良いポイント
今まで誰かの承認を取る必要のある書類は表計算ソフト(Excel)で作成していました。
Excelは個人で保管・印刷までしており、記入する紙の補充まで私の”仕事”。
面倒になってExcelをアップロードしておくから自分で印刷して、としたらいつのまにかフォームを崩され。
印刷したものに印鑑を押して、それをスキャンして、PDFにしたから「デジタル化!」満足され。
はじめからPDFにして印影スタンプ押したらどうですか?と尋ねると「スタンプの押し方わかんない」。
こうしたやりとりから解放されるのがAgileWorksです。
Excelでつくることとほとんど同じ手間で
①作成フォームは共有可能(個人のパソコンに保管しない)
②入力フォームを崩させない(そのうえ、入力規制も簡単! カタカナだけ、半角だけ、全角だけ、英語だけ、数字だけ!)
③日付印影が承認ボタンとともに捺印完了!
また魅力の一つは「この人に回す」と自由に承認ルートを決められることです。
組織図からはずれるけれど「この人にも見てほしい」というとき、会社の大きなシステムでは対応不可能なことが多いのでは?
コンパクトに、今から、今日から、始められるのが魅力です!
改善してほしいポイント
とくにJavaがまったくわからないので「こういうときはこのテンプレートをここにはりつけてここだけ修正したらいいよ」という、いにしえのHTML指南書的なものをください。
困ったの集合知がほしいです。
そして指南書は面倒でもあたまから必ず書いてください。
わかっているだろうの体で書かれても初手からつまずきます。
書かれていることは読み飛ばせても、書かれていないことを想像して脳内補完はできません。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
Excelは表計算ソフトであって、方眼紙ではありません。
簡単に「Excelで作って、紙に印刷して、保管」するためには
①複合機のメンテナンス対応
②複合機にコピー紙補充
③コピー紙購入
④コピー紙搬入受け取り
⑤保管のためのファイル購入
⑥保管のためのキャビネット購入(あるいは書庫を確保)
⑦保管が終わったら処分
処分はその内容いかんを問わず(そもそも厳密に保管できておらず、判断ができなかった)
機密文書処理をしなさいとなり、1度に2tほど業者に依頼して処分しました。保管書類の日付を見る限り(昭和〇年とありましたので)40年分は放置。結局「(申請書)保管しておいて」と言う人は指示で完了しており、そのあとの保管までは興味がない人でした。
置き場所がなくなって初めて処分せざるえなくなったものの保管指示した人はほとんど運び出しせず、他のメンバー(3人)で2tの重量に及ぶ書類を運び出し。これが1度ではなく、複数回あったので、ぞっとします。
紙で保管することは必要性のある特定のものに絞ればかかる費用は激減します。
そして「これをデジタル化する?」という話し合いを重ねることで、要・不要書類の選定もできるのでは?
検討者へお勧めするポイント
申請フォームをつくるのがとにかく簡単です。
会社の組織図に合わせるだけでなく、自由に(例えば突発的に小チームを作成したとして)ワークフロールートを設定できることも簡単です。
見本のように美しい申請フォームは難しくても、Excelレベルなら1日で複数個のワークフローを作成できます。
マーケティング部
OFFICIAL VENDER株式会社エイトレッド|マーケティング
弊社製品をご利用いただき誠にありがとうございます。また、レビューのご投稿につきましても重ねてお礼申し上げます。 部門ごとの申請・承認フローの標準化により、作業の属人化が解消され、業務の透明性とスピードが向上したとのこと、大変光栄に存じます。また、紙ベースの業務が電子化され、リモートワーク体制へのスムーズな移行が実現できたことも喜ばしい限りです。 AgileWorksの業務プロセスの可視化やワークフローの柔軟な設計が現場のニーズに応じた運用を可能にし、UIの直感性や他システムとの連携が社内の情報共有の効率化に役立っているとのご評価、誠にありがとうございます。 ご指摘いただきました画面遷移の多さや操作の煩雑さ、マニュアルやヘルプの情報量については、社内で共有し、今後の改善の参考とさせていただきます。 今後もご利用いただく中で、ご不明な点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にサポート窓口までご連絡ください。