【2025年】座席管理システムのおすすめ10製品（全17製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

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座席管理システムとは？

座席管理システムとは、座席をIoT化し、オンライン上で座席の予約が可能なシステムです。近年、企業のオフィス環境において、フリーアドレス制度を採用するところが増えています。しかし、座席の予約ができず、必要な時に必要な数の座席を確保することが難しいという課題が生じていました。こうした課題を解決する手段として、座席管理システムが活用されています。

このシステムでは、アプリを通じて座席を予約することができ、出勤前に座席を確保することができます。また、フリーアドレス制度における「誰がどの席に座っているのか」という情報も、座席レイアウト図を表示することで把握することが可能です。

さらに、新型コロナウイルスのパンデミックにおいて、企業は社内での「ソーシャルディスタンス」の確保に取り組む必要があります。座席管理システムでは、事前に座席を予約できないように設定することで、この要件を実現できます。また、コロナ陽性者の特定のために、過去の座席利用状況を追跡し濃厚接触者を洗い出すことも可能です。

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座席管理システムの基礎知識

座席管理システム(在籍管理システム)とは、座席をIoT化し、オンライン上で座席の予約が可能なシステムです。近年、企業のオフィス環境において、フリーアドレス制度を採用するところが増えています。しかし、座席の予約ができず、必要な時に必要な数の座席を確保することが難しいという課題が生じていました。こうした課題を解決する手段として、座席管理システムが活用されています。

このシステムでは、アプリを通じて座席を予約することができ、出勤前に座席を確保することができます。また、フリーアドレス制度における「誰がどの席に座っているのか」という情報も、座席レイアウト図を表示することで把握することが可能です。

さらに、新型コロナウイルスのパンデミックにおいて、企業は社内での「ソーシャルディスタンス」の確保に取り組む必要があります。座席管理システムでは、事前に座席を予約できないように設定することで、この要件を実現できます。また、コロナ陽性者の特定のために、過去の座席利用状況を追跡し濃厚接触者を洗い出すことも可能です。

座席管理システムが必要になった背景
①：テレワークの普及によるオフィスの多様化
②：ハイブリッド勤務の定着による管理の複雑化
③：感染症対策への対応が求められるようになった
座席管理システムの機能一覧・できること
デスク予約機能
チェックイン機能
ユーザー検索機能
カレンダー連携機能
利用履歴の分析機能
座席管理システムの種類
多機能型の座席管理システム
単機能型の座席管理システム
座席管理システムの導入方法
エクセルやスプレッドシートで自作する
パッケージ化されたサービスを契約する
オープンソースを活用して自社開発する
座席管理システムの導入メリット
オフィススペースの無駄を削減できる
社員の作業効率や生産性を向上できる
管理者の管理業務の手間を削減できる
ソーシャルディスタンスを確保できる
利用データを分析し運営を改善できる
座席管理システムの導入デメリット
初期導入や運用維持にはコストが発生する
システムの操作方法を習得する必要がある
システムや通信障害が発生する恐れがある
従業員の自由度が制限される可能性がある
社員のプライバシーに配慮する必要がある
座席管理システムの選び方と比較のポイント
①：必要な機能が網羅されているか
②：操作性や使い勝手は問題ないか
③：コストや料金のプランは適正か
④：外部システムの連携機能はあるか
⑤：セキュリティ対策の機能は十分か
座席管理システムの価格・料金・費用相場
無料の座席管理システム
有料の座席管理システム
座席管理システムの最新トレンド2024
AIを活用した座席の最適化機能の普及
バーチャルオフィスとの連携機能の強化
サステナブルに配慮した座席管理の導入

座席管理システムが必要になった背景

①：テレワークの普及によるオフィスの多様化

テレワークの普及により、オフィスの利用形態が変化しました。出社日が不規則になり、従業員全員分の固定席が不要になるケースが増えています。この背景から、効率的な座席利用を可能にする座席管理システムの需要が高まりました。オフィススペースの無駄を削減し、柔軟な働き方を支援します。

②：ハイブリッド勤務の定着による管理の複雑化

ハイブリッド勤務が定着したことで、出社とテレワークを組み合わせた勤務形態が一般的になりました。この結果、座席の使用状況を手動で管理することが難しくなりました。座席管理システムは、リアルタイムでの利用状況の把握や事前予約の仕組みを提供し、スムーズなオフィス運営を実現します。

