【2025年】ワークフローシステムのおすすめ10製品（全82製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

ワークフローシステムの基礎知識

ワークフローシステムの人気おすすめ製品比較表

ワークフローシステムのよくある質問

現在の市場で最も人気のあるワークフローシステムはどれですか？

コストパフォーマンスが高いと評価されているワークフローシステムはどれですか？

カスタマイズ性とユーザーインターフェースの使いやすさを両立したワークフローシステムはどれですか？

セキュリティ機能とデータ統合の柔軟性を考慮した場合、最適なワークフローシステムはどれですか？

中小企業に最適なワークフローシステムを教えてください。

ワークフローシステムのタイプ別おすすめ製品10選

バックオフィス業務向け

プロジェクト管理向け

カスタマイズ重視向け

従来までの社内承認フローの課題

書類の記入や押印が必要になる

申請や承認の状況が把握しにくい

書類の保管や管理に手間が発生する

ワークフローシステムの種類

クラウド型(サーバー型)のワークフローシステム

パッケージ型(オンプレミス型)のワークフローシステム

ワークフローシステムの導入メリット

申請や承認にかかる時間を短縮できる

進捗状況をリアルタイムに確認できる

書類管理のミスや抜け漏れを防止できる

プロセスの可視化や内部統制を強化できる

ペーパーレス化や印刷コストを削減できる

ワークフローシステムの導入デメリット

導入や運用にコストが発生する

操作方法が複雑な製品が一部ある

セキュリティ強度の懸念が発生する

特異な個別ケースには対応できない

過度なシステム依存を招く恐れがある

ワークフローシステムの料金・価格・費用相場

無料で使えるワークフローシステム

クラウド型のワークフローシステムの料金相場

パッケージ型のワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの選び方と比較のポイント

①：申請のフォーマットは適切か

②：必要な機能は網羅されているか

③：費用対効果はマッチしているか

④：様々な承認ルートに対応できるか

⑤：既存のシステムとの連携は可能か

⑥：英語など海外言語に対応しているか

ワークフローシステムの活用事例

医療機関での患者情報の管理

建設業におけるプロジェクト管理

小売業における在庫管理の最適化

製造業における品質管理の効率化

人事部門での採用プロセスの改善

金融業界でのコンプライアンス強化

ワークフローシステムはこんな企業・法人におすすめ

業務プロセスが複雑な組織

迅速な意思決定を必要とする組織

文書やフォームの承認が多い組織

成長中のスタートアップや中小企業

品質管理やコンプライアンスが重要な組織

リモートワークや分散型チームを採用している組織

ワークフローシステムの機能一覧・できること

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

入力フォームの作成と権限設定

他のシステムとの連携

ワークフローシステムの最新トレンド2024

生成AI技術の活用

モバイル対応の進化

リモートワーク対応の強化

セキュリティ対策の高度化

ユーザーエクスペリエンスの向上

ノーコード/ローコード開発の普及

ワークフローシステムと関連のあるソフトウェア

ワークフローシステムの人気おすすめ製品比較表

※2025年12月8日時点におけるGrid評価が高い順で表示しています。同評価の場合は、満足度の高い順、レビュー数の多い順で表示しております。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は「製品比較ページ」から確認することができます。

ワークフローシステムのよくある質問

• 現在の市場で最も人気のあるワークフローシステムはどれですか？

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• コストパフォーマンスが高いと評価されているワークフローシステムはどれですか？

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• カスタマイズ性とユーザーインターフェースの使いやすさを両立したワークフローシステムはどれですか？

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• セキュリティ機能とデータ統合の柔軟性を考慮した場合、最適なワークフローシステムはどれですか？

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• 中小企業に最適なワークフローシステムを教えてください。

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ワークフローシステム(ワークフローツール/ワークフローソフト)とは、業務プロセスを効率的に管理・実行するためのシステムのことです。

