業務資料や申請書、契約や帳簿に関わる書類を電子化して管理する「文書管理ツール」の導入を検討する企業が増えています。文書の検索や共有を効率化できる文書管理ツールですが、機能や保存できる文書はさまざまです。

そこで本記事では、導入前に機能と使い勝手を確認できる「無料トライアル」を設けている文書管理ツールを7つご紹介します。無料トライアルを活用して、自社に合ったツールを効率的に導入しましょう。

DirectCloud：大企業や大容量ファイルを管理したい企業におすすめ

DirectCloudは、法人向けの多機能なオンラインストレージサービスです。メールでリンクを共有するだけで、メール送受信ができない大容量ファイルなどを安全に受け渡しできます。データ暗号化、不正アクセス対策など高いセキュリティを有しており、機密文書の管理にも適しています。

管理者機能も搭載しており、使用機能制限やアクセスレベル設定などの管理作業を効率化できます。ユーザー数に関わらない容量ごとの料金プランなので、大企業や取引先とのデータ共有が多い企業におすすめです。

・DirectCloudの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間。期間終了後に自動解約

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DirectCloudの参考レビュー

・ユーザー数無制限の容量課金タイプの為、ユーザーの増減を気にする必要が無い。
　ユーザー数課金の場合は、増減の度に社内申請が必要となる為、非常にありがたいです。
・クラウドストレージとして必要な機能は一通りあると思います。
　また、ビジュアル・操作面も良く出来ており、直感的に使うことが出来ます。
・サポート面も良い印象です。レスポンスが良く丁寧です。FAQも充実している為、運用で躓く事が有りませんでした。
・操作ログはかなり細かいレベルで保持しています。この場合、必要なログの抽出が大変なのですが、
　ログの抽出機能がしっかりしているので、必要な時に必要なログをすぐに取得する事ができました。

DirectCloudへのレビュー「ユーザー数無制限の容量課金タイプでコストパフォーマンスが高い」より

DocuWorks：紙の書類を管理するような使いやすさが魅力

DocuWorksは、文書の作成から受け渡しまで一貫してスムーズに管理できるドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。外部アプリケーションで作成した文書やスキャンした書面をDocuWorks文書に変換し、一元管理します。ExcelやWord、PDFなど形式が違うファイルをすべて統合し、結合したり順番を入れ替えたりと、紙の書類を整理するように保管できるのが特徴です。

テキストやスタンプの追加で文書に注釈やコメントをつければ、グループ内で校閲、編集などをチェックするワークフローを効率化できます。基本パッケージなら、1ライセンス17,800円で導入できるリーズナブルな価格設定も魅力です。

・DocuWorksの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。オプション機能は要相談

・DocuWorksの参考レビュー

バラバラに出力したデータを、1つにまとめられる事が魅力です。

仕事上、300ページを超える計算書等をよく作成していますが、単元ごとに出力してまとめておけるし、並び替えも用意。
更新があった節だけを入れ替えていけば良いので、完成品の全体を最初からイメージしながら、作業できる。

付箋機能や、ページを自動でつけてくれる機能が便利で重宝している。

DocuWorksへのレビュー「計算書作成に欠かせないソフト」より

eValue V 2nd Edition：ワークフロー全体の改善に効果的

eValue V 2nd Editionは、「ドキュメント管理」「ワークフロー」「スケジューラ」「コミュニケーション」機能を搭載したグループウェアです。システム上で「文書の共有」「申請から承認のプロセス」「コミュニケーション」を行えるので、部署や会社全体の業務フローを効率化できます。企業内検索オプションを追加すれば、ファイルを横断的に検索して目的の情報をすばやく探し出せます。

サポート体制が充実しており、専門知識を持ったエンジニアがスピーディに対応してくれるのも魅力です。

・eValue V 2nd Editionの無料トライアル内容

トライアル期間：30日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験可能。管理者機能はオンプレミス版のみ使用可能

・eValue V 2nd Editionの参考レビュー

・電子帳簿保存法が2024年1月から施行されるため、社内の文書管理システムの導入を予定していた。
　JIIMA認証取得済みのため、当システム導入にて電子帳簿保存法の対応が行えた。

eValue V 2nd Editionへのレビュー「JIIMA認証取得済みの文書管理システム」より

Working Folder：取引先とも連携しやすいクラウドストレージサービス

Working Folderは、文書管理用のクラウドストレージサービスです。ファイルをアップロードすれば、指定先に通知メールが送信されます。メールに記載したURLから文書にアクセスできるため、取引先とスムーズな情報共有が可能です。利用するにあたって、取引先がシステムに登録する必要はありません。

