マニュアル作成・編集とは

 マニュアル編集・作成ツールとは、業務の手順、業務アプリケーションの操作などを視覚的に伝えるためのマニュアルを作成し、またそれを対象者に配布できるツールである。
「業務マニュアルを作成し、従業員のミスを減らしたい」
「マニュアルを作ることで社内の情報共有・ナレッジ化を行いたい」
マニュアル作成によって社内の不必要なコミュニケーションコストの削減、ベストプラクティスの社内での共有を行うことができるようになる。これらを円滑に行うためにはマニュアル作成・編集ツールを使うことがおすすめだ。

 マニュアルには文章だけではなく、写真や画面キャプチャーなどを交えて、誰にでも分かりやすく、また、統一性を持ったマニュアルを簡単な手順で作成可能だ。
さらに、昨今では動画ベースのマニュアルや、多言語マニュアルの作成に対応したツールなども増えている。

 業務アプリケーションやソフトウェアなどを対象とする際には、実際に操作を行うだけで自動的にマニュアルを作成するツールも存在する。作成したマニュアルはファイルとして配布するだけではなく、クラウド上に保管可能なケースもあり、PC、タブレット、スマートフォンなど、多様なデバイスを用いて手軽に閲覧できるようになっている。

マニュアル作成・編集ツールの導入メリット

 マニュアル作成や編集にツールを使うことで社内共有がスムーズになったり、セキュリティを高めることができる。具体的にツールを導入することで得られるメリットを3つ紹介する。

(1)ナレッジ共有が進み情報資産が増える

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット1つ目は、従業員それぞれの業務ノウハウをマニュアルに落とし込みよりよい作業方法を社内で共有でき、業務効率が上がり、社内の情報資産として蓄積させることができる点である。Wordでのマニュアル作成など一般的な方法でマニュアル作成を行うと、従業員が追加情報を随時更新することができずマニュアルの更新ができない。
一方でマニュアル作成ツールを使えば、従業員が気づいたよりよい作業方法(ベストプラクティス)を随時更新できるため、チームで業務効率を上げることができる。
例えば、社内情報管理に長けたマニュアル作成ツールであるNotePMを使えば、Webでマニュアル管理を行い更新がしやすく、情報検索がスムーズにできるため、わからないことがあれば従業員それぞれが検索して自己解決して仕事を進めることができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
恐らくほとんどの企業が過去の情報をナレッジ化しようと色々なツールを用いているかと思います。
その際、適当な無料ツールを用いて最初はうまく運用は出来ても、大量に情報が増えていくと管理が大変となり、月日が流れなくなると使われなくなる・・・。
というのはあるあるかと存じます。
ですので情報管理には有償でも優れたツールが必要と考えています。
NotePMは細かなカスタマイズが可能で、しかも操作も直感的にしやすく全社員が利用するツールなのに大きなトラブルが起きておりません。
色々な職種が利用する場面が多いので、誰もが操作しやすいというのは長く使っていくにあたってとても重要なので助かっています。
製品名:NotePM
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/notepm/reviews/49664

(2)人材育成コスト削減

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット2つ目は、人材育成にかかるコストを削減することができる点だ。マニュアルは生産性の高い方法で業務を行うための方法をまとめたものであるが、使い勝手が悪ければ結局作業方法を上長などに逐一聞くことになる。
例えば、マニュアルを画像や動画化できるTeachme Bizを使えば、作業方法がわかりにくいものを画像や動画で伝えることができるので、文書によるマニュアルよりも格段に情報を伝えやすくなり、従業員がマニュアルで作業方法をより理解出来、実践まで進めることができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
教育に画像や動画を使って教えられます。ペーパーレスの効果もそうですが、マニュアルって運用変化や教育していく中でマニュアルって変わっていくものですし、そういう変化にも対応できるツールです。
製品名:Teachme Biz 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/teachme-biz/reviews/58843

(3)情報セキュリティ対策

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット3つ目は、ツールを使うことでセキュリティ対策ができ、社内の重要な情報資産であるマニュアルの外部流出などから守ることができる点だ。マニュアルは情報内容によって社内の特定の人間内での共有を厳守したい場合や、外部の人間と共有することもあるが、そういった際にツールを使えば、共有範囲をカスタマイズして設定できるため、安心・安全に共有をすることができる。

マニュアル作成ツールの選定ポイント

 マニュアル作成ツールを使えば情報の伝達効率を上げ、セキュリティも万全な状態で社内の情報資産を守ることができる。
具体的にマニュアル作成ツールを選定する際にチェックしたいポイントを紹介する。