ワークフローとは、特定の業務プロセスにおける作業の流れを指し、その進行を自動化または半自動化することで、作業の効率化やエラーの削減、プロセスの透明性の向上を図ります。

文書の承認プロセスや注文処理、顧客サポートのリクエスト管理など、多岐にわたる業務プロセスに適用できるため、組織内のコミュニケーションの効率化や意思決定の迅速化、業務プロセスの標準化に貢献し、組織の生産性の向上を支援します。

ワークフローシステムのタイプ別おすすめ製品10選

バックオフィス業務向け

バックオフィス業務向けのワークフローシステムは、バックオフィス業務の効率化を目的としたワークフローシステムです。経費精算や勤怠管理、休暇申請など、日常的な業務プロセスを一元管理し、業務の重複を削減します。

バックオフィス業務向けのワークフローシステムおすすめ4選

• サイボウズ Office: チーム内の情報共有や業務管理が容易で、多機能なバックオフィスツール
• desknet's NEO: 経理・人事業務の効率化に特化した機能を持ち、使いやすさが特徴
• rakumo ワークフロー: クラウドベースで、申請から承認までの流れをスムーズに管理可能
• HCL Domino: 業務アプリケーションの開発・運用が可能で、高度なバックオフィス業務を支援

プロジェクト管理向け

プロジェクト管理向けのワークフローシステムは、プロジェクトやチーム単位での業務管理を重視したワークフローシステムです。タスクの進捗管理やチーム内のコミュニケーションを促進し、プロジェクト全体の可視化を図ります。

プロジェクト管理向けのワークフローシステムおすすめ3選

• コラボフロー: チーム全体での協力を促進するための機能が豊富で、リアルタイムで進捗を把握可能
• AgileWorks: アジャイル開発に特化した機能があり、タスク管理と進捗確認が容易
• X-point Cloud: プロジェクトごとのワークフロー設計が可能で、柔軟な運用が可能

カスタマイズ重視向け

カスタマイズ重視向けのワークフローシステムは、企業独自のニーズに応じたカスタマイズが可能なワークフローシステムです。特定の業務プロセスに合わせた柔軟な設定ができるため、多様な業種で利用されています。

カスタマイズ重視向けのワークフローシステムおすすめ3選

• SmartDB: Webデータベース機能とワークフロー機能を融合させたシステムで、幅広い業務に対応
• Create!Webフロー: 自由度の高いフォーム設計が可能で、複雑な業務プロセスにも対応
• Garoon: 大規模組織向けに設計されており、高度なカスタマイズと多機能性を両立

従来までの社内承認フローの課題

書類の記入や押印が必要になる

従来の社内承認フローでは、書類の記入と押印が必要であり、手作業による作業量が増加しました。このプロセスでは、時間のかかる作業が頻繁に発生し、効率性が低下していました。

申請や承認の状況が把握しにくい

社内承認フローにおいて、申請や承認の状況を把握することが困難でした。書類の物理的な移動や手続きの進捗管理が不透明であり、コミュニケーションの調整が難しかったです。

書類の保管や管理に手間が発生する

従来の方法では、大量の書類を保管・管理するためのスペースや手間が必要でした。書類の整理や保管に関するヒューマンエラーも発生しやすく、情報漏洩のリスクも懸念されました。

ワークフローシステムの種類

クラウド型(サーバー型)のワークフローシステム

クラウド型のワークフローシステムは、インターネットを通じて提供されるサービスであり、サーバーはプロバイダーが管理します。これにより、ユーザーは場所を選ばずにシステムにアクセスでき、柔軟でスケーラブルな運用が可能です。

クラウド型のワークフローシステムのメリット

クラウド型のワークフローシステムは、インターネット経由でアクセスできるため、場所を選ばずに利用することができます。導入コストが比較的低く抑えられ、スケーラビリティやアップデートの容易さが特徴です。

