【2025年】メール共有システムのおすすめ10製品（全19製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

メール共有システムの基礎知識

メール共有システムとは、お問い合わせ窓口やヘルプデスクで受信するユーザーからの問い合わせやメールの対応状況を、担当メンバー間で共有し、対応業務を一覧化し、重複や対応の見落としを防ぐためのシステムやツールです。

ヘルプデスクやお問い合わせ窓口で導入することにより、ユーザーへのメール対応業務を効率化することが可能です。

また、ユーザーからのお問い合わせ内容を一元管理することで、問い合わせが多い商品やサービスを把握し、データの集計や各部門へのフィードバックなどが可能になるなど、さまざまな効果があります。

メール共有システムの人気おすすめ製品比較

メール共有システムが重要な理由

メンバー間でメールの管理や共有ができる

メールの送受信を効率化することができる

顧客情報の管理にも役立てることができる

メール共有システムの機能一覧・できること

ステータスの管理

メール情報の共有

メール権限の設定

承認フローの確認

レポーティング

メール共有システムの導入メリット

情報を一元的に管理できる

時間とコストを節約できる

タスクの進捗を可視化できる

セキュリティ対策を強化できる

複数デバイスからアクセスできる

メール共有システムの導入デメリット

導入や運用にコストが発生する

プライバシーの懸念が発生する

操作方法を習得する必要がある

スパム対策を工夫する必要がある

データの漏洩に備える必要がある

メール共有システムの選び方と比較のポイント

①：導入や運用にかかるコストは適正か

②：必要な機能は全て網羅されているか

③：現場が使いやすい操作性や使用感か

④：外部システムとの連携機能はあるか

⑤：サポートやフォローの体制は十分か

メール共有システムの価格・料金・費用相場

初期導入費用

月額利用料金

ユーザーごとの料金体系

カスタマイズ費用

サポート費用

無料トライアル

メール共有システムの最新トレンド2024

AIによる自動化機能の強化

マルチチャネル統合の進化

リモートワーク対応の強化

カスタマイズ機能の強化

セキュリティ機能の強化

メール共有システムと関連のあるソフトウェア

【規模別】メール共有システムの人気おすすめランキング

メール共有システムの高評価ランキング

中小企業で人気のメール共有システムランキング

中堅企業で人気のメール共有システムランキング

大企業で人気のメール共有システムランキング

メール共有システムの人気おすすめ製品比較

製品名	ユーザー満足度	レビュー数	価格
メールワイズ	4.1/5.0点	57件	500円～
メールディーラー	4.0/5.0点	46件	要お見積り
WEBCAS mailcenter	4.4/5.0点	6件	5,000円～
Re:lation	4.3/5.0点	13件	18,000円～

※Leader製品のうち、2024年11月12日時点における満足度の高い順番で表示しています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

メール共有システムが重要な理由

メンバー間でメールの管理や共有ができる

メール共有システムを導入することで、チームメンバー間でメールの管理や共有が容易になります。各メンバーが個別にメールを管理するのではなく、一元的に管理することで、情報の漏れや重複を防ぎます。また、過去のメール履歴をすぐに参照できるため、迅速な対応が可能になります。これにより、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、業務効率が向上します。

メールの送受信を効率化することができる

メール共有システムは、メールの送受信を効率化するためのツールです。共通の受信トレイを利用することで、誰がどのメールに対応するべきかを迅速に判断できます。また、自動返信やテンプレート機能を活用することで、定型的な対応をスピーディに行うことが可能です。これにより、対応時間を短縮し、顧客満足度の向上にも寄与します。

顧客情報の管理にも役立てることができる

メール共有システムは、顧客情報の管理にも大いに役立ちます。顧客とのやり取りを一元管理することで、顧客のニーズや履歴を簡単に把握できます。これにより、個々の顧客に対する対応がより的確に行えるようになります。また、メールと顧客情報を連携させることで、マーケティング活動や営業活動の効率化にも繋がります。顧客情報を一元管理することで、ビジネスの成長を支援します。

メール共有システムの機能一覧・できること

機能	解説
ステータス管理	問合せを「対応中」「保留中」といったステータスで一元的に管理することができる。担当者が対応を開始すると自動的にステータスが変更されるため、二重対応や未返信を防止することが可能
情報共有	重要度やタグなどによる分類の設定、コメントの追加やチャットによるコミュニケーションなどにより、問合せごとに社内で情報共有・管理することができる
承認フロー	対応経験が少ない担当者の場合、管理者が承認してから送信されるなど、承認フローを組み込むことができる
権限設定	担当者や管理者など、ユーザーごとに権限を設定し、操作権限を制御することができる
レポーティング	対応にかかった時間や担当者ごとの対応件数など実績を集計・グラフ化し、分析することができる

