良いポイント
企業での活用のため、共有範囲グループ会社内に限ることで、セキュリティを担保して利用しています。
公開範囲をグループ内に限定することでアクセス権の設定ミスなどがあった場合にも、影響範囲をグループ内に限定しています。ユーザーにアクセス権設定を任せる一方で、社内外のアクセス権設定をセキュリティ教育で担保することは難しいです。弊社では社内での活用の方が多いためGoogleドライブの活用を社内に限定し、外部との連携は別のツールを利用することですみわけをしています。
別の視点では、スプレッドシートやドキュメント・スライドなど、オンラインで作業共有や同誌編集が可能な仕組みを活用できる点がとても良いです。それぞれの仕組みは保存作業が不要であるだけでなく、作業履歴がずっと保存されているため作業ミスが発生した際にも誰がどのような作業をしたのか確認することができます。
改善してほしいポイント
公開範囲に特定のドメインを含めることができるようになってほしいと思います。グループ企業内だけで情報公開をしたい場合に、契約時に集約していないとアクセス権をフルオープンしないと共有ができません。弊社のグループ会社で１社自社で契約した会社があり、その会社とは社内情報共有として利用できません。
退職者がオーナーのファイルがある場合、退職者が個別に判断して削除をしてしまいファイルが消えて問題が発生したケースがありました。例えばスプレッドシートで進捗管理をしている場合、長く利用しているとオーナーを気にしないことが多く退職時にも何も考えずに消してしまうことがあります。
これは人事異動が発生した場合にも同じです。
編集者には削除の可否を確認できるようなしくみがあると便利です。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
ファイルサーバーでの管理からGoogleドライブへの移行により業務効率化とテレワークの推進が進みました。
業務効率化はExcelをファイルサーバーにおいて進捗管理の共有をしていたが、スプレッドシートに変更することで、いつでもどこでも最新情報にアクセスすることができ、最新情報を誰もが更新できるようになった点が一番の効率化です。
今まで最新のファイルがどれなのか確認したり、ファイル名にバージョンや更新時間を入れていたのですが、そういった作業がなくなりました。
テレワークの推進においては、会社にいても自宅でもGoogleドライブを開くと必要な情報にアクセスすることができるようになりましたので、進捗管理などをリアルタイムで共有して場所やパソコンを選ばずに業務ができるようになりました。リアルタイムで編集した結果が反映されますので、オンライン会議とセットでの運用も可能となりました。
