コラボレーションツールとは、チームや部署などのコミュニケーションや情報共有を円滑にするITインフラです。テレワークが普及し、同じ空間を共有せずに協働する機会が増えるとともに、コラボレーションツールへの注目が集まっています。ファイル共有機能やチャット機能など、こまめな業務進捗や情報の共有で、リモートワーク中の生産性向上や効率化、全体把握に役立ちます。コラボレーションツールの基本機能やメリット、利用時の注意点について解説します。
目次
コラボレーションとは？
一般的にコラボレーションとは、異なる立場の人々が共同で作業したり、何かを生み出したりといった行動や、その成果物を指します。分野や職種が異なる人同士が組むことで、お互いの知識や経験、能力、スキルの違いを生かしながら、独創的なアウトプットをめざします。意外性や新規性を持った付加価値を創造するという点で、商品開発や販売促進などでよく見られる手法です。
コラボレーションツールは、チームや部署など、組織内での共同作業をスムーズに行うためのツールです。あるプロジェクトが進行する過程では、社内やチーム内の従業員だけでなく、社外メンバーのような多様な人とのコラボレーションが生まれます。スケジュール調整や普段のやりとり、Web会議開催、ファイル共有、タスク進捗確認など、共同作業に必要なツールを一括管理できるのがコラボレーションツールなのです。
コラボレーションツールが注目される背景
ビジネスの現場でコラボレーションツールが注目される理由は、組織のコミュニケーション活性化が、従業員の心理的安全性や労働意欲、生産性の向上につながり、ひいては顧客満足度や企業価値の向上に寄与すると、多くの企業が理解しているためです。テレワークや副業のような新しい働き方が普及しつつある現在、組織のコミュニケーション密度をいかに高めるかに苦慮する企業は多いといえます。
コラボレーションツールの利用は、距離があることによる作業のしづらさ、従業員の孤独感を軽減します。プロジェクトに関わる全員が一体となって、共通目的の達成に行動できるようになるのです。情報を積極的にやりとりすることで、コミュニケーションが活性化するだけでなく、業務効率化にもつながります。変化の激しいビジネス環境下で、企業の柔軟な変容やスピーディーな価値提供が求められる一方、日本社会全体が慢性的な人手不足を抱えています。組織内のコミュニケーションを増やすことは、生産性や効率性を高め、労働力不足を補う一面もあるでしょう。
コラボレーションツールの種類と機能
多数のコラボレーションツールが提供されており、それぞれが独自の工夫や特徴を設けています。多機能ほどよいということではなく、あくまで自社の課題解決に必要な機能が揃っているか、想定イメージに近い使い方ができるかの判断が必要です。コラボレーションツールの種類と、代表的な機能について紹介します。
コラボレーションツールの種類
包括型コラボレーションツール
組織コミュニケーションに関する機能を総合的に搭載しているコラボレーションツールを指します。メールシステム、ビジネスチャット、ファイル共有、スケジュール管理、Web会議など、多くを網羅している点が特徴です。多少の仕様に違いはあれど、最近のコラボレーションツールは包括型のほうが一般的といえます。
特化型コラボレーションツール
ビジネスチャットやWeb会議、オンラインストレージといった、特定のサービスに特化したコラボレーションツールです。多様化するユーザーのニーズに応えるため、最近は特化型でも周辺機能を備えるツールが増えています。特化型と包括型の境界線は曖昧になりつつありますが、包括型に比べるとサービス内容が限定されている点で特化型とされます。
コラボレーションツールの機能
包括型・特化型のコラボレーションツールの機能には大きく分けて二つの機能があります。社内のやり取りを円滑に行うための連絡機能である「コミュニケーション関連機能」と社内の情報やチームのタスク状況などの情報を共有出来る機能である「情報共有関連機能」になります。
コミュニケーション関連機能
・ビジネスチャット
インスタントメッセージによる、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。ビジネスメールの件名や宛名、挨拶文、署名などを省けることで、メールよりも気軽にテンポよくコミュニケーションできます。資料や動画像の添付も容易で、スピーディーかつ密度の高い情報共有を実現できる機能です。ビジネスチャットのやりとりは時系列順に記録され、簡易議事録代わりになることや、検索性が高い点もメリットといえます。