ステータスの管理

メール共有システムでは、各メールのステータスを管理する機能が提供されています。これにより、メールが未対応、対応中、完了などの状態を一目で確認でき、対応漏れを防ぐことができます。ステータス管理を活用することで、チーム全体の業務進捗を把握しやすくなり、効率的なタスク管理が実現します。

メール情報の共有

メール共有システムは、チーム内でメール情報を共有するための強力なツールです。全メンバーが同じ受信トレイを閲覧し、必要な情報を即座に共有できます。これにより、情報の重複や見落としが減少し、迅速かつ的確な対応が可能になります。メール情報の共有は、チーム全体の連携を強化し、コミュニケーションの円滑化に貢献します。

メール権限の設定

メール共有システムには、メールの閲覧や編集に関する権限を設定する機能があります。これにより、機密性の高い情報を適切に管理し、必要なメンバーだけがアクセスできるように制限することができます。メール権限の設定は、セキュリティの向上と情報管理の効率化に寄与します。

承認フローの確認

承認フローの確認機能を活用することで、メールの内容や対応に関する承認プロセスをスムーズに管理できます。特定のメールが誰によって承認されたか、どの段階で承認が必要かを明確にすることで、業務プロセスの透明性が向上します。承認フローの管理は、業務の効率化と品質保証に役立ちます。

レポーティング

メール共有システムは、対応状況や業務の進捗を可視化するためのレポーティング機能を提供します。対応件数、対応時間、ステータス別のメール数など、さまざまなデータをレポートとして生成できます。レポーティング機能を活用することで、業務の改善点を明確にし、効果的な施策を講じることが可能になります。

メール共有システムの導入メリット

情報を一元的に管理できる

メール共有システムを導入することで、チーム内のすべてのメールを一元的に管理できます。これにより、各メンバーが個別にメールを管理する必要がなくなり、情報の漏れや重複が防止されます。全員が同じ情報を共有することで、業務のスムーズな進行が実現し、コミュニケーションの効率が向上します。

時間とコストを節約できる

メール共有システムは、業務の効率化を図るための重要なツールです。メールの対応や管理にかかる時間を大幅に削減できるため、結果として人件費や運用コストの節約に繋がります。また、自動化機能やテンプレートの活用により、手作業によるミスを減らし、迅速な対応が可能になります。

タスクの進捗を可視化できる

メール共有システムは、各メールのステータスやタスクの進捗をリアルタイムで可視化する機能を提供します。これにより、誰がどのタスクを担当しているのか、どのメールが未対応であるのかを一目で確認でき、チーム全体の業務効率が向上します。進捗状況の共有は、プロジェクト管理にも役立ちます。

セキュリティ対策を強化できる

メール共有システムは、セキュリティ対策の強化にも寄与します。アクセス権限の設定や二要素認証などのセキュリティ機能を活用することで、機密情報の漏洩や不正アクセスを防ぐことができます。これにより、安心してメールのやり取りを行うことができ、企業の信頼性が向上します。

複数デバイスからアクセスできる

メール共有システムは、PC、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスからアクセス可能です。場所や時間を問わずにメールを確認・対応できるため、リモートワークや外出先での業務もスムーズに行えます。これにより、働き方の柔軟性が高まり、業務の生産性が向上します。

メール共有システムの導入デメリット

導入や運用にコストが発生する

メール共有システムの導入には、初期費用や月額利用料がかかる場合があります。特に高度な機能を備えたシステムはコストが高くなることがあり、予算に影響を与える可能性があります。さらに、システムの運用にはメンテナンス費用やサポート費用が発生することがあるため、長期的なコストを考慮する必要があります。

プライバシーの懸念が発生する

メール共有システムを使用することで、すべてのメールがチーム全体で共有されるため、プライバシーに関する懸念が生じることがあります。特に、個人的な内容や機密情報が含まれる場合、適切なアクセス制御とプライバシー保護の対策が必要です。プライバシーの懸念を解消するためには、厳格な権限設定と使用ポリシーの策定が重要です。

操作方法を習得する必要がある

新しいシステムを導入する際には、操作方法を習得するためのトレーニングが必要です。特に、従来の方法から大きく異なる操作が求められる場合、慣れるまでに時間がかかることがあります。効果的なトレーニングプログラムを提供し、スタッフが迅速にシステムを活用できるようサポートすることが重要です。

