良いポイント
優れている点・好きな機能
本システムの魅力は、大人数でのチーム作業時にも安心して共通ドキュメントの更新・共有ができる点です。
プロジェクトや業務ごとにドキュメントの一元管理が可能なため、常に最新情報にアクセスでき、知識やノウハウの共有・蓄積にも役立ちます。
さらに、多様なデバイスからどこでも資料やデータを確認・修正できるため、在宅勤務や出張時もスムーズに対応でき、業務効率化につながっています。
その理由
複数人が同時にファイルを編集してもバージョン管理機能により、誰がいつどのように修正したかが明確に把握できます。
万が一、不具合や誤った上書きがあっても以前のバージョンに簡単に戻せるため、安心して作業を進められます。
また、アクセス権限の設定が細かくできることから、必要なメンバーだけが情報にアクセスでき、セキュリティ面でも安心です。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
現行システムに関しては、Webブラウザ上での操作性や画面の見やすさに改善の余地があると感じています。
アイコンやボタンの配置が分かりづらく、必要な機能やファイルにすぐアクセスできないことが多々あります。
特にITに慣れていない社員には、操作に戸惑うケースも見受けられます。
その点、Box Driveはローカルフォルダー感覚で操作でき、ドラッグ＆ドロップも容易なため、大容量ファイルの扱いや複雑なフォルダー構成にも対応しやすく、業務がはかどります。
今後はWeb版でもより直感的なレイアウトやショートカット追加、ファイル検索精度の向上、そして操作マニュアルの充実など、誰でも使いやすいUIへの進化を期待しています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
本システム導入により、設計書や各種一覧表のバージョン管理が厳密にできるようになり、従来のような「最新版が不明」「過去内容に戻せない」といった問題が解消されました。
ドキュメントの更新履歴が自動記録され、いつでも過去バージョンに復元できるので安心です。
また、閲覧・編集権限を細かく設定できるため、機密資料でも情報漏洩リスクを抑え、安全性の高い運用が可能となっています。
課題に貢献した機能・ポイント
ドキュメントごとに公開範囲や権限を簡単に設定でき、誰が何時に更新したかが分かるため、責任の所在や作業進捗が明確に管理できます。
従来のようにファイルごとのバックアップや最新版の混乱もなくなり、過去の状態への復元も手軽です。
このため業務効率が向上し、安心できる書類管理運用体制の構築に大きく貢献しています
大人数でのチームで作業する共通ドキュメントの更新・共有が頻繁にある場合は、
比較対象となりえるツールとなります。
検討者へお勧めするポイント
大人数でのチーム作業時にも安心して共通ドキュメントの更新・共有できる点
生成AI機能へのレビュー
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