【2025年】グループウェアのおすすめ10製品（全42製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

グループウェアの基礎知識

グループウェアとは、企業などの組織内のメンバーがスケジュールやタスク、業務に用いる資料や書類、あるいはアイデアやノウハウなどの情報を共有するためのシステムです。スケジューラ、掲示板、回覧板、ファイル共有、電子メール、さらにはワークフローや会議室などの設備予約といったツールで構成された統合パッケージとして提供されるケースが多いです。またその他に、自社の業務に合わせた案件管理や日報などの独自のシステムをデータベース上などで作成できる機能も備えたものもあります。


グループウェアの定義
・組織全体／チームのスケジュールをカレンダーに登録・確認できる
・全社員へのお知らせなどを掲示板等で通知できる
・ファイルやナレッジ／ノウハウなどを保管・管理できる

グループウェアの導入効果

グループウェアを比較する際のポイント

機能面

コスト面

サポート面

グループウェアのメリット

情報共有の効率化

コミュニケーションの強化

業務の統合管理

業務フローの最適化

カスタマイズの柔軟性

グループウェアのデメリット

導入初期のコスト

操作の複雑さ

過度な情報共有

セキュリティの課題

独自のカスタマイズの制限

グループウェアをおすすめするユーザー

グループウェアと関連のあるソフトウェア

グループウェアの機能

利用者側の基本機能

管理者側の基本機能

グループウェアの導入要件・他ツールとの連携方法

一般的な導入方法・導入環境

他製品との連携効果

グループウェアの導入効果

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グループウェアを導入することで、社員間でのスケジュール調整や共有、情報伝達や知識の共有が容易になり、グループワークの生産性向上が実現できます。具体的には、予定確認や会議設定のために各人に聞いて回るといったコミュニケーションの無駄が排除でき、業務効率の向上が見込まれます。さらに、気軽なコミュニケーションや情報伝達ができることで、いわゆる組織内の“風通しをよくする”効果も期待できます。

また、経営層にとっては、社員の動きを可視化でき、よりスピーディーな経営判断にも役立てられます。また、スマートフォンやタブレットなどでも利用可能な製品・サービスが多く、物理的に離れた社員同士のコミュニケーションにも有効という点から、働き方改革を実現するための基盤としても改めて注目されています。

グループウェアを比較する際のポイント

グループウェアは、組織の業務効率やコミュニケーションの質を向上させるために重要なシステムです。しかし、グループウェアにはさまざまな種類や機能があり、自社のニーズに合ったものを選ぶのは簡単ではありません。そこで、グループウェアを比較する際に注意すべきポイントを以下に紹介します。

機能面

グループウェアの機能は、大きく分けて基本機能と応用機能に分けられます。基本機能とは、スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、メール、掲示板など、ほとんどのグループウェアで共通して提供される機能です。応用機能とは、ワークフロー、会議室予約、案件管理、日報など、自社の業務に合わせてカスタマイズできる機能です。グループウェアを比較する際には、自社が必要とする機能が備わっているかどうかを確認しましょう。また、機能だけでなく、使いやすさや操作性も重視する必要があります。グループウェアの導入には多くの時間やコストがかかりますが、それに見合うだけの効果が得られない場合もあります。その原因の一つとして、ユーザーがグループウェアを使いこなせないことが挙げられます。グループウェアのインターフェースがわかりにくかったり、操作が煩雑だったりすると、ユーザーは使う気力を失ってしまいます。そのため、グループウェアを比較する際には、デモやトライアルなどで実際に使ってみて、自社のユーザーにとって使いやすいものを選ぶことが大切です。

