rakumo ワークフロー（Google Workspace版）の評判・口コミ 全214件

改善してほしいポイントは何でしょうか？

ワークフロー単体だと特にない。他機能（経費精算、グループウェア）との連携において、もう少し連携の仕方が増えてくると（弊社が使いこなせていないだけかもしれないですが、、）よりよくなると思う。
UI自体はシンプルでPC1stという感じで、スマホベースだと若干の使いにくさを感じることもあるので、そこに関しては改善の余地がある様に感じる。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

横行していた属人的な決済を、きちんと組織としての申請ルートに則り決済する様にすること。また、それにより不信感がメンバークラスから募ることを避けることに繋がった。
ワークフローのルールを組織に定着させることで、書類の不備や準備に関しての緊張感が1段階高まるため、結果顧客とのやり取りにおけるイージーミスも減る様になったと感じる。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

おそらく、運用担当の方が適切にカスタマイズを行う必要があるかなと思っており、そこに関して工数をかける覚悟があればスムーズに導入が進むと思われます。逆に、シンプルにありものを使いたいという場合は、他のツールを選択した方が良さそうに感じます。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

監査等で、申請内容を別保存しようとする際に、CSVでエクスポートして、加工しなければならないので、帳票出力機能があると良いと思います。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

稟議システムを構築する際に、既に導入していたGsuiteを前提として決定しました。
導入時もさることながら、管理面でも工数少なく導入できました。
WFなので、機能は一般的かと思います。

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当時、GsuiteでのWFはこの製品しか選択肢がなかったのですが、問題なく利用できる

改善してほしいポイントは何でしょうか？

添付ファイルの検索をGoogleドライブから行うのだが、フォルダの並びのUIが少し悪いため、ファイル検索が面倒くさい。
文字検索は可能なものの、サムネイル表示してもらえると選択が容易になる。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

以前は別のワークフローシステムを利用していたが、接続に時間がかかっていた。Rakumoワークフローでは速度も申し分なく、移動中に携帯からも容易に申請・承認が可能となり、操作も容易。
また、メールで承認通知がくるため、タイムリーに申請作業が可能。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

シンプル過ぎるがため、多機能を求める企業や、申請のフローが異なり過ぎる企業には合わないだろうと思っています。
バージョンが幾つかあるとより多くの企業の支援ができそうですね。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

・社内の承認作業のオンライン完結（判子リレーなどが必要なくなりました）
・拠点が複数ある場合、オフィスが何階かに階層が分かれている、などの場合に移動コストが削減でき、大変助かっています

改善してほしいポイントは何でしょうか？

検索がお粗末。自己承認が通っていないものは検索できなかったり、キーワードに上手く引っかからなかったり、カテゴリごとの検索ができなかったり、と検索部分の改善は強く望まれる。
また、使い方によって長らくワークフローを自身の所で意識的に止めておく必要がある場合もあるが、そういった際に特定の承認のみソートする機能などもないため、承認件数が溜まっていく、などの弊害もある。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

従来メール承認だったものを本ワークフローで承認、とすることで過去の承認有無を確認したり、承認時のコメントを見返したり、といったことができるようになり、承認プロセスが円滑になると共に、「なぜこの決定に至ったか」ということも抜け漏れなく追えるようになった。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

ワークフローを新規に構築したい、という場合は価格面も優れており、使い勝手からもオススメできます。ただ、「こういう機能に対応してほしい」というカスタム的な部分が弱いので、今ある機能を上手く工夫して使っていく、というスタンスであればとてもおすすめできます。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

ワークフロー申請での承認ルートを申請の都度、変更できるのはありがたいが、変更した承認ルートを下書き状態でも保存できるようにしてほしい。下書きで保存しようとすると、承認ルートが保存できず、デフォルトに戻ってしまうのが不便。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

業務のスピードアップを目的として導入したが、導入作業自体もスピーディに実施でき、全ユーザへの浸透も早かったので、導入効果を想定以上に早く実感できた。出張外出先でもスマホで利用できるため、稟議書等の決裁や情報伝達スピードが段違いに早くなった。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

スマホでの併用により導入効果が大きく上がります。

改善してほしいポイント

Googleドライブからファイルを添付した場合、そのファイルは後から更新されてしまう。この場合、証憑として無効になりうるため、稟議で使用するにはかなり危険です。今は通常のファイル添付機能が備わっていますが、ここでの注意点はしっかり説明しておいていただきたいです。
また、ユーザーが利用する画面のデザインがとてもダサい。左にメニューが出るが、幅の変更ができないため改行されてしまい、バランスが悪い。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今まで使用していたワークフローがとても不便だった。
・PDFを印刷するとテキストエリア内の文字が隠れる
・エクセルでひな型を作成した後にPDFに変換してから専用ツールで構築する
これらは利用者と管理者の両方の視点で使い勝手が悪かったが、上記の課題が解決され、どちらにとってもとても使いやすくなった。効率が上がった。

検討者へお勧めするポイント

デザインがイマイチですが、機能はオススメです。

改善してほしいポイント

1点目は「申請する」ボタンクリック時に表示される最初の一覧画面が作りにくいようです。弊社では大分類の項目を並べて欲しいところが、選択肢は1つしかなく、中分類のページに全ての申請書が並ぶ作りになっています。各申請書画面については問題なく作れるようなので、システム導入時のメニュー作成部分が分かりやすくなると良いのではないでしょうか。
2点目は決裁者が承認したかどうかを確認する時、申請書を開く必要があります。一覧でわかるような表示をしていただけると使い勝手がより良くなると思いました。
3点目は一覧画面で取り消しとなった申請を非表示にする機能が欲しいです。正直、取り消したものや却下されたものはその瞬間は必要ですが、その後は表示されていると邪魔なので、非表示にしてほしいと切に願います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

何かを購入する時などの申請書作成や予算の使用時にワークフローを使用している。
他部署では、業務に関連して部長や社長レベルの承認が必要な事柄にも使用している。
自分が使う時には、該当申請書の承認ルートに自部署の人間が上長だけになってしまうため、最後の回覧者に自部署の人を追加できるのが地味に助かっています。
自分が休んでも他の人が確認できるので、業務が止まらずに済みます。

検討者へお勧めするポイント

Googleにサービスを統合して利用するのであれば、十分な機能を備えていると思います。

改善してほしいポイント

ひとつ強く感じているのは、進捗確認のしやすさです。
APIを別途契約すれば、自分が関係していない申請の状況も追えるようになり、業務改善にかなり貢献しました。
ただ、これはAPI契約が前提なので、rakumoワークフロー本体にもっと手軽な進捗確認機能があれば、より多くの人が同じメリットを得られると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認や申請のやりとりがメールや口頭に散らばりがちで、「誰が、いつ、何を確認すればいいのか」が分かりにくい場面がありました。
rakumoワークフローを業務の中心に据えてからは、申請から承認までの流れがひとつにまとまり、日々の確認作業がかなり楽になりました。
Gmailを見ながらGoogleのアプリを開くときと同じ感覚でrakumoに入れるのも助かっていて、承認のたびに別画面を探す手間が減り、作業の流れが途切れにくくなりました。その結果、関係者への確認や催促が後回しになりにくく、全体として業務が滞りにくい状態を保てるようになったと感じています。

検討者へお勧めするポイント

Google Workspaceをすでに使っている会社なら、導入のハードルは低いと思います。
最初は承認周りの整理が目的でしたが、今では利用頻度が最も高いです。検討時には、自社の承認パターン（稟議、経費、休暇など）がそのまま再現できるか、関係者が迷わず操作できるかを重点的に確認すると良いと思います。