③：感染症対策への対応が求められるようになった

新型感染症の流行を受けて、オフィス内でのソーシャルディスタンス確保や衛生管理が重要視されるようになりました。座席管理システムを活用することで、一定の距離を保った座席配置や使用済みエリアの管理が可能になります。これにより、安全で安心できる職場環境の構築を支援します。

座席管理システムの機能一覧・できること

機能 解説
利用デスク予約 Web上でユーザーがデスクの利用を予約することができる。オフィスのフロアレイアウト上にデスクと利用状況を表示して選ぶことが可能
チェックイン スマホやカードのタッチ、QRコード読み取りなどの方法でユーザーがデスクの利用を開始することができる
ユーザー検索・ステータス表示 ユーザーを検索して、どの席を利用しているかを調べることができる。打合せ中、外出中、テレワーク中など、ユーザーのステータスも確認可能
カレンダー連携 カレンダーアプリケーションにデータを連携し、スケジュールを反映させることができる
利用履歴分析 デスクの利用実績をデータにして保管し、時間帯別・デスク別・社員別などによって集計、分析を行うことができる。感染症影響分析などのため、社員の近接デスク利用者を特定することも可能

デスク予約機能

デスク予約機能を利用することで、従業員は事前に座席を確保できます。フリーアドレス制のオフィスでは、座席不足や混雑を防ぐことが可能です。また、予約状況がリアルタイムで確認できるため、業務開始前にスムーズな準備が行えます。これにより、業務効率の向上やオフィス運営の最適化に貢献します。

チェックイン機能

チェックイン機能を活用することで、従業員が実際に使用している座席を正確に管理できます。利用状況がシステムに自動で反映されるため、未使用の座席の把握が容易です。この機能により、オフィススペースの有効活用や適切な清掃計画の実施が可能になります。

ユーザー検索機能

ユーザー検索機能を使用すれば、従業員の座席位置を簡単に特定できます。大規模なオフィスでも、迅速に同僚を見つけてコミュニケーションをとることが可能です。この機能は、チームの連携を強化し、業務効率を高めるための重要なツールとなります。

カレンダー連携機能

カレンダー連携機能により、座席予約やチェックイン情報が個人のスケジュールと同期されます。会議室やワークスペースの利用計画も一元管理できるため、リソースの無駄遣いを防ぎます。この機能は、勤務スケジュールの可視化や業務調整の円滑化に役立ちます。

利用履歴の分析機能

利用履歴の分析機能を活用することで、座席やスペースの使用状況をデータとして可視化できます。どのエリアが頻繁に使用されているかを把握することで、オフィスレイアウトの改善やコスト削減施策を実施できます。この機能は、経営判断を支える有用な情報を提供します。

座席管理システムの種類

多機能型の座席管理システム

多機能型の座席管理システムは、座席の予約やチェックイン、利用状況の分析など、複数の機能を備えています。例えば、フリーアドレス制を導入しているオフィスでは、従業員がリアルタイムで空席を確認したり、事前に座席を予約することが可能です。さらに、利用履歴を基にしたデータ分析により、オフィスレイアウトの最適化やリソース削減にも役立ちます。多機能型は、幅広いニーズに対応できるため、大規模なオフィスや複雑な運用形態に適しています。

単機能型の座席管理システム

単機能型の座席管理システムは、特定の機能に特化したシンプルな設計が特徴です。例えば、座席の予約のみを提供するシステムは、初期コストや運用コストを抑えながら、基本的な座席管理を実現します。小規模なオフィスや、限定的な座席管理が必要な環境では、単機能型が手軽に導入できる選択肢となります。必要最小限の機能に集中することで、操作が簡単で、導入時の負担も軽減されます。

座席管理システムの導入方法

エクセルやスプレッドシートで自作する

エクセルやスプレッドシートを使用して座席管理を自作する方法は、初期コストを抑える手段として適しています。簡単なテンプレートを作成することで、座席の予約や利用状況の記録が可能です。特に小規模なオフィスや管理項目が少ない場合に効果的です。ただし、手動入力が必要になるため、管理作業が煩雑になるリスクがあります。限られたリソースで柔軟に対応できる点がメリットです。

パッケージ化されたサービスを契約する

パッケージ型の座席管理サービスを契約する方法は、短期間での導入が可能です。例えば、SaaS型の座席管理ツールは、予約機能や分析機能がすでに備わっており、専門的な知識がなくても簡単に利用できます。外部システムとの連携やサポート体制が充実している場合が多く、中規模から大規模なオフィスでの運用に適しています。安定した運用環境を手軽に整えられる点が魅力です。

