良いポイント
DocBaseはリアルタイムで複数人がドキュメントを編集できるので、書いているものを皆で確認しながらドキュメントを作成することができます。
また、WYSIWYGエディタだけでなくマークダウン記法でも記述することができます。マークダウン記法に慣れている人やそうでない人にもやさしいドキュメントツールです。
テンプレート機能もあるので、日報や議事録のテーマを作っておいて必要なときにテンプレートから生成することができます。
社外の人にもドキュメントをどうしても共有したい場合は、外部共有用のリンクを発行することも可能です。
個人的にはグループ機能がおすすめで、プロジェクトのグループを作り関係のあるメンバーだけを招待することができます。一部のメンバーには見せて良いがそれ以外のメンバーには見せられないといったドキュメントを管理するのに便利な機能です。
改善してほしいポイント
同時編集の挙動が、たまに不自然になることがありました。編集フォームの横にプレビューが表示されるのですが、編集しているものとプレビューがずれてしまうということがたまにあるので、改善の余地はありそうです。
DocBaseでは階層構造を作ることができないので、グループやタグでの運用が重要になってくると思います。タグのつけ忘れで過去に作成したドキュメントを探すのに手間がかかったことがあるので、グループやタグのつけ忘れを防止するような機能があれば嬉しいです。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
リアルタイムで編集内容を複数人がチェックできるので、記載ミスが減りました。
また、クライアントにドキュメントを共有したいときに外部共有のリンクを発行できるのでかなり助かりました。
検討者へお勧めするポイント
複数人でリアルタイム編集をしたい場合や、マークダウンでも書きたいチームにおすすめです。
また、DocBaseはドキュメント管理に階層構造を付けられませんが、タグやグループを上手く活用することで目的のドキュメントへ早くアクセスできます。
規模の大きいプロジェクトは階層構造だと階層が膨らんで管理しにくくなるといったことが起こりがちですが、DocBaseのような仕組みだとそもそも階層構造がないので膨らむ心配がありません。