文書の電子化と運用の簡素化を実現できました【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

富士フィルムビジネスイノベーションの複合機を多く利用していることもあり、複合機で文書を読み込み、DocuWorks Deskとボックスを連携することで、容易にファイルを取り出すことが出来ます。
また、これまで紙で利用していたファイルを取込、電子印鑑で捺印したり、それを別の人に回したりができるため、簡単なワークフローのように利用することもできます。
文書はDocuWorks形式の他、PDFに変換することもできます。DocuWorks形式の場合は、バインダ機能を使ったり、付箋を付けたりできるため、紙で運用していたのに近いことが出来ています。

改善してほしいポイント

PDF形式と比較して、やはりDocuWorks形式は、見るためにDocuWorks Viewer Liteが必要になります。
そのため、どうしても社外の方に送る際は、PDF形式に変換して送らざるを得ないため、徐々にDocuWorks形式を利用する人が少なくなってきています。ChromeだとプラグインとしてMarketplaceに公開されたりすると良いと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

バインダ機能で関連したファイルを1つにまとめておくことで分類がしやすく、また検索する際も分かりやすいため、業務効率が向上しました。また、ワークフローシステムも利用していますが、テンプレートを作るのが大変であったり、システムが共有できないグループ間とのワークフローとして、Excelからテンプレートを作成し、DocuWorks形式で電子捺印を行うことができました。

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