オープンソースを活用して自社開発する

オープンソースを活用して自社開発する方法は、柔軟なカスタマイズが可能です。特定の業務フローに合わせた機能を追加したり、独自のセキュリティ要件を組み込むことができます。エンジニアリソースを持つ企業では、自社仕様のシステムを構築することで、運用の効率化やコスト削減が期待できます。ただし、開発や保守には一定の技術力と時間が必要になる点に留意が必要です。

座席管理システムの導入メリット

オフィススペースの無駄を削減できる

座席管理システムを導入することで、オフィススペースの利用状況を可視化し、効率的な配置が可能になります。フリーアドレス制やハイブリッド勤務が普及する中、使用されていないスペースを削減できる点が大きなメリットです。これにより、賃料や設備にかかるコストを最適化し、経営資源の有効活用が実現します。

社員の作業効率や生産性を向上できる

リアルタイムで座席の空き状況を確認できる機能により、従業員は迅速に作業環境を確保できます。さらに、事前予約機能を活用することで、出社時の座席探しにかかる手間を削減できます。このような仕組みは、業務開始までのストレスを軽減し、生産性の向上につながります。

管理者の管理業務の手間を削減できる

従来、紙やスプレッドシートなどを用いた座席や会議室の予約管理は、管理者の負担が大きく、ヒューマンエラーも発生しやすいものでした。また、オフィス改善のための判断も、経験や勘に頼ることが多かったのではないでしょうか。座席管理システムを導入することで、予約管理が自動化され、管理者の手間を削減できます。さらに、システムが収集する利用データは、オフィス改善のための客観的な指標となり、データに基づいた効果的な改善策を講じることが可能になります。

ソーシャルディスタンスを確保できる

座席管理システムは、感染症対策としてのソーシャルディスタンス確保にも有効です。一定の間隔を保つ配置や、使用済み座席の管理をシステム化することで、安全で安心できる職場環境を提供できます。この仕組みは、従業員の健康管理や企業のリスク低減に寄与します。

利用データを分析し運営を改善できる

座席の利用履歴を分析することで、どのエリアが頻繁に利用されているか、どの座席がほとんど使われていないかを把握できます。これにより、オフィスレイアウトの最適化やコスト削減策を講じるための有用なデータが得られます。継続的な運営改善に役立つツールとしての効果が期待されます。

座席管理システムの導入デメリット

初期導入や運用維持にはコストが発生する

座席管理システムを導入する際には、システムの契約費用や初期設定にかかる費用が発生します。また、運用中も月額料金や保守費用が必要になる場合があります。特に中小企業にとっては、これらのコストが負担となることが考えられます。そのため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

システムの操作方法を習得する必要がある

座席管理システムは、多機能であるほど操作方法を習得するための時間や労力が必要になります。従業員がシステムをスムーズに利用できるようになるまでに教育が必要になる場合があります。この点は、システム導入後の負担として挙げられますが、適切なサポートが提供されれば解消可能です。

システムや通信障害が発生する恐れがある

座席管理システムは、クラウド型やオンプレミス型に関わらず、システム障害が発生するリスクがあります。障害が起きると、座席予約や利用状況の確認が一時的にできなくなる可能性があります。このようなリスクを軽減するためには、信頼性の高いサービスや適切なバックアップ体制を選ぶことが重要です。

従業員の自由度が制限される可能性がある

システム化された座席管理は、従業員の座席利用に一定のルールを課す場合があります。たとえば、自由に座席を選べないことがストレスになるケースも考えられます。従業員の働き方に合わせた柔軟な運用が求められる点がデメリットとして挙げられます。

社員のプライバシーに配慮する必要がある

座席管理システムは、従業員の座席利用状況や位置情報といったプライバシーに関わる情報を扱うため、十分な配慮が必要になります。情報の収集は必要最小限にとどめ、利用目的を明確にすることが重要です。また、データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策を徹底し、不正利用を防止しなければなりません。

座席管理システムの選び方と比較のポイント

①：必要な機能が網羅されているか

座席管理システムを選ぶ際には、オフィスの運用に必要な機能がすべて備わっているかを確認することが重要です。例えば、座席予約機能や利用履歴の分析機能が求められる場合、それらが標準で提供されているかを検討する必要があります。また、事前に運用に必要な要件を明確にしておくことで、システムの選定を効率的に進められます。

