電子署名の自動化による業務改善を実現

改善してほしいポイント

予め存在するレシピの中からユーザが用途に応じて選択してレシピを実行する形になりますが、ユーザ自身でレシピを作りこむ事ができないので、ユーザ自身でレシピ追加ができると尚よいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

当社の購買プロセスにおける、購買系の文書（発注書や注文書等）に角印画像を差し込む作業の自動化を ActRecipe で実現しました。
　
■背景
当社では購買系文書を先方に送付する際、稟議（捺印の稟議）を経た後、担当者が当該文書に対し角印画像を差し込み、事業部が角印入り文書を先方に送付するという運用をしておりました。この作業が手動作業で角印差し込みがすぐに完成しないという問題点がありました。
　
■課題解決とその効果
ActRecipe で自動化を図ることで、手作業の削減、ミスの削減、事業部への角印入り文書返信が 2時間→5分へ短縮しました。

■具体的な内容
ActRecipeで以下を自動化しました。
①稟議 ( kickflow )で決裁が行われたチケットの添付文書（PDF)を自動取得。
②上記文書をGMOサインに自動アップロード＆自動署名（角印画像の種類、差込位置はkickflowのチケット側で指定）。
③上記文書をGoogle Drive に自動格納 & 共有化URLを自動発行。
④上記URLを 稟議（kickflow）のチケットの角印入り文書URLとして更新。
⑤上記kickflowの承認ステップを自動で進め、事業部ユーザへ通知。

検討者へお勧めするポイント

SaaS間のデータ連携や自動処理を実現する際、レシピで構築できる点。レシピになくてもカスタマーサポートに依頼することで、有償ではなるが自社開発するより安価で高品質なレシピを短期間で実現してくれる点がお勧めです。