紙業務のデジタル化と情報共有がスムーズに

改善してほしいポイント

使っていて便利だと感じる部分は多いのですが、改善してほしい点もいくつかあります。まず、操作画面のデザインが古い印象で、初めて使う人にとっては分かりづらい部分が少なくありません。特に私は付箋やスタンプの詳細設定を使いこなすまでに少し時間がかかりました。慣れてしまえば問題はないのですが、新しく使う社員には説明が必要になり、教育コストが増える要因にもなっています。もう少し直感的で分かりやすいUIに改善されれば、誰でも迷わずに活用できると思います。また、大容量のデータを扱うときに動作が重くなることがあり、保存やページ切り替えに待ち時間が発生するのは少しストレスです。クラウド連携やモバイル環境での利便性もまだ十分ではなく、出張先でスマホから資料を確認する際にスムーズに操作できないことがありました。これが改善されれば、外出先やテレワーク環境でもさらに活用の幅が広がるはずです。個人的には、クラウドストレージとの親和性や共同編集機能が強化されると、社内外の業務効率が一層向上すると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

DocuWorksを導入する前は、紙の資料を大量にコピーして各部署に配布し、承認のために順番に回覧していました。配布や回収に時間がかかり、承認が滞ることも多く、効率の悪さを日々感じていました。導入後は、資料を電子化して社内で一元管理できるようになり、配布や回覧にかかる時間が大幅に削減されました。特に承認業務では、スタンプ機能を利用して電子的に押印できるため、決裁にかかる時間が従来の半分程度に短縮しました。実際に、会議資料の回覧が従来は3日ほどかかっていたものが、1日以内で完了するケースが増えています。検索機能も大きなメリットで、過去の資料をすぐに呼び出せるため、監査準備や問い合わせ対応の時間が明らかに短縮されました。さらに、紙の使用量が減ったことでコピー代の削減につながり、コスト面だけでなく環境配慮の点でも効果を実感しています。テレワークの際も、紙を持ち歩かずに自宅から必要な資料にアクセスできるため、安心して業務を進められるようになりました。結果として、業務全体のスピードと正確性が向上し、職場全体の生産性に大きく貢献していると感じています。