②：操作性や使い勝手は問題ないか

座席管理システムは、日常的に利用されるため、操作性の良さが重要です。直感的に操作できるインターフェースや、モバイルデバイスへの対応が整っているかを確認してください。操作が煩雑なシステムでは、従業員の負担が増え、活用が進まない可能性があります。デモ版やトライアルを利用して実際の使い勝手を試すことが推奨されます。

③：コストや料金のプランは適正か

座席管理システムには、初期費用や月額料金が発生します。予算内で必要な機能を満たすシステムを選ぶことが大切です。パッケージ型のシステムでは、オプション機能が追加料金となる場合もあるため、料金プランの詳細を事前に確認してください。無料プランやトライアル期間を活用することで、費用対効果をより正確に把握できます。

④：外部システムの連携機能はあるか

勤怠管理システムやカレンダーアプリなど、既存の業務ツールと連携できる座席管理システムを選ぶことで、業務全体の効率を向上させることができます。APIの提供や標準的な連携機能があるかを確認することがポイントです。連携により、手作業の入力を削減し、データの一元管理を実現できます。

⑤：セキュリティ対策の機能は十分か

座席管理システムには、従業員の利用データや個人情報が含まれる場合があります。そのため、高いセキュリティ対策を備えたシステムを選ぶことが必須です。暗号化通信やアクセス権限の管理機能が整っているか、また運営会社のセキュリティ方針が明確かを確認してください。安全性が確保されることで、安心して運用を進められます。

座席管理システムの価格・料金・費用相場

座席管理システムの価格や料金体系は、企業の規模や必要な機能に応じて大きく変わります。一般的には、導入する座席数や機能の範囲、システムの導入方式、サポート内容が料金に影響します。

小規模なオフィス向けのプランは、月額数千円から始められることが多いですが、大企業向けの高度な機能を備えたプランでは、月額数十万円に達することもあります。

また、クラウド型のシステムは初期費用が抑えられ、月額制が主流ですが、オンプレミス型では初期費用が高くなる傾向があります。さらに、座席予約機能や分析機能などのオプション追加によって料金が変動しますので、企業のニーズに合ったプランを選ぶことが大切です。

無料の座席管理システム

無料の座席管理システムは、初期費用を抑えながら基本的な座席管理機能を利用できる点が魅力です。多くの場合、座席予約や利用状況の確認など、最低限の機能が提供されます。例えば、小規模なオフィスや限定的な利用目的では、無料プランでも十分に対応可能です。ただし、利用できる機能が制限されていたり、広告表示が含まれる場合があります。さらなる機能拡張やカスタマイズが必要な場合は、有料プランへの移行を検討することが推奨されます。

有料の座席管理システム

有料の座席管理システムは、より高度な機能やカスタマイズ性を備えた選択肢として提供されています。例えば、リアルタイム分析や外部システムとの連携、セキュリティ対策が強化された機能が含まれることが一般的です。料金プランには、月額固定費用のモデルや利用規模に応じた従量課金モデルが存在します。中規模から大規模なオフィスでは、これらのシステムを導入することで業務効率や生産性を大幅に向上させることが期待できます。また、サポート体制が充実している場合が多く、トラブル時の対応も安心です。

座席管理システムの最新トレンド2024

AIを活用した座席の最適化機能の普及

2024年の座席管理システムでは、AIを活用した座席最適化機能が注目されています。例えば、従業員の利用履歴や勤務パターンを分析し、効率的な座席配置を自動提案するシステムが増えています。この技術は、オフィススペースの無駄を削減し、快適な職場環境を提供するだけでなく、従業員満足度の向上にも寄与します。特にハイブリッド勤務が定着している企業にとって、導入の価値が高いとされています。

バーチャルオフィスとの連携機能の強化

バーチャルオフィスツールとの連携機能を持つ座席管理システムが拡大しています。これにより、オンライン会議やリモート作業中の従業員とオフィス内の動きを統合的に管理することが可能です。リアルタイムで従業員の所在や空席状況を確認できる機能は、チームの連携強化や柔軟な勤務形態への対応を支援します。この流れは、リモートワークとオフィス勤務の両立を図る企業に最適です。

サステナブルに配慮した座席管理の導入

環境負荷の軽減を目的とした座席管理が2024年のトレンドの一つです。例えば、エネルギー消費を最小限に抑える座席配置や、省スペース化を実現するレイアウト提案が可能なシステムが増えています。また、利用状況のデータを基に、エアコンや照明の稼働を最適化する機能を備えるシステムも登場しています。このような技術は、環境への配慮を重要視する企業に広がりを見せています。

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