(1)操作性が良いか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント1つ目は、マニュアルの入力や閲覧の際の操作性が良いかがである。
マニュアルを作成する際には、同じようなマニュアルのテンプレートがツールで使える様になっていると、新規で作成するマニュアルの方針を立てられることができる。また、マニュアルを見て作業を行う従業員も、どういった作業をするのか、マニュアルの形式によってみやすさも違ってくる。
例えば、現場での作業マニュアルであれば、行った作業が正しいかどうかをチェックリスト形式で参照できるマニュアルであれば、ミスなく作業を行う事ができる。
チェックリストシステムアニーというマニュアル作成ツールは、マニュアルをチェックリスト形式で作成できるため、こういった作業のマニュアルに適している。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
難しくはないのだけれどミスが頻発するルーティン作業を洗い出してマニュアル化しています。取り込み用のCSVデータを使うことで複数の項目を効率的に入力できるのでマニュアルを速やかに作成できます。情報量が多く載せきらないものはURLでリンク先のデータを参照できるので便利です。
製品名:チェックリストシステムアニー
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/annie/reviews/52477

(2)教育に使えるか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント2つ目は、教育マニュアルとしてどれくらい教育コストを削減し、作業者がわかりやすいマニュアルを作ることができるかである。マニュアルを作っても結局実践するのに担当者が四六時中ついていないといけないということになると、マニュアルを作っている意味がなく、担当者のやり方が現場で蔓延し、一定のクオリティを提供することが難しくなる。
マニュアル作成ツールで実際にどれくらい教育に使えるか、動画などで伝えられる機能があるかチェックしよう。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
スマホやタブレットで撮影した業務フローなどの動画を手軽に動画研修・マニュアルとしてカンタンに作成することができるので、教育にかかる人件費等のコストを大幅に下げることができます。特に、マニュアルを改定する際も、その時々の業務フローを再撮影してアップしなおせば良いので、マニュアルのメンテナンスもとても効率よくできるところがとても魅力です!
製品名:Teachme Biz  
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/teachme-biz/reviews/45227

(3)セキュリティレベルが高いか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント3つ目は、マニュアルの共有設定などが柔軟に変更でき、セキュリティ対策ができるかどうかだ。
社内の重要な情報資産である業務マニュアルが外部に流出してしまうのは企業の競争力低下も招く重要な問題である。特定の人と共有したいなどの要望に答えられるか、しっかり確認しよう。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
ナレッジ共有に求める「投稿のしやすさ」は当たり前に備えつつ、最も重要なセキュリティレベルが高さが良いポイントだと思います。
【投稿のしやすさ】
この手の商品に求めている記事投稿の際のUI・UXについては満足しています。(マークダウン形式での入力サポート・スタンプ入力補助機能などの当たり前に使いたい基準を満たしてくれていると感じています。)
【セキュリティレベルの高さ】
何よりも良いと感じた点は、ログイン時の二要素認証を社内全員に強制できるなどのセキュリティレベルを容易に高められる点だと思っています。(機能的に二要素認証が可能なだけでなく、管理者から二要素認証の設定状況を確認できたり)
製品名:チェックリストシステムアニー 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/annie/reviews/52477

目的達成のためのマニュアル作成のコツ

 マニュアル作成を行う際には、相手に伝わるマニュアルを作成することが重要だ。相手に作業の目的を伝え、マニュアルを読んだ人がスムーズに作業を行う事ができるように以下のマニュアル作成のコツをおさえたマニュアル作成をできるようにしよう。

コツ1.イシューが分かるように記載する

 伝わるマニュアル作成のコツ1つ目は、イシューが分かるようにマニュアルを作成することだ。イシューとは、そのマニュアルで指定されている業務を行うのはなぜか、理由や目的のことだ。作業目的が明確になっている場合とそうでない場合には、従業員の作業へのモチベーションも変わってくるため、必ず記載するようにしよう。

コツ2.構造を論理的に構成する

 伝わるマニュアル作成のコツ2つ目は、マニュアルの内容・構造を論理的にすることだ。伝わりにくいマニュアルというのは、作業の内容や手順が明確でなく、読んでいる人が内容を理解しにくい。作業手順や、なぜその作業を順番通りに行う必要があるのか、内容を構造化して伝えることを意識して作成しよう。

