社内ナレッジの一元管理で情報共有を効率化

改善してほしいポイント

使い始めること自体は難しくありませんが、ページが増えてくると整理の仕方が重要になります。部署ごとに自由にページを作ると、似た内容のマニュアルが複数できたり、どちらが最新なのか迷ったりすることがありました。
古くなったページや長期間更新されていない情報を自動で知らせてくれる機能がさらに充実すれば、情報の整理がしやすくなると思います。
また、検索結果に似たページが多く表示される場合もあるので、利用頻度や更新日などで目的の情報をもう少し絞り込みやすくなるとうれしいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

一番の変化は、社内で同じ質問を繰り返すことが減ったことです。以前は業務の進め方が分からないと担当者に直接確認しており、質問する側にも回答する側にも時間がかかっていました。
よく聞かれる内容や作業手順をNotePMに残すようにしたことで、まず自分で検索して確認する流れができました。新しく入ったメンバーへの説明にも活用できるため、一から同じ内容を教える負担も減っています。
担当変更や引き継ぎの際も、必要な情報をまとめて残しておけるので、特定の人しか分からない業務を減らすことにつながりました。社内の情報を蓄積して再利用できるようになったことが大きなメリットです。

生成AI機能へのレビュー

4.3

AI検索では、知りたい内容を自然な文章で質問すると、社内に蓄積された情報をもとに回答と参照元を提示してくれるため、資料を探し回る時間を減らせました。長い文書の要約やマニュアルのたたき台作成にも使え、作成・確認作業の効率化につながっています。一方で、元の情報が古かったり不足していたりすると回答も十分でないため、重要な内容は参照元の確認が必要です。情報探索や文書作成に時間がかかる課題の改善に役立ちました。