同社が販売する複合機と連携すれば、オフィス外からのFAX送受信を可能にします。テレワーク導入にも役立つでしょう。

・Working Folderの無料トライアル内容

トライアル期間：60日間

機能：有料版と同じ標準機能を体験

・Working Folderの参考レビュー

社外の人とオンラインで文書のやり取りをするときに必ず利用してます。アカウント登録などしなくても専用URLからWorkingFolderを介して文書のダウンロードが行えます。これだけだとクラウドストレージサービスと何ら変わりませんが、文書のアップロードまで行えてしまうので社外の人の文書を共有する専用窓口として利用できます。

Working Folderへのレビュー「安全に簡単に文書共有が行える」より

invox電子帳簿保存：低コストで電子帳簿管理を始められる

invox電子帳簿保存は、文書保存10件まで無料で利用できるリーズナブルな文書管理システムです。第三者機関の認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応した検索要件・タイムスタンプ機能などを搭載しています。「invox受け取り請求書」「invox発行請求書」と連動させれば、請求書の発行・受け取りの入力作業を自動化することが可能です。

有償プランも月額1,980円・保存データ5万件・ユーザー数無制限で利用できるため、コストを抑えて電子帳簿保存に対応したい企業におすすめです。

・invox電子帳簿保存の無料トライアル内容

10人まで無料で試すことが可能。機能やトライアル期間は要相談

・invox電子帳簿保存の参考レビュー

1.料金が安いので、電子帳簿保存対応が必要な書類か悩んだら、とりあえず保存してもらう運用にしたため、細かいルールを教える必要なく導入することができた。
2.メールによるアップロードが非常に便利である。
2-1.各事務所に設置している複合機のスキャンメール機能を使うことで、各担当者に書類をINVOXでアップロードしてもらう運用ができた
2-2.担当者が取引先から受け取ったPDFをそのまま転送することでアップロードできる
2-3.担当者が取引先へ書類を送信する際に、アップロード用のメールアドレスを宛先に入れることで、自社控えの書類をアップロードすることができる

invox電子帳簿保存へのレビュー「とりあえずアップロードさせることで電子帳簿保存に対応」より

機密文書や電子帳簿保存法に対応した、セキュリティの高いシステムは以下の記事でも紹介しています。ぜひ合わせてご一読ください。

機密文書でも対応可能。セキュリティに優れた文書管理ツール4選

Alfresco Content Services：高機能であらゆるコンテンツを一元管理できる

Alfresco Content Servicesは、高機能で拡張性の高い文書管理システムです。OSS（オープンソースソフトウェア）なので、システムの拡張やコンテンツの充実、カスタマイズ性に優れており、Microsoft365・Google Drive・Outlookなどとシームレスにつながれます。

あらゆるアプリケーションの文書を一元管理して、アプリケーションを横断した高精度な検索で業務を効率化することが可能です。高機能なツールを自社に合わせてカスタマイズしたい企業におすすめです。

・Alfresco Content Servicesの無料トライアル

オンライン版：14日間、ダウンロード版：30日間

機能：ファイルのアップロード、編集、共有機能を利用可能

Alfresco Content Servicesの参考レビュー

ドキュメント管理用のオンラインストレージとして利用すると非常に高機能で、アドオンなども独自開発、追加が可能。
・Webブラウザからドキュメント管理(ファイル)をアップロード・閲覧・ダウンロード
・ワークフローを作って、レビューなどの承認フローなどを組める
・Officeファイルなどを開かずにプレビュー可能
・バージョン管理、タグ管理など

Alfresco Content Servicesのレビュー「非常に高機能なECM、オンラインストレージ」より

ピンシーパーク：社内のノウハウやナレッジ共有に強み

ピンシーパークは、経験豊富な従業員のノウハウや、担当者ごとに管理する文書を一元化して共有できる文書管理プラットフォームです。ドキュメント内検索や主要語抽出など、高い検索機能を有しているのが特徴です。ノウハウや調べた情報を簡単にドキュメント化するクイックメモ機能は、トラブルシューティングやナレッジを蓄積して情報を資産化するのに役立つでしょう。

5ユーザー・1GBまで無料できる、業界最安水準の価格設定も魅力です。有償版プランは導入時に手厚いサポートを受けられるので、ITに弱い企業も安心して申し込みできます。

・ピンシーパークの無料トライアル内容

5ユーザー/1GBまでの無料プラン

期間：無制限

無料トライアルで機能と使いやすさをチェックしよう

文書管理ツールは、管理したい文書の種類や導入目的に合わせて選ぶことが大切です。ただし、初期費用などの導入コストがかかるので、費用対効果を慎重に検討する必要があります。導入後の失敗を防ぐためにも、企業の口コミや無料トライアルを利用して、「目的や業務に合っているか」「操作はしやすいか」などを確認しましょう。