複数職員で一つのメールアカウントを共有できる【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

優れている点・好きな機能
・複数職員で一つのメールアカウントを共有できる
・メールの処理状況コメントがメール一通毎に書き込み・共有可能
・自動転送設定が分かりやすい

その理由
・Microsoft OutlookのPOP取り込みでメールを使用していた。病院のinformationメールアドレスであるため、ややこしい迷惑メールが大量に届き、必要なメールと迷惑メールの選別に困難を来たしていた。迷惑メールを別担当が選別支援するにも、1台のパソコンにのみ設定されているため、担当職員に一旦席を外してもらわないと処理ができず、結局担当者1名の負担となっていた。
・このことを解決するため、メールワイズを導入した。4名の職員アカウントを設け、総務課主担当1名、サブ担当1名、システム系の迷惑メール選別担当1名、システム管理者1名で構成した。迷惑メールが届いた際、直ちに削除し、ゴミ箱に移動させる。判定しかねるメールは一旦コメントを付ける。ゴミ箱のメールは3日後に削除される設定とした。このことにより、主担当が処理メールを閲覧する際には迷惑メールは取り除かれ、本来確認しなくてはならないメールに注力できるようになった。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・メールの表示　フィールドの表示順番の設定
・過去に一回でもメール送信した際、メールアドレス入力する際のオートコンプリート機能
その理由
・Outlookにある良く使われる機能はメールワイズにも、もれなく搭載してほしい

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・メールによっては、院内の各専門職に転送する必要があり、従来はMicrosoft Outlookのメッセージルールで設定＋PCは常時起動、15分に一回メールを送受信設定、Outlook常時起動させておく必要があったが、メールワイズではクラウドサーバー上で自動転送されるため、PCを常時起動させておく必要は無くなった。
・Microsoft Outlookのメッセージルールは英訳されたものであり、独特の設定方法であったが、メールワイズは日本製品であるため、直感的な設定が可能かつ設定後の設定一覧も大変分かりやすく、Outlookより大きく進化した。

検討者へお勧めするポイント

IPアドレス制限を設定できるので、組織以外のグローバルIPアドレス以外のネットワークでログインすることができない。セキュリティガイドラインを満たしている。

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