クラウド型のワークフローシステムのデメリット

一方で、インターネット接続が必須であるため、ネットワークの安定性に依存する部分があります。また、データのセキュリティやコンプライアンスへの懸念がある場合、適切な対策が必要です。

パッケージ型(オンプレミス型)のワークフローシステム

パッケージ型のワークフローシステムは、企業内のサーバーにインストールして運用するシステムです。データの管理とセキュリティを企業自身が保持し、業務の機密性が高い場面で適しています。

パッケージ型のワークフローシステムのメリット

パッケージ型のワークフローシステムは、オンプレミスで導入するため、データの管理やセキュリティを企業内で完全にコントロールできます。特に機密性の高い業務において信頼性が高い選択肢です。

パッケージ型のワークフローシステムのデメリット

ただし、導入コストが高くなる場合があります。また、システムのメンテナンスやアップデートには内部リソースが必要であり、運用コストが増加することがあります。

ワークフローシステムの導入メリット

申請や承認にかかる時間を短縮できる

ワークフローシステムの導入により、申請や承認プロセスの自動化が可能となり、従来の手動処理に比べて時間を大幅に短縮できます。これにより業務の効率化が図れます。

進捗状況をリアルタイムに確認できる

リアルタイムで進捗状況やタスクの状態を可視化できるため、全体の進行状況を把握しやすくなります。管理者は迅速に問題を把握し、適切な対応を行うことができます。

書類管理のミスや抜け漏れを防止できる

電子化された書類管理システムにより、手動での書類管理に伴うヒューマンエラーを減少させることができます。書類の抜け漏れや重複を防止し、データの精度を向上させます。

プロセスの可視化や内部統制を強化できる

ワークフローシステムにより、業務プロセスを規定し、その進行を可視化することで内部統制を強化します。規定に従った運用が可能となり、コンプライアンスの確保にも寄与します。

ペーパーレス化や印刷コストを削減できる

電子文書の活用により、ペーパーレス化が推進され、印刷コストや書類の保管コストを削減できます。また、環境への負荷も軽減し、持続可能な業務運営を実現します。

ワークフローシステムの導入デメリット

導入や運用にコストが発生する

ワークフローシステムの導入には、ライセンス料やカスタマイズ、維持管理などにコストがかかることがあります。また、システムの運用に必要なトレーニングやサポート体制の整備も必要です。

操作方法が複雑な製品が一部ある

一部のワークフローシステムは、操作方法が複雑である場合があり、ユーザーにとって学習コストが高くなる可能性があります。特に大規模なシステムでは、専門知識やスキルが求められることがあります。

セキュリティ強度の懸念が発生する

ワークフローシステムには、データの保護とセキュリティ確保が重要ですが、オンライン環境での運用に伴うセキュリティリスクが存在します。特に機密性の高い情報を扱う場合は、適切な対策が求められます。

特異な個別ケースには対応できない

一部のワークフローシステムは汎用性が高いものの、特定の業種や特異なケースには対応しきれない場合があります。必要な機能や要件に合わせたカスタマイズが難しい場合もあります。

過度なシステム依存を招く恐れがある

システムに過度に依存することで、業務プロセスがシステムの制約に縛られる可能性があります。柔軟性や創造性を損なう恐れがあるため、適切なバランスを保つことが重要です。

ワークフローシステムの料金・価格・費用相場

ワークフローシステムの価格は、導入形態（クラウド型・インストール型）や機能によって異なります。具体的な費用相場については以下の通りです。

無料で使えるワークフローシステム

一部のワークフローシステムは基本機能を無料で提供しています。ただし、利用可能な機能や利用制限がある場合がありますので、事前に確認することが重要です。

クラウド型のワークフローシステムの料金相場

クラウド型のワークフローシステムは、月額または年額のサブスクリプション料金で提供されることが一般的です。中小企業向けのプランでは数百ドルから、大企業向けのプランでは数千ドルに及ぶこともあります。機能や利用規模によって価格は異なりますので、企業のニーズに合わせてプランを選択することが推奨されます。