・グループウェア
情報共有やコミュニケーションをサポートし、業務効率を上げるツールの総称です。スケジュール管理やファイル共有、メール、日報などの機能が1つのシステムに統合されている点が特徴です。単なるコミュニケーション活性化だけでなく、ワークフロー申請や会議室予約など、バックオフィスとの連携をスムーズにする機能が備わっている場合もあります。
・チームコラボレーション
チームや部署内のコミュニケーション活性化を通じて、従業員の所属意識や貢献意欲を高める、生産性や効率性を向上することを目的としています。機能群はグループウェアと重なる部分が多いものの、チームコラボレーションは共同作業の推進を重視しています。同時編集やナレッジ共有など、双方向の関与をサポートする機能が多い点が特徴です。
・メールシステム
独自ドメインが使用可能なビジネスメール機能です。特定のメールクライアントや自社サーバを利用せずに、気軽にメール導入ができます。独自のメール整理機能、大容量のメールアーカイブ保管などを特徴とするコラボレーションツールが目立ちます。
・バーチャルオフィス（仮想オフィス）
バーチャルオフィスとは、オンライン上につくられた仮想オフィス空間のことです。組織のメンバーがアバターなどの形で仮想オフィスに出勤し、実際のオフィスと同じように共同で作業をしたり気軽にコミュニケーションしたりできます。
情報共有関連機能
・カレンダーソフト
お互いの予定を共用カレンダーで共有し、誰がいつ何の予定があるのか把握できるようになります。必要に応じて参照することで、メールや電話で確認する手間を省き、スピーディーに会議や打ち合わせなどを設定したり、予定調整をしたりできます。
・Web電話帳
従業員や取引先、顧客の連絡先情報を登録し、組織内で共有できます。PCのWebブラウザやスマートフォンアプリから閲覧・使用できるので、場所を問わず必要に応じて連絡先を確認できる利便性、端末紛失時の情報漏えい防止につながります。プライベートとビジネスの連絡先を分けて管理できる点もメリットです。
・日程調整
カレンダー機能と連携して、日程候補の提案、空いている時間に予約受付できる機能です。メールや電話による日程調整は時間がかかるうえに確実性にも欠けるため、日程調整時のデメリットや負担を解消できる機能として注目されています。日程調整完了後は自動でカレンダーに追加され、手動の誤登録や登録漏れ、予定の重複を防いでくれます。
・Web社内報
会社の最新情報や新商品、サービスのリリースなどをリアルタイムでスピーディーに伝えられます。紙媒体と異なり、閲覧数やページ変遷などアクセス解析が行える点がWeb社内報の大きな特徴です。従業員が興味関心を持っている内容がわかるため、効果的な社内報制作に活かすことができます。
コラボレーションツールのメリットとデメリット
コラボレーションツールを効果的に活用するためには、メリットとデメリット両方の把握が重要です。メリットはもちろんのこと、デメリットについてもよく理解したうえでツール選定や運用ルール設定を行いましょう。
コラボレーションツールを導入するメリット
1.コミュニケーションを円滑にできる
2.場所や時間を問わず利用できる
3.複数のデバイスで利用できる
4.運用や管理が手軽
5.生産性、作業効率の向上につながる
6.セキュリティを強化できる
7.会議にかかるコストの削減
コラボレーションツールを導入するデメリット
1.情報過多になりやすい
2.既存システムとの連携
3.業務効率が下がる可能性もある
コラボレーションツールの選び方と導入時の注意点
コラボレーションツールを導入する場合、どのようにして自社に合うサービスを選べばよいのでしょうか。メリットを生かし、できるだけデメリットを回避するための選定ポイントを解説します。
必要な機能が揃っているか
自社のビジネスや課題を通じて、どのような機能が必要か明確にすべきです。組織やプロジェクトが小規模なうちは、ビジネスチャットやファイル共有で事足りるケースが多々あります。テレワークを推進している企業は、加えて同時編集機能やWeb会議システム、仮想オフィス機能が必要になるかもしれません。
使いやすさ、わかりやすさ
コラボレーションツールは組織全体のコミュニケーション活性化や共同作業の推進が目的です。なるべく多くの従業員を巻き込む必要があり、全社で同じツールを利用している状態が理想です。どんなに多機能でも、とっつきにくいUI、わかりにくいマニュアルは定着や普及を遅らせます。自社の従業員のITリテラシーレベルに応じたツール選びが大切です。
サポート体制
