善のスピードアップ

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

コロナ禍に１事業部で導入（300名程度）。その後全社展開中（1500名超）。申請の種類や運用方法が事業部ごとに異なるので、それぞれ別コンテナで導入しているが、コネクト機能を使って連携させている。例：人事系申請　Ａ事業部からコーポレートにコネクト連携。全社で１つのコンテナで利用したとしたら運用が煩雑になり収拾がつかなくなるところを、事業部ごとに最適な運用ができつつ、事業部間連携が必要な申請はコネクトで連携することで解決できた。
申請フォームがエクセルということもあり、実運用部門を巻き込むことができたため、想定していた導入期間よりも早く運用開始できた（半年想定が3ヶ月で開始）。
既存の申請業務だけでなく、広範囲で業務をワークフロー化していく動きが出てきた。

検討者へお勧めするポイント

・エクセルによるフォーム作成機能
・コラボフロー間での連携が可能
・API連携可能（現在未使用だが将来を見据えて）
・価格と機能のバランス

改善してほしいポイント

オーソドックスで使いやすい反面、できないことも多い。
・書類検索で半角と全角を混ぜた検索ができないので、曖昧検索ができると良い
・書類検索で複数の申請書をまとめて検索できると利便性が上がる
・新規文書の説明画面でHTMLタグが利用できると良い（改行やフォントサイズ、フォントカラーの変更等）
・コメントに（申請者が）返信できると良い
・デフォルトで入っている文字が入力時に消える設定だと利便性が上がる

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

申請書類の行方不明や、どの段階で止まっているか分からない状況がなくなった。
営業部と管理部、支店と本店間での書類の行き来のタイムラグがなくなった。
上司の出張で申請書類が止まることがなくなった。

検討者へお勧めするポイント

オーソドックスなシステムなので、ひとまず試してみるのは良いと思う。
現状と変わらない書類ができる。

改善してほしいポイント

申請経路などの設定はブラウザ上でパズルのようにフローを組み立てるが、コピーアンドペーストのような作業ができないことが多く、分岐などを設定する際は同じ作業を繰り返すことが多い。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内文書のWEB処理化。コロナ禍で在宅ワークを行う際、文書の処理フローをかなりWEB化することができた。
承認速度の迅速化。紙ベースで数日かかっていた承認が数時間単位で行われるようになった。

検討者へお勧めするポイント

スモールスタートも可能で、ランニングコストも費用対効果を考えると非常に安く感じられる。
IT技術に関するハードルも低いため、IT人材が不足しがちな中小事業者にとっては、システム化のハードルをかなり下げてくれる。

改善してほしいポイント

申請シート一覧において、タイトルごとのソート機能は備わっておりますが、利用シーンに応じた並び替え条件を複数のパターンで設定し、それぞれを個別に保存できる機能の追加をご検討いただけないでしょうか。
利用者の立場や業務内容によって確認したい情報が異なるため、あらかじめ並び順を保存できることで確認漏れの防止につながると考えております。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
１ 申請から承認までのリードタイムが短縮され、書類の遅延による実務とのズレが解消された
２ 以前は情報が個人の記憶に依存して忘れてしまうことがあったが、それがなくなった
課題に貢献した機能・ポイント
１ 情報共有の手段が増えたことで、各種申請情報の集約や撮影した画像や動画の共有がすぐにできるようになった
２ やり取りをすべて申請書内に記録しておけるので、次に類似の申請が来たときは過去の申請内容を参考にできる

改善してほしいポイント

現状では特に困った点はありませんが、UIでユーザーが自由にできる幅を広げてほしいと思います。例えば、管理者による変更ではなく、各利用者が自由に設定できる機能があれば、なお使いやすいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

従来は、船舶との書類承認を電話・FAX・書面で行っており、船の入港後に書類が届いてから承認する必要があったため、承認完了までに半日〜1日程度、点検工事などで船が寄港しない場合最大で3週間を要していました。また、書類の行き違いや確認漏れによる手戻りも発生していました。
コラボフロー導入後は、申請・承認の電子化により場所に依存せずリアルタイムで処理が可能となり、承認時間は最短で即時〜数時間程度まで短縮されました。さらに進捗状況が可視化されたことで、確認漏れや差し戻しも減少し、業務全体の効率化とミス削減に大きく貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

