社内ノウハウを蓄積し、引き継ぎや教育を効率化

改善してほしいポイント

利用する部署やページ数が増えてくると、情報を作ることよりも整理することの方が難しくなってきます。
同じ内容について複数のページが作られたり、古いページが検索結果に残ったりすると、どれを見ればよいか迷うことがあります。内容が似ているページを自動で知らせたり、一定期間更新されていないページを管理者へ通知したりする仕組みがさらに充実すると便利です。
また、ページの作成者が異動した場合でも、管理担当者や更新責任者を簡単に引き継げるようになると、情報が放置されにくくなると思います。
情報量が増えた後の整理や棚卸しまでサポートする機能が強化されると、長期間使いやすいサービスになると感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は、新しく担当になった業務について分からないことがあると、経験のある社員に直接確認することが多く、同じ質問に何度も答えてもらう状態になっていました。
NotePMに基本的な手順や注意点をまとめるようになってからは、まず自分で調べて解決できるケースが増えました。新人が入った際も、必要なページを順番に案内することで、口頭説明だけに頼らず業務を覚えてもらえるようになっています。
また、担当者が変更になった場合でも、過去の経緯や判断理由を記録として残せるため、引き継ぎ時に情報が抜けにくくなりました。
特定の社員に質問が集中する状態を減らし、社内にある知識を誰でも利用できる形で残せるようになったことが、導入してから最も大きな効果です。

生成AI機能へのレビュー

4.0

AI検索では、知りたい内容を文章で質問すると社内情報をもとに回答してくれるため、必要な資料を一つひとつ探す時間が減りました。長いページの要約やマニュアル作成の補助も便利で、情報整理や文書作成の負担軽減につながっています。一方で、登録されている情報が古い場合は回答内容もその影響を受けるため、重要事項は参照元の確認が必要です。情報が蓄積されているのに見つけにくい、文書作成に時間がかかるといった課題の改善にも役立っています。