事業所ごとの個別管理から、多事業所を横断した一元管理へ移行

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりにくい点
・フォルダ・ファイルの更新状況を一覧で確認したい
・提出期限とリマインド機能が欲しい
・ファイルの承認機能が欲しい
・人事異動時に権限を一括変更したい
・外部共有の管理画面を充実させてほしい
・Googleドライブ等との連携を強化してほしい
その理由
・複数事業所から提出された書類について、「未提出・提出済み・差し戻し・確認済み」を一覧で管理したいから
・健康診断名簿や各種報告書など、期限までに全事業所から回収する業務が多く、未提出事業所への個別連絡を減らしたいから
・就業規則、運営規程、料金表、掲示物などを作成者・確認者・承認者の順で確認し、承認後のファイルだけを正式版として公開したいから
・事業所間の異動や役職変更のたびに複数のワークスペースを個別に変更するのは管理負担が大きいため
・士業や取引先に対して、いつ、誰が、どのファイルを共有し、相手がいつ受領したかを一元管理したいから
・Googleドキュメント等で共同編集した書類を完成後にEveridaysへ正式版として保存する運用を効率化したいから

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

1. 事業所ごとに分散していた書類を一元化
以前は事業所ごとにNASが設置され、法人全体で共通の保存場所がなく、担当者の端末にも書類が保存されていたため、必要な書類がどこにあるのか分かりにくい状況でした。Everidaysの導入により、「書類はまずEveridaysで確認する」という運用に近づきました。
2. 事業所間の情報格差の減少
これまではFAXやメールで情報を送信していたため、事業所ごとに情報が届く時期や内容に差が生じる可能性がありました。Everidaysに掲載して関係者に通知することで、同じ資料を同じタイミングで共有できるようになりました。
3. FAX・メール添付による業務負担の軽減
健康診断の案内などを約15事業所に個別にFAX送信していた業務が、Everidaysへの1回のアップロードで完了するようになりました。
4. 各事業所からの提出物を回収しやすくなった
提出用ワークスペースを設けることで、担当者は一つの場所を確認するだけで各事業所から提出されたファイルを把握できるようになりました。FAXやメールを一件ずつ探して整理する必要が減り、提出物の回収業務が効率化しました。

検討者へお勧めするポイント

Everidaysは、複数の事業所や部署を持ち、各業務担当者のパソコンなどに書類が分散している法人におすすめです。グループ共通の保存場所を作ることで、書類を探す時間や拠点間で送付する手間を減らすことができます。
また、一般的なパソコンのフォルダに近い操作感で、ITが得意でない職員でも比較的利用しやすいと感じました。ユーザー数無制限の料金体系で、利用者の多い組織にも展開しやすい点も大きな魅力です。
役職・事業所・外部関係者ごとに閲覧権限を分けられるため、人事情報や役員会資料などの機密書類から全職員向けの案内まで、用途に応じて管理できます。FAXやメール添付による情報共有を減らしたい法人、複数拠点の文書管理を一元化したい法人には、特に検討をおすすめします。