パッケージ型のワークフローシステムの料金相場

パッケージ型のワークフローシステムは、一般的にライセンス費用や導入費用がかかります。ライセンス料は永続的に支払う必要があり、またカスタマイズやサポートによって追加費用が発生する場合があります。中小企業から大企業まで、各社のニーズに応じた柔軟なプランが提供されています。

ワークフローシステムの選び方と比較のポイント

①：申請のフォーマットは適切か

選ぶワークフローシステムが、企業の申請プロセスやフォーマットに適合しているかを確認します。必要な情報や承認ルートが明確に反映され、効率的な申請処理が可能であることが求められます。

②：必要な機能は網羅されているか

利用する業務に必要な機能がワークフローシステムに含まれているかを確認します。例えば、自動化やリマインダー機能、カスタマイズ可能な承認フローなどが必要です。

③：費用対効果はマッチしているか

ワークフローシステムの導入コストや運用コストが、その効果や効率化に見合っているかを考慮します。初期投資と長期的な利益のバランスを見極めることが重要です。

④：様々な承認ルートに対応できるか

異なる承認ルートや階層に対応できる柔軟性があるかどうかを確認します。特定のプロセスや規模に応じて、カスタマイズや拡張が可能かどうかも考慮します。

⑤：既存のシステムとの連携は可能か

既存のシステムやツールとのシームレスな連携が可能かどうかを確認します。データの統合やAPI連携がスムーズに行えるかが、効率化の鍵となります。

⑥：英語など海外言語に対応しているか

グローバルな展開や海外拠点との連携を考慮し、英語や他の主要言語に対応しているかどうかを確認します。多言語対応がビジネスの国際化に寄与する重要な要素となります。

ワークフローシステムの活用事例

医療機関での患者情報の管理

医療機関では、患者情報の管理にワークフローシステムを活用しています。電子カルテや検査結果の共有がスムーズに行えるため、診療の効率が向上し、医療スタッフの負担が軽減されます。これにより、患者へのサービスの質が向上します。

建設業におけるプロジェクト管理

建設業では、ワークフローシステムを用いてプロジェクト管理を行っています。工程の進捗状況や資材の管理、関係者間のコミュニケーションが一元化されることで、プロジェクトのスムーズな進行が保証されます。これにより、工期の短縮とコスト管理が容易になります。

小売業における在庫管理の最適化

小売業では、ワークフローシステムを使って在庫管理の最適化を図っています。商品の入出庫情報をリアルタイムで把握し、在庫の過不足を防ぐことで、販売機会の損失を減少させるとともに、在庫コストの削減が可能になります。

製造業における品質管理の効率化

製造業では、ワークフローシステムを利用して品質管理プロセスを効率化しています。製品の検査データをリアルタイムで共有し、不具合の早期発見と迅速な対応を可能にします。これにより、製品の品質向上とコスト削減が実現します。

人事部門での採用プロセスの改善

人事部門では、採用プロセスの効率化にワークフローシステムを導入しています。応募者の情報管理や面接スケジュールの調整が自動化され、採用活動のスピードが向上します。これにより、優秀な人材を迅速に確保することができます。

金融業界でのコンプライアンス強化

金融業界では、コンプライアンス強化のためにワークフローシステムが活用されています。法令遵守に関する手続きを自動化し、監査対応を効率化することで、リスク管理が徹底されます。これにより、企業の信頼性が向上します。

ワークフローシステムはこんな企業・法人におすすめ

ワークフローシステムは、さまざまな業種や規模の組織で業務プロセスを効率化し、生産性を向上させるために有効です。以下のようなユーザーに特におすすめします：

業務プロセスが複雑な組織

複数の部署やチームが関与する複雑な業務プロセスを持つ組織では、ワークフローシステムを通じて作業の流れを明確にし、プロセス全体の効率化が図れます。

迅速な意思決定を必要とする組織

市場の変化に迅速に対応する必要がある企業や、顧客からのリクエストに迅速に対応する必要があるサービス業では、ワークフローシステムが情報の流れを加速し、意思決定を支援します。