コツ3.業務の評価・判断基準を明確にする

 伝わるマニュアル作成のコツ3つ目は、該当業務を行うことのゴール・評価や、何をもって手順が完了したことになるのかの判断基準を明確にすることだ。例えば、清掃に関するマニュアルを作成した場合、洗面台を掃除するという漠然としたものではなく、洗面台をどの洗剤を使うのか、拭き上げの際は水滴が無い状態にするなど具体的に業務手順や完了の目安を記載するようにしよう。

コツ4.具体例を入れてわかりやすいようにする

 伝わるマニュアル作成のコツ4つ目は、マニュアルに作業手順のみを記載したり、対応方法を記載するだけでなく具体例をいれることだ。例えば、クレーム対応のマニュアルを作成する場合、顧客に謝罪を行い、返金するという流れのみを記載するのではなく、具体的な事例や過去の失敗例・成功例を提示することで、読んでいる人が具体的な方法をイメージしやすくなる。

コツ5.一定期間で更新する

 伝わるマニュアル作成のコツ5つ目は、マニュアルを一定期間で更新することだ。一度作成されたマニュアルはその後更新がされず気づいたら5年も経っており、やり方が変わっていたということも多い。そのような事がないように、四半期に一回マニュアルのアップデートを行い、現場で使えるマニュアルを作成しよう。


マニュアル編集・作成の機能一覧


基本機能

機能 解説
素材画像の取り込み 業務手順などを伝えるために必要な写真や動画、画面キャプチャーなどを取得し、マニュアル作成に利用できるように管理する
編集画像 取り込んだ写真や動画、画面キャプチャーなどに対して画像加工や、文字や図形などの描き込みを行える
マニュアル作成 上記の画像に加えて、入力もしくは自動生成された説明文、図形などを用いてマニュアルを作成/編集し、紙媒体やデジタルコンテンツとして出力できる
操作マニュアルの自動作成 PC上でシステムやサービスなどを操作するだけで、画面のキャプチャーや解説の付与などを行い、マニュアルを自動作成してくれる
バージョン管理 作成したマニュアルのバージョンを管理し、バージョンごとにコメント記入などを行えるようにする
マニュアルの公開 作成したマニュアルをローカルサーバやクラウドストレージへ保管し、ユーザーが閲覧できるようにする


マニュアル作成・編集の基礎知識

 マニュアル編集・作成ツールとは、業務の手順、業務アプリケーションの操作などを視覚的に伝えるためのマニュアルを作成し、またそれを対象者に配布できるツールである。
「業務マニュアルを作成し、従業員のミスを減らしたい」
「マニュアルを作ることで社内の情報共有・ナレッジ化を行いたい」
マニュアル作成によって社内の不必要なコミュニケーションコストの削減、ベストプラクティスの社内での共有を行うことができるようになる。これらを円滑に行うためにはマニュアル作成・編集ツールを使うことがおすすめだ。

 マニュアルには文章だけではなく、写真や画面キャプチャーなどを交えて、誰にでも分かりやすく、また、統一性を持ったマニュアルを簡単な手順で作成可能だ。
さらに、昨今では動画ベースのマニュアルや、多言語マニュアルの作成に対応したツールなども増えている。

 業務アプリケーションやソフトウェアなどを対象とする際には、実際に操作を行うだけで自動的にマニュアルを作成するツールも存在する。作成したマニュアルはファイルとして配布するだけではなく、クラウド上に保管可能なケースもあり、PC、タブレット、スマートフォンなど、多様なデバイスを用いて手軽に閲覧できるようになっている。

マニュアル作成・編集ツールの導入メリット

 マニュアル作成や編集にツールを使うことで社内共有がスムーズになったり、セキュリティを高めることができる。具体的にツールを導入することで得られるメリットを3つ紹介する。