スパム対策を工夫する必要がある

メール共有システムを利用する際には、スパムメールの対策が必要です。大量のスパムメールが共有受信トレイに届くと、重要なメールが埋もれてしまう可能性があります。スパムフィルタリング機能を導入し、スパムメールを自動的に振り分けることで、効率的なメール管理を実現することが求められます。

データの漏洩に備える必要がある

メール共有システムの導入に伴い、データの漏洩に対するリスクも考慮する必要があります。特にクラウドベースのシステムを使用する場合、セキュリティ対策が不十分だと不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティ対策を強化し、定期的な監査や脆弱性のチェックを行うことで、データの安全性を確保することが重要です。

メール共有システムの選び方と比較のポイント

①：導入や運用にかかるコストは適正か

メール共有システムを選定する際には、導入や運用にかかるコストが適正であるかを確認することが重要です。初期費用、月額利用料、メンテナンス費用などを総合的に評価し、予算内で最大の効果を得られるシステムを選びましょう。また、コストパフォーマンスを見極めるために、無料トライアルやデモを活用することも有効です。

②：必要な機能は全て網羅されているか

選ぶべきメール共有システムには、自社の業務に必要な機能が全て揃っていることが求められます。ステータス管理、メールの共有、権限設定、承認フロー、レポーティングなど、日々の業務に役立つ機能が充実しているかを確認しましょう。機能の充実度が高いシステムを選ぶことで、業務効率の向上が期待できます。

③：現場が使いやすい操作性や使用感か

メール共有システムの操作性や使用感も重要な選定基準です。直感的なインターフェースを持ち、誰でも簡単に操作できるシステムを選びましょう。ユーザーフレンドリーなデザインであることが、現場での迅速な導入と高い利用率を実現する鍵となります。デモやトライアルを通じて、実際の使用感を確認することが大切です。

④：外部システムとの連携機能はあるか

メール共有システムが他の業務システムと連携できるかも重要なポイントです。CRMやERP、カスタマーサポートシステムなどとスムーズにデータ連携できる機能が備わっているかを確認しましょう。APIの提供やインテグレーションの柔軟性が高いシステムを選ぶことで、業務の効率化とデータの一元管理が可能になります。

⑤：サポートやフォローの体制は十分か

システム導入後のサポート体制やフォローの質も重要な比較ポイントです。トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるか、導入時のトレーニングや継続的なサポートが提供されるかを確認しましょう。充実したサポート体制を持つシステムを選ぶことで、安心して長期的に利用することができます。

メール共有システムの価格・料金・費用相場

初期導入費用

メール共有システムの初期導入費用は、システムの規模や機能の複雑さによって異なります。一般的には、数万円から数十万円程度の初期費用がかかることが多いです。カスタマイズや特別な設定が必要な場合には、さらに高額になることがあります。導入前に詳細な見積もりを取得し、予算内での導入を計画することが重要です。

月額利用料金

月額利用料金は、基本プランからプレミアムプランまでさまざまな価格帯が存在します。基本プランでは月額数千円から数万円程度で利用できることが多く、プレミアムプランでは月額10万円以上となる場合もあります。利用する機能やユーザー数によって料金が変動するため、自社のニーズに合ったプランを選ぶことが求められます。

ユーザーごとの料金体系

多くのメール共有システムは、ユーザーごとの料金体系を採用しています。基本的な料金プランに加えて、追加ユーザーごとに月額料金が発生するモデルです。例えば、1ユーザーあたり月額1,000円から3,000円程度の料金設定が一般的です。利用するユーザー数に応じてコストが増加するため、適切なユーザー数の見積もりが必要です。

カスタマイズ費用

特定のニーズに合わせてシステムをカスタマイズする場合、追加の費用が発生します。カスタマイズ費用は、要件の複雑さや作業量によって異なり、数万円から数十万円程度が相場です。事前に必要なカスタマイズ項目を明確にし、ベンダーと協議して見積もりを取得することが重要です。

サポート費用

メール共有システムの利用には、サポート費用が含まれることが一般的です。基本的なサポートは料金に含まれていることが多いですが、追加のサポートやトレーニング、コンサルティングサービスを利用する場合には、別途費用が発生することがあります。サポート内容と費用を事前に確認し、必要なサポートを受けられるかをチェックしましょう。