文書やフォームの承認が多い組織

契約書の承認、経費報告の処理、人事関連の文書管理など、文書やフォームの承認プロセスが頻繁に行われる組織では、ワークフローシステムがプロセスの自動化と追跡を支援します。

成長中のスタートアップや中小企業

拡大する事業や変化する業務プロセスを柔軟に管理する必要がある成長中の企業にとって、ワークフローシステムは業務の標準化とスケールアップの助けとなります。

品質管理やコンプライアンスが重要な組織

製造業、医療機関、金融機関など、品質管理や法的なコンプライアンスが重要な業界では、ワークフローシステムがプロセスの標準化と記録の整備を助け、監査の準備を容易にします。

リモートワークや分散型チームを採用している組織

リモートワークや複数の地域に分散しているチームが共同で作業を進める場合、ワークフローシステムがコミュニケーションの効率化とタスクの進行管理を支援します。

ワークフローシステムを導入することで、これらの組織は業務の透明性を高め、エラーを減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。それにより、最終的には顧客満足度の向上やコスト削減に繋がる可能性があります。

ワークフローシステムの機能一覧・できること

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率的に管理し実行するために多様な機能を提供します。以下は、一般的なワークフローシステムが備える機能の一覧です。

1. プロセス設計・モデリング: ユーザーがビジュアルインターフェースを使用して業務プロセスを設計し、モデリングできる機能。プロセスの各ステップ、条件分岐、ループなどを定義できます。

2. タスク管理: プロセスに関連するタスクを自動的に割り当て、追跡し、管理する機能。タスクの優先度付け、期限設定、担当者割り当てなどが行えます。

3. 自動化: 手作業による介入を最小限に抑えるために、特定の作業を自動化する機能。例えば、フォームの自動送信、データの自動入力、承認プロセスの自動化などがあります。

4. 通知・アラート: プロセスの特定の段階や条件を満たした際に、関係者に通知やアラートを送る機能。Eメール、SMS、アプリ内通知など、さまざまな方法で通知できます。

5. 文書管理: 文書やファイルをプロセスに関連付けて管理し、アクセス制御、バージョン管理、共有などの機能を提供します。

6. フォーム生成: ユーザーがデータ入力用のカスタマイズ可能なフォームを作成できる機能。フォームはプロセスの一環として使用され、データ収集やタスクの実行に役立ちます。

7. 統合機能: 他のシステムやアプリケーションとの統合をサポートする機能。APIを通じて、CRM、ERP、データベースなど外部システムと連携できます。

8. アクセス制御・権限管理: ユーザーやグループに対して特定のプロセスやデータへのアクセス権を管理する機能。役割に基づくアクセス制御を設定できます。

9. 監視・レポーティング: プロセスの進行状況やパフォーマンスを監視し、分析レポートを生成する機能。プロセスの効率性やボトルネックを特定するのに役立ちます。

10. モバイル対応: スマートフォンやタブレットからもプロセスを管理・実行できる機能。モバイルデバイスに最適化されたインターフェースを提供します。

11. カスタマイズ性: 組織の特定のニーズに合わせて、プロセス、フォーム、レポートなどをカスタマイズできる機能。

これらの機能は、組織が業務プロセスをより効率的に、かつ柔軟に管理するのを支援します。導入するワークフローシステムを選択する際には、組織の具体的なニーズと要件を考慮しましょう。

