rakumo ワークフロー（Google Workspace版）の評判・口コミ 全213件

改善してほしいポイント

・入力内容に応じて経路を分岐させたい場合に、設定が煩雑になりがちです。
1つの申請書において、上記設定を複数したい場合、掛け算的に設定内容が増えます。
例えば、①申請者が管理職の場合、上長承認をスキップする、②事前相談ありの場合、IT管理者の承認をスキップする、という2種類の分岐を実装する際には、①のYes,No、②のYes, Noそれぞれのパターン、つまり4つの条件記述が必要になります。

・運用管理画面から過去のワークフローを閲覧できますが（申請書の管理）、検索時のレスポンスが若干遅いです

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内のあらゆるワークフローにおいて活躍しています。
稟議申請、情シスへの作業依頼、事故報告など全社的なものから、部門個別のものまで承認・回覧が必要なワークフローはrakumoワークフローに集約することができます。

検討者へお勧めするポイント

GoogleWorkspaceを利用している環境であれば優先的に検討してよいと思います。

改善してほしいポイント

時間計算などの少し特殊な計算に対応していないのが難点です。原則四則演算だけなので、作業時間に応じてかかった人件費を計算するということができないのが残念なところです。

また、承認ルートにおいて、承認の前に特定の人に通知を送るという機能がありますが、承認は所属部署の上長を自動選択してくれるものの、通知については特定のアドレスを入れる形式なので、「申請した人の上長に先に通知を送る」というような設定があるといいと思っています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

スマホアプリは存在していませんが、スマホブラウザでの最適化表示には対応しているので、メールで通知が届いたらスマホで簡単に承認できるようになり、承認が滞る機会がかなり減ったと感じています。

改善してほしいポイント

紹介料●％などがあるとき、カスタム設定から自動計算ができるようにしてほしい。
入力者が税込で入力したのか税抜で入力したのか、わかりやすい表示にしてほしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認フローがオンライン化され、スマホからも承認できるようになったことで、外出中の管理職や出張者による承認遅延が大幅に減った。
また、テンプレート化により入力漏れやフォーマットの違いがなくなり、経理や総務側での確認作業の負荷が軽減した。

検討者へお勧めするポイント

・申請・承認の状況がリアルタイムで確認可能
・手書きや紙ベースの管理を減らせるため、どの申請が滞っているか一目で把握できる。
・承認ルートの柔軟設定が可能で、部署や申請内容に応じたフローを簡単に作成できる。
・スマホやPCからいつでも承認・差し戻しが可能。
・リマインド通知機能で、承認漏れや滞留を防止。

改善してほしいポイント

rakumoワークフローを運用するするためには、初期設定作業が必要であるが、この際に「申請経路」の設定に手間取る。設定の際に、マニュアルを確認しながらの作業となるが、もう少し判り易いマニュアルとなっていると良いと思う。

欲しい機能・分かりづらい点、その理由
・「稟議書での業務上の申請」と「時間外勤務申請や休暇申請」とを分類して表示して欲しい。
⇒　「コピー申請」のために、過去の申請書を確認するが、「確認」項目をチェックすると、ほとんどが「時間外勤務申請や休暇申請」の履歴が表示される。「詳細検索」にて、キーワードを入力して検索するが、多少煩雑な作業となるため。
・回覧の際に、「承認・確認」ステップを経てアクションされるが、情報伝達のために「閲覧者」の設定が欲しい。
⇒　一般社員などで、申請案件に関する決裁者ではないが、申請内容および決済内容を確認したい要望があるため、「閲覧者」の機能があると便利だと思います。
・退職した社員の申請書を検索できる機能が欲しい。
⇒　Googleとの連携システムのため、ユーザーは、Google の制約を受けるため、ユーザー管理は、全てGoogle側での設定となる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

従来の「手作業⇒承認回覧」スタイルが、電子化され、社内業務のIT化が一挙に進んだ。
最初は、ITに不慣れな年配の役員も、いつの間にかrakumoワークフローの承認方法に慣れて、今では、全く問題なく運用している。

解決できた課題・具体的な効果
・従来の回覧方式では、担当者が出張などで長期間に渡り不在の際には、承認作業が停止し、期日のある緊急案件では、対応に苦慮していた。また、承認回覧中に、申請内容の変更があった際に、回覧中の申請書を探すなどの作業が必要であったが、rakumoワークフローの導入により、業務の効率化が実現できている。
・過去の申請書の確認が必要となった際に、文書ファイルを検索する作業が発生し、かなり煩雑な業務であったが、検索機能により、瞬時に確認することが可能となった。