提供事業者からのサポートはどのような体制か確認しておきましょう。従来のメールやチャットによる個別サポート以外に、マニュアルやヘルプページ、ユーザーコミュニティによる自助的なものに留まるケースも増えています。営業日や対応言語などもチェックしておきましょう。導入にあたり従業員向けのセミナー実施や使い方のサポートがあるかも確認しておくと便利です。
機能性・拡張性
基本機能の充実に加えて、拡張機能や他システムとの連携範囲も事前にチェックしておきたい点です。機能や仕様のカスタマイズ、他システムとの連携ができるものを選んでおくと、企業規模やビジネス規模に変化があった場合に柔軟な対応ができます。
利用可能なデバイス
自社の従業員がよく利用する端末に対応しているか確認しておきましょう。オフィス出勤時にだけ使う場合、PCのWebブラウザのみでも問題ないかもしれませんが、外勤や在宅勤務を伴う場合は、スマートフォンやタブレットも対応しているほうが便利でしょう。
ランニングコスト
初期費用の安さに目がいきがちですが、継続利用するうえでランニングコストは非常に重要です。ツールによってユーザー1人あたりに課金されるもの、一定人数ごとに課金されるものなど、さまざまな利用料金プランがあります。将来的なユーザー増減や予算との兼ね合いで選びましょう。月額と年額がある場合は、年額料金のほうが安価なケースも多いので、支払い方法も考慮するとコスト削減につながります。拡張機能の追加、サポート利用などに関わる費用も要確認です。
セキュリティ
コラボレーションツールの多くがインターネット上のクラウドサービスを利用しています。セキュリティは企業の生命線です。機能やコストに満足できても、情報の安全性が担保できないツールは検討候補から外すべきです。提供事業者ごとにセキュリティ体制を公開しているので、十分にチェックしましょう。
社内での目的周知
コラボレーションツールは導入してからがスタートです。多くの従業員に活用してもらうことで真価を発揮します。導入目的が不明瞭なままでは社内に浸透していきません。目的を明確にすることと、従業員に広く周知すること、理解と賛同をしっかり得ることで、スムーズな運用とメリット活用が実現します。
運用ルールの設定と周知
本格的な利用開始前に、従業員に最低限の使い方を覚えてもらわなければなりません。また、運用ルールを共有しておかなければ、せっかくの機能を使いこなせなかったり、想定した使い方ができなかったりするおそれがあります。たとえば、どのような場合にビジネスチャットを使い、メール利用範囲をどのようにするかなど、従業員の目線に立ち、新しいツールに対する抵抗感や不安などを、できる限り取り除いてから運用開始しましょう。
コラボレーションツールの活用事例
コラボレーションツールを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。
過去ログを掘り返して探し出す手間がなくなった
「チームメンバー各々が開発を行う上で必要となった、あるいは勉強になった内容などを社内Wikiとして残していける。必要になる情報を過去のメールやチャットを掘り返して探し出すような手間がなくなります。メンバー間でスペースを作成し、情報のやり取りを行えているため、プロジェクトメンバーに必要な知識や業務をアサインすることができるようになった。フォームのテンプレートなどもあるので、初めて利用する際には雛形に沿って書き始められて利用しやすかった」
https://www.itreview.jp/products/confluence/reviews/88271
▼利用サービス：Confluence
▼企業名：株式会社ワールドインテック
▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：人材
コスト削減と従業員の意欲向上、生産性向上を実現
「クラウドで一覧的に情報が管理でき、チーム内で共有できることができる。現在Teamプランを利用しているが、書類のアップロードも（2020年6月現在）無制限に行うことができる。また、パブリックで制作したページを公開できる機能もあり、気軽に情報公開ができるのが良い。とにかく機能が多いため、最初になれるのが大変だが慣れるとできることが多く使いやすい。これまで複数のサービスを利用していたが、Notionですべてが完結できるため他のサービスの利用を停止しました。その結果コスト的にも、時間的にもコストダウンできるたと感じています。また、洗礼されたデザインで社内の士気も高まりアイデアが集めやすくなりました」
