SmartDBの評判・口コミ 全187件

改善してほしいポイント

多くの機能があり、理解して使いこなせるようになれば非常に便利だと思うが、その分初心者が直感的にわかるツールではないため、実際に業務で利用できるワークフローを作成するには学習支援の講習を受講した上で何度か作成を繰り返して慣れる必要があると感じる。また、管理者による制限や言葉の言い回しに独特な部分もあるので、そうした点でも慣れが必要だと思う。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

弊社では他のシステムも併用しているので、ワークフローで使用しているのはSmartDBだけではありませんが、業務効率化やペーパーレス化を考える際には、一番ワークフローが作成しやすいシステムなのではないかと思います。

改善してほしいポイント

スマホアプリがない点を改善して欲しい。
ブラウザから操作すればいいのだけど、外出先などからも手軽に承認できるよう、Smart DBの専用アプリを作って欲しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

承認業務の大部分を自動化できたので、人件費を削減できただけでなく、それまで人力で振り分け作業を行っていたときよりもリードタイムも大幅に短縮できた。審査により事業を止めないことは大きなメリットだと考える。

検討者へお勧めするポイント

現場で手軽に運用できる点がお薦め

改善してほしいポイント

連携定義やサブプロセスなど、他バインダと連携させる方法が分かりにくい。
また、別バインダでも同じ部品を使いたいときは、コピペできるようになるとありがたい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これまでは紙の手書き申請で、上司を探して押印をもらっていた。その情報を各個人がExcelに手入力で管理し、グループメンバーとの情報共有ができていなかった。それをSmartDBに置き換えることによって無駄な手間を省き、一元管理できるようになった。自分の好きなように部品を設定し、記入した情報はすべて表示できるのはもちろん、必要な部分だけを抜き出して表示でき、容易に管理できるようになった。

改善してほしいポイント

アカウントがない人でもフォームに入力できるようになれば、取引先へのアンケートとしても活用できそうだし、アンケートにかかるシステム費を削減できると感じる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前に使用していたシステムのサービス停止に伴い、その業務を引き継ぐために導入した。拡張性が高いため、その業務以外にも様々な業務を取り込むことができ、業務の一元管理が進んだ。また、ペーパーレス化にもつながった。

検討者へお勧めするポイント

連携できるシステムが多いため、使用しているシステムが多く、業務によってシステムの行き来が多い会社には向いていると思う

改善してほしいポイント

認定試験がかなり難しいです。一番下のBRONZEランクでも難しかったです。
機能制限の方法がいくつもあるので、どのような場合にどの機能を利用すべきかが把握しやすい資料があるとよいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

兼任者も多く、承認フローが複雑ですが、柔軟に対応できています。
認定試験の活用があることで、しっかり学ぶ必要があり、結果的に利用が進んだり、定着していくのかなと感じました。

改善してほしいポイント

自由度が高いゆえに最初の設定に時間がかかることや、大規模データ処理では専門知識が求められるケースもあります。（弊学では他部署に最初の構築をお願いしている状況です。）それでも、日常的に多くの調整・依頼・確認作業が発生する業務においては非常に強力なツールであり、現場主導で柔軟に改善を進めたい組織に最適だと感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

依頼 → 資料共有 → 回答 → 承認 → 記録という流れがSmartDB上で完結し、メール待ち・書類待ちがほぼなくなりました。
ユーザーも「申請から承認までがシステムで完結し、可視化できた」と高く評価しています。

検討者へお勧めするポイント

SmartDBは、紙やメールを中心に行っていた業務を一気に効率化したい組織に特に向いています。依頼・資料共有・進捗管理といった一連のプロセスを一つのプラットフォームに統合できるため、業務の滞りや情報の散在が解消され、全体の流れがスムーズになります。また、ワークフローを通じて進捗が「見える化」されるため、誰が対応中かが即座に確認でき、判断や対応が遅れることがなくなります。さらに、SmartDBは細かな権限設定や監査ログといった安全性の高い仕組みを備えており、センシティブな情報も安心して共有できる点が大きな魅力です。ノーコードで画面やフローを作成できるため、現場主導で改善を進められる柔軟性もあり、運用履歴や過去データの検索も容易なため、説明責任が求められる業務でも大きく負担を軽減できます。

改善してほしいポイント

今のところデメリットに感じる点はないのですが、他システムとの連携がスムーズに行える・連携しやすいと更に利用しやすくなると思います。
おすすめ機能等の案内がくると嬉しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

今までメールで受領するところからスタートしていた業務がアプリで完結できるため、一連の流れを確認しやすく作業漏れも減ると思います。（実運用し始めたところです。）
以前のExcel入力より入力箇所がわかりやすく、不要な箇所は表示・非表示できることから入力ミスも減ると思いますので今後　他のアプリが運用されることも楽しみです。

検討者へお勧めするポイント

Excel、メール等で対応しているものからの変更が業務効率化に役立つと思います。
ワークフローも入力しやすく、「以前のものより使いやすい、わかりやすい」と利用者からの評判も良好です。

改善してほしいポイント

そもそも、どの部品を使うと何ができるのか、がわからず一つ一つの部品をオン・オフしながら試すのが膨大な時間が必要でした。また、不明な点があった時に誰にも聞くことができなかったため、習得するまでに時間がかかってしまいました。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

ある業務において、学内の教員100名以上に対して教員が入力し、回答するためのエクセルファイル（すべて固有のファイル）をメールにて送る必要がありました。

エクセルファイルにはパスワードをしていましたが、送り間違える可能性もあり、かなりの神経を必要としました。
また、メールで双方向のやり取りが複数回発生すると、対応に抜け漏れが生じる可能性もあり、注意が必要でした。

SmartDBでは対象教員に対して一斉にメール通知ができ、通知されたメールにあるリンクから個々の教員に必要な個別の情報を提供でき、かつ、情報収集を簡易にすることもできるため、作業効率が格段に向上しました。

また、未回答教員へのリマインドも自由に設定することができ、作業全体にフィットする仕組みを業務担当者自身が作成できたことも大きなメリットでした。

作業時間としては、メールの送受信対応に係る時間、個別ファイルを作成する時間、未回答者へのリマインドを準備するための時間、など10時間程度かかっていたものが1時間程度になったと思われます。

改善してほしいポイント

デザインの自由度: フォームのレイアウトやデザインはある程度テンプレート化されており、完全な自由配置はできないため、UIにこだわるユーザーからは要望が出ることがある。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙とExcelのリレーで行われていた決裁業務をデジタル化し、承認までのリードタイムを大幅に短縮できました。
また、稟議書や押印申請の完全ペーパーレス化を実現しました。