コラボフローの評判・口コミ 全173件

改善してほしいポイント

1. 権限管理の細分化（申請書作成・削除権限の分離）
要望: 申請書の「作成」と「削除」の権限を分離したい、また役職を基準とした各種権限設定を行いたいというニーズがあります 。
得られるメリット: 誤操作による申請書の削除を防止しつつ、現場の職員に作成権限を委譲できるため、ガバナンスの維持と現場主導の業務改善の両立が可能になります 。

2. 帳票・印刷機能の強化（一括印刷・カスタマイズ）
要望: 申請書の一括印刷機能や、帳票出力のさらなるカスタマイズを求めています 。
得られるメリット: 現状では紙での伝票エビデンスが必要な場面があるため、一括印刷ができることで、電子と紙を併用する過渡期の運用コストが大幅に削減されます 。

3. 文書間の柔軟な関連付け
要望: 稟議番号を入力すると自動で紐づく機能や、後から文書同士を関連付けられる機能を希望しています 。
得られるメリット: 関連する申請を簡単に追えるようになるため、過去の経緯を確認する際の検索性がさらに向上し、法務相談や決裁業務の精度とスピードが上がります 。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

法務相談業務: 従来は年間約400件の相談が紙やコピーで管理され、進捗が見えず、過去の経緯を探すのも困難でした 。導入後は、承認ステップの可視化により催促が減り、検索性の向上で過去の知見を即座に活用できるようになりました 。

3キャンパス間のタイムラグ解消: 書類を物理的に持ち運ぶプロセスが消滅し、キャンパスを跨ぐ手続きが劇的にスピードアップしました 。

管理コストの削減: 紙の削減による保管スペースの省力化や、データ化による業務プロセスの見直し（見える化）が実現しました 。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・一般利用者が行える添付ファイルの一括ダウンロードや一括アップロード機能
その理由
・現状、添付ファイルの一括ダウンロードはシステム管理者のみ行えるが、一般利用者で閲覧権限のある申請書の添付ファイルを自由に一括ダウンロードできるようになって欲しい、また、申請書に一括で添付ファイルをアップロードできるようになって欲しい、という要望が利用者から多く上がっているため。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・これまで紙やノートで回していた承認作業を電子化することができ、業務効率が向上した。
課題に貢献した機能・ポイント
・承認者が行える差し戻し機能や申請の下書き保存、承認操作の一時保存など細かな機能

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・新規文書のグルーピングにもう少し柔軟性が欲しい。
・検索時の絞り込みが解除されてしまう。
その理由
・[新規文書]画面でカテゴリーごとにグルーピングされるが、１階層しかグルーピングできない。複数階層でグルーピングできるようにしてほしい。
・経路設定やフォーム設定画面で[カテゴリー]で絞り込んだあと、ある経路やフォームを設定して絞り込み画面に戻ると、絞り込みが解除されてしまう。同一カテゴリーの経路やフォームを続けて作業したい時に絞り込みし直す必要があるため、煩わしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・紙ベースの運用からの解放
・決裁書類の保存場所の削減
課題に貢献した機能・ポイント
・電子決裁導入により紙の文書を回す必要がなくなり、起案から決裁完了までのリードタイムが圧倒的に向上した。また、決裁状況が可視化されて現在の状況や決裁完了までのめどがわかりやすくなった、
・電子化されたことにより、保存文書の保管場所（倉庫の空きスペース）を心配する必要がなくなった。

検討者へお勧めするポイント

・新規フォーム作成の作業効率が非常に高い。ユーザーから新規フォーム作成の要望があった場合、Excelベースでイメージを作成してもらえばそこから短時間でフォーム作成ができる。
・ユーザー会も頻繁に開催されており、ユーザー間の情報交換や交流も会社を上げて積極的にサポートしてくれる。

改善してほしいポイント

[欲しい機能・分かりづらい点]
部門別等で集計したい場合等は一旦、csvへ出力したうえで、Excelの関数を駆使して対応する必要がある。
システム内でクロス集計できればなお良いと感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内における業務プロセスの明確化ならびに進捗状況のリアルタイム把握ができる。
※ペーパーレス化に貢献している。
承認ルートを設定しておけば、申請内容に合わせて適した承認者のもとへ自動でリレーされてくので、提出の手間がなくシステム上ですべて完結できる。

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムを選定した際に標準機能の充実度やサポートの良し悪しに重きを置きました。コラボフローにおいては、双方の条件を満たしており、利用部門の混乱もなく本番運用できると思います。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
①図や表の作成パーツ

