良いポイント
来客受付と会議室運用の課題解決のためにAcallを導入しました。
来客受付はこれまで電話での応対と入室時に手書きで入館証の情報を記載いただいておりました。
Acallを導入してからは各担当者宛にチャット等で連絡が届くようになり、属人化していた受付電話応対を無くすことができました。また、入館情報もシステムに記録されるようになったため、お客様にその場で記載いただく必要がなくなり、スムーズにご案内できるようになりました。
会議室運用ではこれまで常習的な空予約が発生しており、会議室が無駄になってしまっていたことと、会議室が空いているように見えても既存の予約カレンダーを参照しないと使用してよいか判断できませんでした。
導入後は予約時間10分以内に利用開始がなかった場合は自動キャンセルされるようになり、会議室に設置したiPadからリアルタイムでその会議室が利用できるかを確認できるようになり、会議室利用の効率化を図れました。
利用データも詳細に取得できるため、今後の設備構成を検討するうえでも重要なデータとして活用しています。
改善してほしいポイント
会議室予約で予約できる期間を制限している場合、毎日0時に予約が開放される仕様になっており、予約確保のために深夜業務を行う従業員が出てしまっています。そのため、予約の開放時間も設定できるようにしていただけると大変助かります。
弊社では会議室の予約を行える担当者を絞るためにグループ機能を活用しているのですが、グループの割り当てを変更するには管理者権限が必要で、管理者権限ではできることが多すぎるため、メンテナンスのために一般社員へ権限を振り分けることが困難な状況です。そのため、グループ管理者のようにグループメンバー管理のみの権限付与や、グループ以外の方法で会議室予約の可否をコントロールできる手段をご用意いただくなど、柔軟な権限振り分けができると運用がしやすく助かります。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
会議室の空予約自動キャンセル機能により、約440時間分の会議室が開放されました。
また、会議室に設置したiPadから約130時間分を即時利用できました。
無駄な会議室予約の解消と、空いている会議室をその場で即利用できることにより、会議室の効率的な利用が促進されました。
また、会議室の使用時間や利用人数、利用部門等の情報が取得できるようになったため、将来の設備計画を立てる際に数値を基にした根拠ある資料作りに大いに活用できています。
また、受付にAcallを設置したことで受付電話に応対するために出社する必要がなくなりました。
来客のある担当者へ直接チャット等で通知が届くようになり、お客様をスムーズにご案内できるようになりました.
検討者へお勧めするポイント
受付と会議室予約を同じシステムで導入でき、来客情報の紐づけなども可能なため、非常にシンプルで効率よく利用できるシステムです。
受付の無人化や会議室の利用効率化などで課題を感じていらっしゃる企業は多いと思います。
運用課題解決にも繋がり、利用情報等のデジタル化による詳細なデータ収集にも役立つため、施設管理者目線でもユーザー目線でも非常に満足度が高いシステムです。
生成AI機能
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