(1)ナレッジ共有が進み情報資産が増える

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット1つ目は、従業員それぞれの業務ノウハウをマニュアルに落とし込みよりよい作業方法を社内で共有でき、業務効率が上がり、社内の情報資産として蓄積させることができる点である。Wordでのマニュアル作成など一般的な方法でマニュアル作成を行うと、従業員が追加情報を随時更新することができずマニュアルの更新ができない。
一方でマニュアル作成ツールを使えば、従業員が気づいたよりよい作業方法(ベストプラクティス)を随時更新できるため、チームで業務効率を上げることができる。
例えば、社内情報管理に長けたマニュアル作成ツールであるNotePMを使えば、Webでマニュアル管理を行い更新がしやすく、情報検索がスムーズにできるため、わからないことがあれば従業員それぞれが検索して自己解決して仕事を進めることができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
恐らくほとんどの企業が過去の情報をナレッジ化しようと色々なツールを用いているかと思います。
その際、適当な無料ツールを用いて最初はうまく運用は出来ても、大量に情報が増えていくと管理が大変となり、月日が流れなくなると使われなくなる・・・。
というのはあるあるかと存じます。
ですので情報管理には有償でも優れたツールが必要と考えています。
NotePMは細かなカスタマイズが可能で、しかも操作も直感的にしやすく全社員が利用するツールなのに大きなトラブルが起きておりません。
色々な職種が利用する場面が多いので、誰もが操作しやすいというのは長く使っていくにあたってとても重要なので助かっています。
製品名:NotePM
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/notepm/reviews/49664

(2)人材育成コスト削減

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット2つ目は、人材育成にかかるコストを削減することができる点だ。マニュアルは生産性の高い方法で業務を行うための方法をまとめたものであるが、使い勝手が悪ければ結局作業方法を上長などに逐一聞くことになる。
例えば、マニュアルを画像や動画化できるTeachme Bizを使えば、作業方法がわかりにくいものを画像や動画で伝えることができるので、文書によるマニュアルよりも格段に情報を伝えやすくなり、従業員がマニュアルで作業方法をより理解出来、実践まで進めることができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
教育に画像や動画を使って教えられます。ペーパーレスの効果もそうですが、マニュアルって運用変化や教育していく中でマニュアルって変わっていくものですし、そういう変化にも対応できるツールです。
製品名:Teachme Biz 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/teachme-biz/reviews/58843

(3)情報セキュリティ対策

 マニュアル作成ツールの導入によるメリット3つ目は、ツールを使うことでセキュリティ対策ができ、社内の重要な情報資産であるマニュアルの外部流出などから守ることができる点だ。マニュアルは情報内容によって社内の特定の人間内での共有を厳守したい場合や、外部の人間と共有することもあるが、そういった際にツールを使えば、共有範囲をカスタマイズして設定できるため、安心・安全に共有をすることができる。

マニュアル作成ツールの選定ポイント

 マニュアル作成ツールを使えば情報の伝達効率を上げ、セキュリティも万全な状態で社内の情報資産を守ることができる。
具体的にマニュアル作成ツールを選定する際にチェックしたいポイントを紹介する。

(1)操作性が良いか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント1つ目は、マニュアルの入力や閲覧の際の操作性が良いかがである。
マニュアルを作成する際には、同じようなマニュアルのテンプレートがツールで使える様になっていると、新規で作成するマニュアルの方針を立てられることができる。また、マニュアルを見て作業を行う従業員も、どういった作業をするのか、マニュアルの形式によってみやすさも違ってくる。
例えば、現場での作業マニュアルであれば、行った作業が正しいかどうかをチェックリスト形式で参照できるマニュアルであれば、ミスなく作業を行う事ができる。
チェックリストシステムアニーというマニュアル作成ツールは、マニュアルをチェックリスト形式で作成できるため、こういった作業のマニュアルに適している。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
難しくはないのだけれどミスが頻発するルーティン作業を洗い出してマニュアル化しています。取り込み用のCSVデータを使うことで複数の項目を効率的に入力できるのでマニュアルを速やかに作成できます。情報量が多く載せきらないものはURLでリンク先のデータを参照できるので便利です。
製品名:チェックリストシステムアニー
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/annie/reviews/52477

(2)教育に使えるか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント2つ目は、教育マニュアルとしてどれくらい教育コストを削減し、作業者がわかりやすいマニュアルを作ることができるかである。マニュアルを作っても結局実践するのに担当者が四六時中ついていないといけないということになると、マニュアルを作っている意味がなく、担当者のやり方が現場で蔓延し、一定のクオリティを提供することが難しくなる。
マニュアル作成ツールで実際にどれくらい教育に使えるか、動画などで伝えられる機能があるかチェックしよう。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
スマホやタブレットで撮影した業務フローなどの動画を手軽に動画研修・マニュアルとしてカンタンに作成することができるので、教育にかかる人件費等のコストを大幅に下げることができます。特に、マニュアルを改定する際も、その時々の業務フローを再撮影してアップしなおせば良いので、マニュアルのメンテナンスもとても効率よくできるところがとても魅力です!
製品名:Teachme Biz  
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/teachme-biz/reviews/45227