コラボフローは、紙やメール中心の承認業務に課題を感じている企業に特におすすめできるワークフローシステムです。操作がシンプルで直感的に使えるため、現場への導入もスムーズに進めることができました。
特に、場所や時間に縛られず承認が行える点は大きなメリットで、弊社のように船舶とのやり取りが多い業務においても、承認の遅延を大幅に改善することができました。また、申請・承認の履歴が可視化されることで、進捗管理や内部統制の強化にもつながります。
紙運用からの移行を検討している企業にとっては、業務効率化とミス削減を同時に実現できる有効な選択肢だと感じています。

改善してほしいポイント

・自分が確認した後に最終回覧者がコメントを記載した場合、気づくことができません。
メールで内容（最低限コメントが記載されたこと）が分かるようにしていただけると助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・利用していたグループウェアを解約し、Microsoft 365に移行することとなった。
「ワークフローはPower Automateなどのツールでも実現可能だがハードルが高い」というベンダーが多く、ワークフロー専用サービスの導入を検討し、コラボフローを採用することとなった。
・テレワークを行っている社員もいる中で、出社していないと止まりがちなフローも進められるようになっている（受付やフォローメールが飛んでくるため、申請が届いていることや自分で止めていることに気づきやすい）

検討者へお勧めするポイント

・ワークフロー専用システムのため、細かな設定が可能（フロー条件の分岐など）
・どこまで承認が進んでいるか確認しやすい

改善してほしいポイント

マニュアルがかなり細かく作られているのですが、逆にうまく調べられないことが多かった。
最近、AI機能が追加されているみたいなので、使いやすくなっていると思います。
そもそも、そういうものではないとも思いますが、Excelを使っているので、関数の領域が少し拡張されると申請書上（フォーム内）で計算や振り分けなどができるのではないかと思ってます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

前ワークフローは現場のわがままをかなり取り入れていたので、管理側と作成側の負担が大きかったです。
統一性もなく、間違いや更新されていないものも多々ありました。
今回の入れ替えを機にしっかりと経路を精査し、属人的な承認や確認通知にならないように構築しました。
現場からの反感も多少ありましたが、ちゃんと理由等を説明して、今は理解してくれています。
利用側より管理側に重きを置いたので、管理側は楽になっています。
例）
前ワークフロー：組織が変わる・誰かが異動する　→　組織マスタを変更し、該当の申請書を1つずつ変更する
コラボフロー　：組織が変わる・誰かが異動する　→　組織マスタを変更

検討者へお勧めするポイント

すべてのツールを把握しているわけではなく、比較もできないので、何とも言えません。
検討者の目指す形も分かりませんので、一概に「おすすめします」とは正直言えませんが、
導入して活用しており、現状は後悔していない状態です。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりにくい点
・入力項目の関連チェック
・フォーム内指定でグループを選択した場合の親グループの判定者の指定
その理由
・事務部門から要望が多数あり、プラグイン機能がリリースされましたが、通常機能として実装を希望いたします
・申請経路の判定で、親グループの判定者を指定するケースがあるため

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・紙でハンコを押していたアナログ運用が大幅に改善し、決裁スピードが格段に上がった
課題に貢献した機能・ポイント
・コラボフロー化により社外でも承認や決裁が可能となった。
また、どこまで承認が進んでいるかが可視化されたため、スムーズな運用につながった

検討者へお勧めするポイント

IT経験がなくても簡単な操作でワークフローシステムを導入できる点が優れています。

改善してほしいポイント

経路の作成時に判定アイテムがコピーや移動できれば、修正などがしやすいので対応できるようにしていただきたいです。また、レイアウトは同じでも申請書を色分けしたいときは、フォームも経路も分けないといけないので、コラボフローの設定で色分けができるといいと思います

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙運用での課題となっていた
・進捗状況の把握
・総務の業務圧迫（問い合わせ対応など）
・他部署の状況把握
・承認者不在による決裁までの遅延
などが解消されました。
請求処理の際に経理に稟議書を添付しなくてはいけないのですが、探す手間が大幅に省けています。

検討者へお勧めするポイント

１アカウントごとの費用になるので、スモールスタートがしやすいです。
ただ、従業員が多い企業で全社員にアカウントを付与すると膨大な費用になるので
役職者など限られた人だけが利用するワークフローから始めると良いかと思います。
弊社は稟議書から始めました。