その理由
・文章を入力する際、Wordのように表や図を差し込みたいときがあるが、テキストパーツには、あくまでテキストしか打ち込めないため、図や表は別のファイルで作成し、添付書類パーツや画像パーツに載せる方法になると思われる。テキストパーツとは別パーツでもよいが、入力者がコラボフローの申請フォーム内で、図表を作成できるようになるとさらに便利になると思われる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
①稟議書の電子化、意思決定の迅速化
②申請データのデータベース化
課題に貢献した機能・ポイント
①拠点間の紙のやり取りがなくなり、決裁までの平均所要時間が数日短縮された。
②申請データはコラボフロー内に蓄積され、いつでも検索して閲覧できるようになった。検索の条件も細かく指定できるため、ただPDFにして保存するよりも検索性が高い。また、過去の申請データを再利用して作成することもできるのが便利。

改善してほしいポイント

申請パーツを跨いでの入力チェックが標準機能を用いて行えない点は、IT部門ユーザからすると不便かもしれません。しかしJavaScriptを用いて制御が行えることで、やりたいことは行えています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

元々が申請書が紙ベースであったので、電子化を行うことで申請書の受け渡しに係る時間が大幅に削減されました。
出張に関する申請書だけでも、従業員全体で年間１０００時間以上は削減できていると思います。

検討者へお勧めするポイント

申請書の電子化について、まずは第一歩として本システムは有用だと考えます。
IT部門従事者でなくとも、容易に申請を作成することが可能です。

改善してほしいポイント

細かな部分にはなりますが、Kintone等の外部サービスとの連携も可能なのですが、その際にコラボフローの項目をKintoneの項目に登録するといった際の項目の関連付けの際に、項目数が多いと、プルダウンでしか項目を選択することができないため、項目選びに苦労します。選択だけにするのであれば、すでに選択済みの項目は非表示にする等の工夫をしていただけるとありがたいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これまで紙の申請書で回していた申請書をコラボフローで構築したワークフローの仕組みを活用することで承認までの期間が大幅に短縮することができました。承認が回ってきた際はメール通知も可能なため、承認忘れも防ぐことができています。

検討者へお勧めするポイント

ワークフローの仕組みの導入を検討しているのであれば、コラボフローをご検討いただけたらと思います。知識が不要で手軽に仕組みを構築できるメリットは大きいと思います。

改善してほしいポイント

現状でもユーザーにとっては十分使いやすいシステムですが、しいて挙げるとすれば、経路設定におけるUIの改善です。
たとえば、経路の共通化機能の強化や、一括反映の仕組みがあると、複数の申請フォームを効率的に管理できるようになります。また、コピー＆ペーストやドラッグ＆ドロップなど、より直感的な操作が可能になると、ユーザー部門でもメンテナンスがしやすくなり、運用の自由度がさらに高まると感じています。
今後のアップデートで、こうした点が改善されることを期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

特に、以下のような課題解決に貢献しています：
・メールや紙の申請書の回覧による時間的ロスの解消
・申請・承認履歴の可視化による業務の透明性向上
・外出先からの承認対応による業務停滞の防止
・部門ごとの申請内容に応じた設計・運用が可能
ユーザー部門が主体的に運用できるため、現場のニーズに即した改善がスピーディに行えるようになりました。

検討者へお勧めするポイント

運用前後のサポート体制が整っており、ユーザー会なども開催されているため、導入後も積極的な支援を受けることができます。また、**「コラボフロー 使い方」や「コラボフロー 導入事例」**などのキーワードで検索すると、公式チャンネルやユーザー企業の動画が多数見つかります。
実際の画面操作や導入事例をご覧いただくことで、システムの内容や設定方法についての理解が深まり、導入後のイメージもつかみやすくなると思います。

改善してほしいポイント

経路作成時、役職が異なるだけで設定は同じアイテムを多くセットするため、
各アイテムをドラッグ＆ドロップで移動できたり、コピペができるととてもありがたいです。
また、これができるとより直感的な操作ができるためシステム管理者に依存せず、各部門で
システム化したい書類の電子化を実施しやすいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

リードタイムの観点では２週間以上を要した書類が最短２日で承認でき、営業日数換算でも５分の１程度となった。
海外出張が多い部署もあり、休暇を取りたいが承認者が数日間誰もおらず休めないという不満が改善された。

検討者へお勧めするポイント

アカウント数で料金が決まるため、検討しながらもまずは実際に数人で活用してみるという方法も取れ、
初期導入の敷居が高くないのがポイント。