rakumo ワークフロー（Google Workspace版）の評判・口コミ 全213件

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・閲覧権限の追加機能
・リマインド機能
その理由
・rakumoワークフローは、フロー内に登場する人物のみワークフローを閲覧可能という制限があるため、上司が部下の工程確認を行う際などに綿密なコミュニケーションを必要としており、閲覧権限追加の機能が実装されることにより、より円滑な情報共有が可能になると考える。
・現在、全員承認で次のステップへ進むワークフローについて、一人が承認した後は特にメール送信が行われず、他の承認を待っていると自分の承認を忘れてしまうことがある。そのため、全員承認の場合はほかの誰かが承認したときにもメール送信が行われるような設定を追加できるとよいと考える。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・rakumoAPIを用いた自社内製システムの機能拡張
課題に貢献した機能・ポイント
・自社内製システムにrakumoAPIを用いて、rakumo上の進捗状況を組み込むことで、改善ポイントとして挙げていた「上司が部下の進捗状況を確認する」ことを可能にし、より円滑かつ効率的な情報伝達を実現した。

改善してほしいポイント

今後期待している点
・経路の分岐設定での、分岐条件の入力をしやすくして欲しい。(テキスト入力欄が狭く、入力しづらい)
・裁可された申請書をPDF出力する際に、ページに綺麗に収められるように編集させて欲しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・稟議書の電子化(書類が無くなったため、管理が楽になった)
・ワークフローの経路の明確化(ユーザーが経路で悩むことが無くなったことにより、問い合わせが減った)

改善してほしいポイント

あまり不満はないのですが、承認・確認時の画面切り替わりが遅いと感じるときや、リロードしても承認済みの案件が消えなかったりするケースが稀にあります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

通常のオフィス勤務以外のケース（直行直帰や出張など）が多いスタッフは、rakumoワークフローで申請や承認手続きを常に行えるため、勤務状況の把握が容易で、交通費や出張旅費の申請漏れも確認できることから、特に年度またぎの支払い漏れ撲滅に役立っている。

検討者へお勧めするポイント

導入時には組織やスタッフの属性設定、承認ルートの設定など、さまざまな作業が発生するので、事前に整理しておいた方が良いと思われます。

改善してほしいポイント

申請フォームや承認フローの設定は便利ですが、初期設定や細かな条件分岐の設定に少し慣れが必要だと感じます。もう少し直感的に操作できる画面や、設定例が増えると、管理者側でもよりスムーズに運用できると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

rakumo ワークフローを使うようになってからは、申請ごとに承認フローを設定できるため、確認漏れや回覧ミスが減ったと感じています。また、承認者やフローが変わった場合も管理画面からすぐに修正できるので、組織変更や運用変更があっても対応しやすいです。

検討者へお勧めするポイント

申請や承認のルートが複数ある会社や、組織変更・承認者の変更が定期的に発生する会社には特におすすめです。最初の設定には少し慣れが必要ですが、一度フローを作ってしまえば申請ごとに承認先を確認する手間が減り、運用はかなり楽になります。Google Workspaceを利用している場合は、連携面でも使いやすいと思います。

改善してほしいポイント

前回のワークフローを呼び出して、それを加工して今回版を作れると助かる。現在は過去に作ったワークフローをいったん印刷し、それを見ながらほとんど同じ内容を入力している。
他社が作ったワークフローを流用して新しいワークフローを作れると便利。現在は、こちらも上記と同様に参考になるワークフローを印刷して、内容を入力している。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認が下りるまでの期間が短くなった。出張で不在でも出先で承認してもらえるため、次への回覧が早い。遠隔地で勤務している方の承認も容易だ。会議等で離席していてもワークフローを発信できるので、在席しているかどうかを頻繁に確認しなくてもよい。
添付資料もデータ添付なので、資料の閲覧性に優れている。印刷物ではないので、クリップが外れたり、折れたり、汚れたりということもなく、スマートに稟議を進められる。

検討者へお勧めするポイント

デジタル化による決済の早さは、導入すると感動すると思います。
文書の印刷も、承認者のもとへ足を運ぶ必要もなくなります。保管に必要な物理的スペースもゼロになります。

改善してほしいポイント

これは弊社では細かい部分だと思うのですが、どの申請のときに誰をルートに入れるべきかがもっと分かりやすくなるといいと思います。ツールの仕様としては申請ルートを自由に変更できるのですが、弊社はルールが細かいため、それに応じて簡単に切り替えられる機能や説明文を追加できると理想だと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

入社時はすでにこちらのツールが導入されていたのですが、以前使ったことがあるツールと比べると直感的に使えるので、「どうやるんだろう」と悩む時間はだいぶ削減されていると感じます。（体感で50％くらいは作業スピードが上がっていると思います）

検討者へお勧めするポイント

有休の申請から、受注申請までいろいろ行えるツールだと思います。
まずは導入してみて、自社に合った申請を随時増やしていき、使いやすくしていくと良いと思います。
申請者側としては、特に説明がなくても直感的に分かりやすいツールだと感じています。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりにくい点
・定型機能に当てはめられているため、カスタマイズができない
その理由
・承認後に添付資料の差し替えができないため
・承認段階で入力した文字の修正などができないため

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・紙での出力や押印作業の解消
・紙の保管の解消
課題に貢献した機能・ポイント
・Web上での確認・承認が可能になり、在宅勤務や外出先でも承認できるようになった

検討者へお勧めするポイント

複雑な機能ではなく、シンプルな機能で承認作業をスムーズに行いたい方に特におすすめです。価格面でも導入しやすく、社員数の多くない小規模な会社でも利用しやすいです。

改善してほしいポイント

申請を作成してフローにあげて以降に間違いが見つかった場合、申請者が取り消すことができても、それをワークフロー管理者が削除するまで、取り消し状態で残ってしまうので、これを申請者自身で削除できるようになると管理者の負担が減って助かります

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙ベースで行っていた回覧、承認・決裁がパソコンでどこからでもできるようになり、処理が迅速になりました
また、処理を忘れているとメールで通知が来るので漏れが生じにくくなりました
申請書の保管スペースが必要なくなりました

検討者へお勧めするポイント

ユーザーに特に説明をしなくても使いこなせてもらっています

改善してほしいポイント

承認が済んだ申請書でも添付ファイルの更新が可能な点をどうにかしてほしいと思います。
添付ファイルをクラウド(GoogleWorkSpace)に置いているのですが、移動させるとリンクが切れて参照できなくなることや、承認後に添付ファイルを修正すると内容が変更できてしまうことが不満点です。
申請書自体は修正等ができないので、添付ファイルもFIXしてほしかったです。
印刷時のフォーマットについても２枚程度に収まるようにもうひと工夫あればいいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認者が長期の休みや出張時に、承認処理や回覧が滞っていたのが解消されました。
また、環境設定時に申請経路等の見直しを行えたため、自動的に本当に必要な人のみに回覧ができています。

検討者へお勧めするポイント

申請書のひな型が多かったり申請経路が複雑な場合、環境設定時に管理者の負担が大きくなりますが、本当に必要なものを見直す機会にもなりますし、何といっても社外でスマホで承認ができる点がおすすめです。