コスト面

グループウェアのコストは、主にライセンス料と導入費用から成ります。ライセンス料とは、グループウェアを利用するために支払う料金です。ライセンス料は、一般的にユーザー数や利用期間に応じて変動します。導入費用とは、グループウェアを導入する際に発生する費用です。導入費用は、サーバーの設置やネットワークの整備、カスタマイズやデータ移行などの作業費用や教育費用などが含まれます。グループウェアを比較する際には、ライセンス料だけでなく導入費用も考慮する必要があります。また、グループウェアの種類によってもコストが異なります。グループウェアには大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型とは、自社でサーバーを設置して運用するタイプのグループウェアです。オンプレミス型のメリットは、セキュリティやカスタマイズの自由度が高いことです。しかし、その分、導入費用や運用費用が高くなります。クラウド型とは、インターネット上にあるサーバーを利用するタイプのグループウェアです。クラウド型のメリットは、導入費用や運用費用が安く済むことです。しかし、その分、セキュリティやカスタマイズの自由度が低くなります。グループウェアを比較する際には、自社の予算やニーズに合わせてオンプレミス型かクラウド型かを選ぶことが重要です。

サポート面

グループウェアを導入した後も、トラブルや問題が発生する可能性があります。その際に、グループウェアの提供者から適切なサポートを受けられるかどうかは大きなポイントです。グループウェアを比較する際には、サポートの内容や範囲、対応時間や方法などを確認しましょう。また、グループウェアの提供者の信頼性や実績も重視する必要があります。グループウェアは長期的に利用するシステムですから、提供者が安定して運営されているかどうかもチェックしましょう。

以上のように、グループウェアを比較する際には機能面、コスト面、サポート面の三つのポイントに注意することが大切です。自社の業務やニーズに合ったグループウェアを選ぶことで、組織の生産性やコミュニケーションの質を向上させることができます。

グループウェアのメリット

グループウェアは、組織内での情報共有やコミュニケーションを効率的に行うためのシステムとして多くの企業や組織に導入されています。以下、その主なメリットを解説します。

情報共有の効率化

グループウェアを使用すると、スケジュールやタスク、業務資料、アイデアやノウハウなどの情報を組織内のメンバーと迅速に共有することが可能となります。これにより、自社や組織の業務効率が向上します。

コミュニケーションの強化

コミュニケーションツールとしての側面も持つグループウェアにより、メンバー同士の連携や認識のズレを最小限に抑えることができます。

業務の統合管理

スケジューラや掲示板、回覧板など、多岐にわたる機能が統合されているため、業務の一元管理が実現され、ミスの防止や業務の進行状況の把握が容易になります。

業務フローの最適化

ワークフローや設備予約などの機能を活用することで、業務の手続きや流れを標準化し、業務プロセスの効率化や質の向上を図ることが可能となります。

カスタマイズの柔軟性

自社や組織の業務ニーズに合わせて、案件管理や日報などの独自のシステムをデータベース上で作成する機能もあり、自社の運用に合わせたカスタマイズが可能です。

上記のように、グループウェアの導入は、情報の一元管理、業務効率の向上、コミュニケーションの質の向上など、多くのメリットをもたらします。

グループウェアのデメリット

グループウェアは、情報共有やコミュニケーションの効率化を図るための有効なツールですが、一方で、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下、その主要なデメリットを詳しく解説いたします。

導入初期のコスト

グループウェアの導入には、システムの設置やカスタマイズ、スタッフの研修など、初期コストがかかる場合が多いです。特に大規模な組織や自社の業務内容に特化した機能を求める場合、費用が高額になることも考えられます。

操作の複雑さ

多機能であるため、一部のユーザーにとっては操作が複雑に感じられることがあります。研修やサポートが不足している場合、十分な機能を活用できない可能性も出てきます。

過度な情報共有

情報を自由に共有できる一方で、不要な情報が氾濫し、本当に必要な情報が埋もれてしまうことが考えられます。これにより、組織内での情報の取捨選択が難しくなる場合があります。

セキュリティの課題

グループウェア上での情報共有が活発になると、セキュリティの問題も顕在化します。外部からの不正アクセスや情報の漏洩を防ぐための対策が不十分な場合、大きなリスクとなり得ます。

