Boxで、社内だけでなく社外ともシームレスな繋がりが持てる

改善してほしいポイント

Boxで外部取引先と共同フォルダを作った際、外部取引先メンバーのアクセス権を変更したり削除したりするたびに、人ごとにポチポチと設定する必要がある。
外部取引先メンバーも「A社グループ」や「B社グループ」のように任意のグループを作れるようになれば、さらに効率化すると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内の関係者に対し、メールにファイルを添付して「このファイルに各部署の意見を記載してください。記入後は事務局に添付して返送してください」といった煩雑な業務が従来はありました。事務局側は、各部署から集まったファイルを手作業やRPAでまとめる必要もありました。Box導入後は、そういった業務から解放され、共通フォルダを作りそこにみんなで書き込むことが可能になりました。当たり前と言えば当たり前なのですが、社内だけでなく社外の関係者との課題解決にもつながり、顧客との距離感が近づくなど大きなメリットがあると思います。特に数年間のプロジェクトでお互いの成果物をシェアする際、メールでの添付ファイルのやり取りが非常に煩雑だった点が解消されたことは、各社が効果を実感できるポイントだと思います。

検討者へお勧めするポイント

Boxの利用は、単なるITツールの導入ではなく、マインドの変革につながります。従来の業務のやり方にとらわれず、社内外を問わずコラボレーションしていくというマインドチェンジを促すのに、Boxは最適です。お勧めの製品です。