課題に貢献した機能・ポイント
・クラウド機能により、長期間の不在の場合にも、問題なく承認・確認作業が可能となった。
・検索機能により、簡単に過去の申請内容が確認できる様になり、業務の効率化が実現できた。
・社内のIT化が進み、必要書類は、Googleドライブに保存する意識が高まり、情報の共有化が進んだ。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・数値の計算をするときに四捨五入のみの対応であること。
・計算式にもっとバリエーションがほしい

その理由
・計算によっては四捨五入ではなく、切り捨てや切り上げのみの計算もあるため、そのような計算方式に対応してもらいたいため。
・if構文のような計算式、ワークフローをもう少し充実してもらえると、もっと詳細なワークフロー（申請）をすることができるため。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

研修や決済等、今までは上長のスケジュールに合わせて承認を待っていましたが、上長のスケジュールを合わせなくとも、オンラインで申請できるため、自分の業務に優先順位をつけることができ、残業時間等大幅な減少に貢献しました。

検討者へお勧めするポイント

ワークフロー自体も大変、作成しやすいです。また、承認経路等もすぐに作ることができるのですぐに使いたいという企業でも簡単に導入することができるかと思います。

改善してほしいポイント

操作性も全く問題ありませんし、いまのところ、改善点は特にありません。これからまた、ブラッシュアップされていくことを期待しております。よろしくお願いいたします。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・rakumoカレンダー・キンタイとの連携性
・
課題に貢献した機能・ポイント
・休暇申請を主に使用をしておりますが、rakumoカレンダー・キンタイと連携させています。ワンアクションで完了でき、休暇管理についても一目瞭然であるので、経理側からも大変喜ばれております。
・

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・マニュアルが多すぎて最初取っ掛かりにくかったです
その理由
・使っていくとマニュアル見れば！という安心感があって助かるのですが、多すぎて見つけるのが大変
　サポートサイトやマニュアルがrakumoシリーズ全てのサイトなので探しにくいことがあった

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・稟議をSlackのメッセージのやり取りだったので会社として稟議が残らなかったのが残るようになった
・Slackと連携がとても簡単なので、Slackメインで使用している弊社にとっては導入・定着が楽だった

検討者へお勧めするポイント

Googleのアカウント、Slack通知と連携できるのでGoogleとSlack使用していて稟議ツールが欲しい企業におすすめです。

改善してほしいポイント

PC上で、稟議の添付書類を開く際に、ブラウザ上で開けるようになると嬉しいです。

現状、1つ1つのファイルがダウンロードされる仕様になっているため、逐一ダウンロードしたうえで、そのファイルを開いて内容を確認する必要があるため、上記が改善されると、稟議承認する側としても少し楽になるように感じております。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

rakumoワークフローを導入したことにより、社内の稟議申請をすべてオンライン上で済ませることができるようになったことで、外出時でも稟議を進めることができるようになりました。

弊社は従来、紙に担当者が押印をしていく形で稟議を行っていたのですが、お客様との契約前、変更契約時、精算時と1組のお客様において、3度稟議が必要であり、各担当者が、押印担当者のいる営業所に移動して、押印を依頼するという形でした。

それが、rakumoワークフローを導入したことで、すべてオンライン上で完結できるようになり、車で各店舗を移動していた時間や交通費なども削減することができました。

改善してほしいポイント

費用対効果を考えた場合、不満は特にありません。
申請経路が増えてくると編集する時に探しにくい位かと思いますが、大した問題ではありません。
添付ファイルがGoogleドライブからなので、回覧後に社員がディレクトリを変更すると見えなくなる。
最終決戦者からそんな声もありましたが、PDF化して電子化すれば電帳にも対応出来るし、工夫次第だと、
この辺り、Google Workspaceで日々作業されている管理者さんなら、簡単に解決出来ると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

弊社は生憎ひとり情シスにて、ありとあらゆる文書を電子化してしまうと組織変更に追いつかない悩みがあります。
よってワークフローで使う業務フローは限定的に、
具体的には営業連絡・与信判断・休日時間外等の勤怠、これらに使用しております。
その他は汎用フローを作成してPDF添付で済ませております。
Googleサイトで作成したPortalも順調で、近年では定期的にNewsletterの発行をする等、
Google・rakumoを核とした社内コミュニケーションが円滑に行っておると自負しております。