独自のカスタマイズの制限

独自のシステムをデータベース上で作成できる機能も提供されていますが、一部のグループウェアではカスタマイズの範囲に制限がある場合があります。結果として、自社の業務ニーズを十分に満たすことが難しいことも考慮する必要があります。

グループウェアのデメリットを理解し、正確に対策や準備を行うことで、効果的な情報共有やコミュニケーションの実現を目指すことが重要です。

グループウェアをおすすめするユーザー

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導入検討ユーザー
全社員で共通して利用可能な情報共有の場を用意することで、社内の風通しをよくし、また、現場の動きや意識をもとに迅速かつ的確な判断を行えるようにしたい経営層。
古くから利用してきたオンプレミス型グループウェアからクラウド型グループウェアへ移行することで、運用管理の負担をなくしたい情報システム部門。

グループウェアと関連のあるソフトウェア

ワークフローシステム：組織内で行われている申請や稟議などの各種業務プロセスを効率化するためのシステムです。

グループウェアの機能

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利用者側の基本機能

機能	解説
スケジュール管理	全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
施設予約	指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
ポータルの作成、表示	グループウェアの各機能へアクセスするリンクや、業務に必要な情報や通知などを1画面に集約する社内ポータルを作成、表示する
掲示板、回覧板	社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
ファイル管理機能	業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
ワークフロー	グループウェア上で稟議（りんぎ）申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
電子会議室	グループウェア上で意見交換を図れる場所を提供することで、時間や場所に縛られることなくやりとりを行える他、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てられる
アドレス帳、ユーザー名簿	組織内のユーザー情報（ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など）を登録・編集、参照できる
電子メール	一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
モバイルデバイス対応	モバイルアプリを提供、あるいはモバイルデバイス最適化されたWebインタフェースを提供し、モバイルデバイスからもスムーズに利用できる

管理者側の基本機能

機能	解説
組織情報の管理	ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
アクセス権限の設定	組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
社外アクセス管理	登録済みデバイス以外からのアクセスに制限をかける
ユーザーアカウントの一時停止	退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
ログ管理	グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する

グループウェアの導入要件・他ツールとの連携方法

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一般的な導入方法・導入環境

グループウェアは、既に多くの企業で導入が進んだツールと言えます。そのため、新たな製品・サービスを検討するタイミングとしては、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース、もしくは企業設立などに伴う新規導入が大部分を占め、いずれのケースにおいてもクラウド型グループウェアをまず検討することが主流となりつつあります。働き方改革に伴い、企業での働き方やコミュニケーションの在り方が変化していく中で、提供される機能が随時追加、更新されていくという点でもクラウド型のグループウェアの方が、メリットがあると考える企業も少なくありません。

　また、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース時には、移行先のグループウェアが同様の機能や使い勝手を提供できるか、既存のデータを取り込むことができるか、セキュリティポリシーは保てるかなど、いくつか留意すべき点があります。特に問題になるのは独自のデータベース・アプリをいくつも開発・利用しているケースが挙げられますが、ベンダーによってはグループウェアと連携できる業務アプリ作成ツールなどを受け皿として移行をサポートしているケースもあります。

他製品との連携効果

日常的な業務の中心的役割を果たすという性質上、グループウェアはさまざまな社内の業務システム、あるいはクラウドサービスとの連携が行われます。基本的な使い方としては、グループウェアのポータル画面などに外部システムから取得した情報を表示するなど、業務に必要なビジネス情報を集約するというものが挙げられます。例えば、給与計算システムと連携すれば、グループウェア上で給与明細を配布、閲覧することができます。また、APIの利用などによってスケジュールやカレンダーを基点とした連携が可能な場合もあり、例えば、ビデオ会議やWeb会議システムと組み合わせることで、グループウェアのスケジュール画面上で会議予約、開催などを行うことができるようになります。

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