https://www.itreview.jp/products/notion/reviews/44222
▼利用サービス：Notion
▼企業名：株式会社ｍｕｋｕ．▼従業員規模：20人未満 ▼業種：デザイン・製作
社内のナレッジを一元管理して業務効率が向上
「社内で共有される文書管理をシンプルにする必要がありました。共有ドライブや、様々なツールの中に上がっていたり、チャットの中で埋もれてしまっていたりしました。社内でよく聞かれることは、NotePMに書いておけばチャットでリンクを送るだけで完了するのでとても助かっています。業務委託のメンバーにも一部だけ共有できる仕組みがあるので業務報告やドキュメントをまとめてもらっています。PPTやEXCELでもいいのですが、更新が気軽にできるので最新情報に保っておくことが簡単です。基本的にNotePMに書くようにしたので文書が探しやすくなりました。」
https://www.itreview.jp/products/notepm/reviews/43022
▼利用サービス：NotePM
▼企業名：株式会社チュートリアル
▼従業員規模：20-50人未満 ▼業種：情報通信・インターネット
非対面でも社内のコミュニケーション温度を上げてくれる
「エビデンスを残すため、社内の会話の半分以上はSlackです。スタンプ機能はコミュニケーションを充実させる上で役に立っています。必須の機能ではないですが、事務的になりがちな文字のコミュニケーションを少しホップにし、気軽に感情を伝えやすくする効果があると思います。Slackでだれかがメッセージを発信し、そのメッセージに対してコメントするまでもないけど、何かしらリアクションしたい。アピールしたいときにスタンプ機能を利用すると、気軽にアクションがおこせます。Slackで会話をしてみるとよくわかりますが、この機能があるのと無いのでは文字上でコミュニケーションをする上での、相手とのつながり感が全然ちがいます」
https://www.itreview.jp/products/slack/reviews/40308
▼利用サービス：Slack
▼企業名：株式会社Ginco
▼従業員規模：20-50人未満 ▼業種：情報通信・インターネット
日程調整にかかる工数を大幅に削減して生産性アップ
「URLを一つ発行するだけで使い回しが可能＝顧客との日程調整のための連絡工数が大幅削減、社内メンバー複数人との日程調整URLもすぐに発行可能、当日朝をはじめとした充実したリマインドなど、日程調整のための連絡工数削減や確認漏れを防ぐことに大きく貢献。普段から打ち合わせの数が多い営業現場には特にオススメです。複数人で日程調整したい際、簡潔に行うことができます。今まで「メールに日程記載→先方へ送付→先方が返信→(昨今オンライン打ち合わせなので)会議システムURLを発行して、、、」と1アポあたり数分工数がかかっていたところ「URLの送付→先方がURLから日程登録」と1通のメッセージでアポが組めるようになりました。」
https://www.itreview.jp/products/choseiapo/reviews/73925
▼利用サービス：調整アポ
▼企業名：株式会社RECCOO
▼従業員規模：50-100人未満 ▼業種：人材
おすすめのコラボレーションツール
実際に、コラボレーションツールを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのコラボレーションツールを紹介します。
（2021年12月21日時点のレビューが多い順に紹介しています）
日報アプリ
クラウド上で日報の作成・管理を行うことができるサービスです。日報は1日の終わりに業務の報告するための資料を指します。日報アプリではそれをクラウド上で作成することができるため、いつでもどこでも報告することが可能になりました。
ビジネスチャット
ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールで、ビジネス用に特化したものを指します。単純な連絡手段としてだけでなく、業務の効率化を図るために有効なツールとして多くの企業で利用されています。
ビジネスチャットの詳しい解説はこちらをご覧ください。
ビジネスチャットツールを徹底比較！ ビジネス利用でおすすめのチャットツール５選
グループウェア
企業などの組織内のメンバーがスケジュールやタスク、業務に用いる資料、アイデアやノウハウなどを共有するためのシステムです。自社の業務に合わせた案件管理や日報といった独自のシステムをデータベース上などで作成できる機能を備えたものもあります。