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

機能	解説
申請処理	紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
決裁、承認処理	決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
決裁、承認の通知	申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
申請書、決裁書の保管	ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
申請書、決裁書の検索	保管した書類を条件付きで検索する
申請書、決裁書の共有	保管した書類を共有し、同様の書類のフォーマットとして再利用する
集計	保管した書類を項目ごとに集計する。出張旅費や交通費、小口精算の仮払い申請など金額を集計する場合に利用する

入力フォームの作成と権限設定

機能	解説
申請書フォーム作成	ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
ファイルのインポート	PDFやWord、Excel形式のファイルとして存在する書類を取り込み、フォームのレイアウトを自動生成する
入力項目の権限設定	書類の中のフォームのうち、権限を設定した項目だけを入力できるようにする。書類の改ざん防止にも役立つ
閲覧、編集権限の設定	申請書ごとに、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、といった権限を設定

他のシステムとの連携

機能	解説
認証基盤連携	社内で利用している認証基盤（ディレクトリシステム）と連携し、ユーザー情報を取り込む
グループウェア連携	グループウェアのポータル画面にワークフローの情報を追加する
データベース連携	他のシステムのデータベースと連携し、必要な情報を取り込む
他のシステムへのエクスポート	書類のデータを他の社内システムで利用するために、指定した情報をCSV形式でエクスポートする
API連携	Web API（REST）やWebサービス（SOAP）を使用し、ネットワーク経由で外部システムを操作する。例えば、出張旅費や交通費精算の申請時に経路探索サービスと連携し、交通費の自動入力などに使う
マルチデバイス対応	PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる

ワークフローシステムの最新トレンド2024

生成AI技術の活用

AI技術の進化により、ワークフローシステムはさらに高度な自動化を実現しています。AIはデータの解析や予測を行い、意思決定の迅速化と正確性の向上に貢献します。これにより、業務効率が飛躍的に向上し、企業全体の生産性が大幅に向上します。

モバイル対応の進化

スマートフォンやタブレットの普及に伴い、ワークフローシステムもモバイル対応が進んでいます。外出先でも容易に業務を遂行できるよう、モバイルアプリケーションの機能強化やユーザーインターフェースの改善が行われています。

リモートワーク対応の強化

リモートワークの普及に伴い、ワークフローシステムは場所を問わずにアクセス可能なクラウドベースのソリューションが求められています。リアルタイムでのコラボレーションや情報共有が可能な機能を持つシステムが注目されています。

セキュリティ対策の高度化

データの保護がますます重要視される中、ワークフローシステムにおいてもセキュリティ対策が強化されています。多要素認証やデータ暗号化などの技術が導入され、企業の機密情報を守るための取り組みが進められています。

ユーザーエクスペリエンスの向上

システムの使いやすさを重視する傾向が強まっています。直感的な操作性やカスタマイズ可能なダッシュボードを提供するワークフローシステムが求められ、ユーザーエクスペリエンスの向上が図られています。

ノーコード/ローコード開発の普及

ノーコード/ローコードツールの普及により、専門的なプログラミングスキルを持たないユーザーでも、簡単にワークフローシステムを構築できるようになっています。このトレンドは、中小企業を中心に、システム導入のハードルを下げ、迅速な業務改善を可能にします。

ワークフローシステムと関連のあるソフトウェア

ワークフローシステムと関連のあるソフトウェアには、以下のようなものがあります。

・グループウェア：ワークフローシステムと連携して、社内のコミュニケーションやスケジュール管理、タスク管理などを行うシステムです。

・経費精算システム：ワークフローシステムと連携して、出張や交際費などの経費申請や精算を行うシステムです。

・勤怠管理システム：ワークフローシステムと連携して、出勤・退勤や休暇申請などの勤怠管理を行うシステムです。

・RPAツール：Robotic Process Automationの略で、定型的な業務プロセスをロボットを使って自動化するソフトウェアのことです。デジタルレイバーと呼ばれることもあります。

以上のように、ワークフローシステムは様々な業務システムと連携することで、組織の業務効率を向上させることができます。