非公開ユーザー
ガス｜その他の設計｜300-1000人未満｜導入決定者
ワークフローシステムで利用
良いポイント
・会社を跨いで一連の流れで決裁ができること
工事関連の業務に携わっており、工事会社から上がってくる計画書の決裁が必要なのですが、従来はまず工事会社が印刷・回覧・スキャン・弊社にメールを行い、続いて弊社でも印刷・回覧・スキャン・工事会社に決裁完了連絡メールという方法で決裁を行っておりました。工事会社も含めてコラボフローを導入してからは、会社を跨いで一連決裁が可能なため、先に記載したような各種対応が不要となり、業務効率化・ペーパーレス化に繋がりました。
・承認フローの変更が容易
コロナ禍なこともあり、急遽休みになってしまう例などがチラホラありますが、決裁フローの変更が容易なため、緊急時にも柔軟な対応が可能でした。
・決裁資料の修正が可能
決裁フロー中に誤字等少し修正したい内容があった時に起案者まで差戻をしなくても判定者で修正可能な点がすごく助かります。修正した箇所は履歴で確認でき、各判定者がコメントを残せるのもありがたいです。
改善してほしいポイント
・各判定者ごとに承認完了メールを受け取るか否か選択できるようにしてほしい
計画書の決裁フローで承認完了メールが必要な人は起案者を除くと1人だけですが、現在承認完了メールの受け取り有無の選択は、「デフォルトで全員受け取る」か「デフォルトで全員受け取らない」の設定しかできず、個別に受け取りたい人がいる際は、その人が承認ボタンを押す前に「メール受け取り希望」のチェックを毎度する必要があります。現在の運用ですと件数も多く忘れてしまうこともあるため、経路設定から各判定者ごとにメールの受け取り希望を選択できるようにしてほしいです。
・自分専用のフォルダのようなものがトップページにほしい
過去の自分の起案資料を確認する際は検索から出すことは可能ですが、もし可能ならトップページからボタン一つで表示できるようにしてほしいです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
業務の効率化・ペーパーレス化が実現できました。
従来は紙での回覧だったこともあり、事務所にいなければ決裁ができない状態でしたが、現在はコラボフローで電子化されたため、テレワークや出張中等でも決裁が可能になりました。
上記により決裁が進まない状況が減り、また電子化ができたことにより紙での印刷・回覧・スキャン・メールといった手間も減りました。
検討者へお勧めするポイント
エクセルの取り込みでフォームの作成をできるため、従来使用していたような書式でそのまま運用ができる点がおすすめです。
コラボフローカスタマーサクセスチーム
OFFICIAL VENDER株式会社コラボスタイル｜
レビューをご投稿いただきまして誠にありがとうございます。 貴社の効率化・ペーパーレス化実現のお役に立てているとのことで、大変嬉しく存じます。 また、会社を跨いだ運用をされているとのことで 大変嬉しい活用事例をご記載くださりありがとうございます。 ご要望としていただきました決裁完了メール通知の設定や、個人フォルダについては、社内に共有し検討させていただきます。 貴重なご意見をいただきまして、ありがとうございます。 今後も、製品改善に務めてまいりますので その他ご要望やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。 今後ともコラボフローをよろしくお願いいたします。