無料トライアル

多くのメール共有システムは、無料トライアルやフリーミアムプランを提供しています。無料トライアル期間を利用することで、システムの機能や使い勝手を実際に確認できます。フリーミアムプランでは、基本的な機能を無料で利用できるため、初期コストを抑えつつシステムの導入を検討することが可能です。

メール共有システムの最新トレンド2024

AIによる自動化機能の強化

2024年のメール共有システムでは、AI技術を活用した自動化機能の強化が進んでいます。AIがメールの内容を解析し、自動的に適切なフォルダに分類したり、返信テンプレートを提案したりする機能が追加されています。これにより、業務効率が向上し、迅速な対応が可能となります。

マルチチャネル統合の進化

最新のメール共有システムでは、メールだけでなく、チャットやSNSなどの他のコミュニケーションチャネルとも統合されています。これにより、異なるチャネルでのやり取りを一元管理でき、顧客対応の一貫性が保たれます。マルチチャネル統合により、どのチャネルからの問い合わせにも迅速に対応できる体制が整います。

リモートワーク対応の強化

リモートワークの普及に伴い、メール共有システムもリモートワークに対応した機能が強化されています。クラウドベースのシステムを利用することで、どこからでもアクセス可能であり、チームメンバーが場所を問わずに協働できます。また、セキュリティ対策も強化されており、安全に業務を遂行できます。

カスタマイズ機能の強化

2024年には、各企業のニーズに合わせてカスタマイズできるメール共有システムが増えています。ユーザーインターフェースや機能を柔軟にカスタマイズできることで、より使いやすく、自社の業務フローに最適なシステムを構築できます。これにより、導入後の業務効率がさらに向上します。

セキュリティ機能の強化

最新のメール共有システムでは、セキュリティ機能がさらに強化されています。データの暗号化や二要素認証、アクセス権限の細かい設定が可能となり、機密情報の保護が徹底されています。セキュリティ強化により、安心してシステムを利用できる環境が提供されています。

メール共有システムと関連のあるソフトウェア

ヘルプデスクツール
多くのヘルプデスクツールにはメール共有機能が含まれており、問い合わせの一元管理、チケット発行、対応状況の追跡などが可能です。これにより、チーム全体で効率的に顧客サポートを行うことができます。

CRMツール
CRM（顧客関係管理）ツールは、メール共有システムと連携することで、顧客とのやり取りを包括的に管理することができます。メールでのやり取りを顧客データと紐付けることで、より個別化されたサポートを提供し、顧客満足度を向上させることが可能です。

ワークフローシステム
ワークフローシステムは、メール共有システムと組み合わせることで、メール対応のプロセスを自動化し、効率化することができます。例えば、特定のキーワードを含むメールを自動的に適切な部門に振り分けたり、対応期限を設定して自動的にリマインダーを送ったりすることが可能になります。

ビジネスチャット
ビジネスチャットは、メール共有システムと連携することで、チーム内のコミュニケーションを円滑にします。複雑な問い合わせや緊急の案件について、チャットを通じて迅速に情報を共有し、対応方針を決定することができます。

FAQシステム
FAQシステムは、メール共有システムと連携することで、頻繁に寄せられる質問に対する標準的な回答を管理し、効率的に利用することができます。これにより、回答の品質を一定に保ちながら、対応時間を短縮することが可能になります。

【規模別】メール共有システムの人気おすすめランキング

メール共有システムの高評価ランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
WEBCAS mailcenter	4.3/5.0点	6件	5,000円～
メールワイズ	4.2/5.0点	57件	500円～
Tayori	4.2/5.0点	4件	0円～
Re:lation	4.1/5.0点	13件	18,000円～

※上記のランキング表は、2024年11月12日時点の「メール共有システムの高評価ランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

中小企業で人気のメール共有システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
メールワイズ	4.3/5.0点	39件	500円～
Re:lation	4.1/5.0点	11件	18,000円～
メールディーラー	4.0/5.0点	26件	要お見積り
Jira Service Management	3.8/5.0点	3件	0円～

※上記のランキング表は、2024年11月12日時点の「中小企業で人気のメール共有システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

中堅企業で人気のメール共有システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
メールディーラー	4.1/5.0点	16件	要お見積り
メールワイズ	3.8/5.0点	13件	500円～

※上記のランキング表は、2024年11月12日時点の「中堅企業で人気のメール共有システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

大企業で人気のメール共有システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
メールワイズ	4.4/5.0点	5件	500円～
メールディーラー	4.0/5.0点	3件	要お見積り

※上記のランキング表は、2024年11月12日時点の「大企業で人気のメール共有システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。