良いポイント
・ページに入力した文字列を検索対象とすることができ、必要に迫られた時にすぐに登録した内容を検索できる。
・複数の文字列を指定し、それらが含まれたページをスピーディーに検索することができる。（AND検索ができる）
また作成済みのページが増えても検索速度が変わらず速いので、顧客との電話応対時にその場で検索＆回答をすることができるようになった。回答を確認するために電話を折り返し対応にすることが減った。短時間で回答できることが増えたため、顧客の満足度向上や会社のサポート窓口への信頼感も上がったと思う。
・PDFやパワーポイントの資料もページに登録できる。またPDF内の文字もテキストとして認識し、検索対象とすることができる。PDFの文字列もテキストとして認識できるシステムは珍しいのではないかと思う。
・作成したページを、NotePMのアカウントを持っていない人にも共有することができる。ページ開封時のパスワードの有無も設定できる。顧客からの質問を受けた際、説明となるNotePMのページURLを共有し、目を通してもらうよう依頼する場面もでてきた。対応の効率性が上がっている。
改善してほしいポイント
・ページに画像を登録でき、またその画像を編集することができる仕様となっている。（矢印や文字の挿入、四角枠を追加する等）個人的には、「画像を未編集の状態に戻す」という機能があれば良いなと思う。
画像をページに追加した時点で、手動で一度「ページ更新」を押下していれば、初期バージョンが保存されるので
未編集の状態に戻すことは出来る。
しかし画像を追加した後、一度保存をすることを忘れ、即座に画像の編集を開始してしまうことがある。そうなると、バージョンを遡って戻せるのは「画像を追加し編集した後、最初にページ更新を押下した時点」迄となるので、適切な編集を画像に施せていなかった場合には、画像の取り込みからやり直す必要がでてくる。
「未編集の状態に戻す」機能があることによって、より画像の編集がしやすくなると思うので是非検討してもらいたい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・顧客からの電話問い合わせに対し、その場でマニュアルを調べ回答できることが増えた。回答を確認するために折り返し対応にすることが1日5件程は減ったのではないかと思う。
・社員が顧客から電話質問を受けている時に、並行して別の社員がNotePM内の対応履歴データベースをもとに回答を確認する場面がうまれている。対応時間の短縮及び、回答の正確性を上げることにも役立っている。
・中途採用で入社した社員に対し、業務レクチャーの時間がなかなか割けない状態が続いていた。しかしNotePM内のマニュアルや対応履歴をまとめたページに目を通してもらうことで、早く業務を覚えてもらえるようになった。
検討者へお勧めするポイント
社内マニュアルや、覚えるべき内容が多い企業、部署にNotePMは非常におすすめです。
検索力・編集の容易さ・ページがNotePMのアカウントを持っていない人にも共有できる点・操作が簡単な点・サポート窓口にメール問い合わせをした際に、数時間以内には回答が返ってくる点・月額料金が安価な点 等、おすすめできる点はかなり多いです。
日々の社内のやり取りの中で重要な情報が埋もれていってしまうことは多いと思いますが、NotePMを導入することで、情報の照らし合わせが必要な場面でも慌てることが減るはずです。
「全て覚えなくても、必要な場面で検索すれば良い」という安心感も得られます。