グループウェアの詳しい解説はこちらをご覧ください。
グループウェアとは？大手企業も使うおすすめのグループウェア比較、活用事例も紹介
チームコラボレーション
チームメンバー間のコミュニケーションを促進するための効率的な“スペース”を提供するためのツールです。グループでの話し合い、メンバー同士でのメッセージ送受信、コンテンツの共有といったさまざまな機能を提供します。
メールシステム
サービス事業者側のクラウド環境にあるメールサーバへ、企業内からインターネット接続して利用するメールサービスのことです。メール誤送信防止やアンチウイルスなどのセキュリティ対策をセットにしたメールシステムも多くあります。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）
仮想空間に疑似的なオフィスをつくり、テレワーク環境でも実際に出社しているような感覚でテレワークができるツールです。テレワーク環境でもチームメンバーと近い距離間で仕事しているように感じ、コミュニケーションが取りやすくなることが最大の特徴です。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）の詳しい解説はこちらをご覧ください。
バーチャルオフィスとは？テレワーク時代の社内コミュニケーションを担う新しい働き方
プロジェクト管理
プロジェクトの目標やスケジュール、プロジェクトチームのタスクを管理するシステムのことです。作業量や作業負荷の可視化をはじめ、生産性の監視、リソースの最適化などのツールによって構成されています。
プロジェクト管理とは？プロジェクトの視覚化で組織はどう変わるのか？
タスク管理
個人のタスクや仕事を管理し、毎日のワークフローやその進捗状況を整理しやすくするツールです。個々の作業の概要を明示するとともに、チーム全体で利用することで、チーム内のメンバーのタスクも可視化、管理できるようになります。
タスク管理で押さえるべき3つのポイント！おすすめのタスク管理ツール5選を紹介
オンラインストレージ
インターネット上で利用できるファイル保存のためのディスクストレージサービスです。作成したファイルをパソコンや外付けHDD等に保存することなく、クラウド上でのデータ保存が可能になります。膨大なデータの容量を気にせず保存でき、複数人が同時にファイルを閲覧・編集できることから、企業の情報共有や作業効率向上を後押しするサービスとして導入されています。
オンラインストレージとは？おすすめオンラインストレージ7選まで全解説
カレンダーソフト
予定やタスク、目標などを登録し、視覚的にわかりやすく整理してほかの社員と共有するためのツールです。スケジュールの登録・変更、日・週・月・年などの表示切り替えといった基本的な機能に加えて、会議予約（設備予約）、グループでのスケジュール管理、メールやプッシュ通知などリマインドなどの機能を備えています。
Web電話帳
企業や組織内でメンバーや顧客／取引先などの連絡先情報を一括して管理したり、共有したりできるツールです。スマートフォンで活用すれば、端末内の電話帳を使わずに済むため、紛失時の情報漏えいリスクを最小化したり、プライベート用とビジネス用を分けて連絡先を管理できます。
日程調整
社内あるいは社外の相手との打ち合わせや訪問、面談などのスケジュール調整を自動化するツールです。打ち合わせや会議などの日常的なビジネス活動のほか、営業先や商談相手への訪問、さらには採用活動における多人数との面談など、さまざまな日程調整に活用できます。
Web社内報
社内広報を行うためのツールとして作成された冊子や映像などの媒体を指します。これをWebを活用し、発信することをWeb社内報と呼びます。デジタル化の流れの一環でWebで社内報を作成する企業が増えてきています。
ITreviewではその他のコラボレーションツールも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討することができます。
まとめ
ビジネスの業績向上にはコミュニケーションと情報共有が不可欠です。コラボレーションツールを適切に活用することで、積極的なコミュニケーションと綿密な情報共有が実現され、生産性向上や効率性向上が期待できます。
テレワークにおける従業員の孤独感を軽減し、組織としての一体感を高められれば、心理的安全性の確保やモチベーション向上にもつながります。自社の課題や現状を考慮したコラボレーションツールの選定と運用を行い、より成果を上げられる組織にしていきましょう。