(3)セキュリティレベルが高いか

 マニュアル作成ツールを選定する際のポイント3つ目は、マニュアルの共有設定などが柔軟に変更でき、セキュリティ対策ができるかどうかだ。
社内の重要な情報資産である業務マニュアルが外部に流出してしまうのは企業の競争力低下も招く重要な問題である。特定の人と共有したいなどの要望に答えられるか、しっかり確認しよう。
以下のようなレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
ナレッジ共有に求める「投稿のしやすさ」は当たり前に備えつつ、最も重要なセキュリティレベルが高さが良いポイントだと思います。
【投稿のしやすさ】
この手の商品に求めている記事投稿の際のUI・UXについては満足しています。(マークダウン形式での入力サポート・スタンプ入力補助機能などの当たり前に使いたい基準を満たしてくれていると感じています。)
【セキュリティレベルの高さ】
何よりも良いと感じた点は、ログイン時の二要素認証を社内全員に強制できるなどのセキュリティレベルを容易に高められる点だと思っています。(機能的に二要素認証が可能なだけでなく、管理者から二要素認証の設定状況を確認できたり)
製品名:チェックリストシステムアニー 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/annie/reviews/52477

目的達成のためのマニュアル作成のコツ

 マニュアル作成を行う際には、相手に伝わるマニュアルを作成することが重要だ。相手に作業の目的を伝え、マニュアルを読んだ人がスムーズに作業を行う事ができるように以下のマニュアル作成のコツをおさえたマニュアル作成をできるようにしよう。

コツ1.イシューが分かるように記載する

 伝わるマニュアル作成のコツ1つ目は、イシューが分かるようにマニュアルを作成することだ。イシューとは、そのマニュアルで指定されている業務を行うのはなぜか、理由や目的のことだ。作業目的が明確になっている場合とそうでない場合には、従業員の作業へのモチベーションも変わってくるため、必ず記載するようにしよう。

コツ2.構造を論理的に構成する

 伝わるマニュアル作成のコツ2つ目は、マニュアルの内容・構造を論理的にすることだ。伝わりにくいマニュアルというのは、作業の内容や手順が明確でなく、読んでいる人が内容を理解しにくい。作業手順や、なぜその作業を順番通りに行う必要があるのか、内容を構造化して伝えることを意識して作成しよう。

コツ3.業務の評価・判断基準を明確にする

 伝わるマニュアル作成のコツ3つ目は、該当業務を行うことのゴール・評価や、何をもって手順が完了したことになるのかの判断基準を明確にすることだ。例えば、清掃に関するマニュアルを作成した場合、洗面台を掃除するという漠然としたものではなく、洗面台をどの洗剤を使うのか、拭き上げの際は水滴が無い状態にするなど具体的に業務手順や完了の目安を記載するようにしよう。

コツ4.具体例を入れてわかりやすいようにする

 伝わるマニュアル作成のコツ4つ目は、マニュアルに作業手順のみを記載したり、対応方法を記載するだけでなく具体例をいれることだ。例えば、クレーム対応のマニュアルを作成する場合、顧客に謝罪を行い、返金するという流れのみを記載するのではなく、具体的な事例や過去の失敗例・成功例を提示することで、読んでいる人が具体的な方法をイメージしやすくなる。

コツ5.一定期間で更新する

 伝わるマニュアル作成のコツ5つ目は、マニュアルを一定期間で更新することだ。一度作成されたマニュアルはその後更新がされず気づいたら5年も経っており、やり方が変わっていたということも多い。そのような事がないように、四半期に一回マニュアルのアップデートを行い、現場で使えるマニュアルを作成しよう。


マニュアル編集・作成の機能一覧


基本機能

機能 解説
素材画像の取り込み 業務手順などを伝えるために必要な写真や動画、画面キャプチャーなどを取得し、マニュアル作成に利用できるように管理する
編集画像 取り込んだ写真や動画、画面キャプチャーなどに対して画像加工や、文字や図形などの描き込みを行える
マニュアル作成 上記の画像に加えて、入力もしくは自動生成された説明文、図形などを用いてマニュアルを作成/編集し、紙媒体やデジタルコンテンツとして出力できる
操作マニュアルの自動作成 PC上でシステムやサービスなどを操作するだけで、画面のキャプチャーや解説の付与などを行い、マニュアルを自動作成してくれる
バージョン管理 作成したマニュアルのバージョンを管理し、バージョンごとにコメント記入などを行えるようにする
マニュアルの公開 作成したマニュアルをローカルサーバやクラウドストレージへ保管し、ユーザーが閲覧できるようにする