良いポイント
優れている点・好きな機能
・フォルダやファイルの権限設定が細かくでき、社内外の共有管理が容易
・バージョン管理機能があるので、誤って上書きしても復元できる
・開発は必要だが、kintoneなど外部サービスとAPI連携できる
・何気にPDFをOCRしてコピーしてくれるのでちょっとしたときに便利
・無理やり使えばGitのリモートリポジトリに使えなくもない（おすすめはしない）
その理由
・API連携により、既存の業務システム（例：kintone、ワークフロー）とシームレスにつながり、二重入力や情報の分散を防げる
・権限管理を細かく設定できることで、個人情報や社外秘データの管理が安心
・テレワークや出張先からでもアクセスできるので、業務効率が向上する
・ファイルの更新履歴が自動で保存されるため、情報セキュリティの観点でもリスクを減らせる
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・ちょっとロードが遅い
・稀によくプレビュー不可になる
・ヘルプページはエスパー向け（海外サービスなので割り切る必要あり）
・ちょっとした問い合わせも基本は英語（日本語でもいいのかもしれないけど、AI翻訳するので以前ほどの障壁はないので問題ない）
・右クリックしたときのメニューをwindowsなりMacなりに寄せてほしい
その理由
・大きめのファイルや多数のユーザーで利用しているときに読み込みが遅く感じることがある
・プレビューできないと業務の手が止まり、わざわざダウンロード対応になるため不便
・ヘルプページが英語中心かつ専門用語が多く、直感的に操作方法や解決策が分かりづらい
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・物理サーバーのリプレイスが不要になり、導入コストを大幅に削減できた（結果的にサーバー更新費用よりもBoxの利用料の方が安かった）
・コロナ禍でのテレワーク環境を整える必要があったが、Boxを導入したことで在宅・外出先からもセキュアにファイルアクセスできるようになった
・社内外でのファイル共有におけるセキュリティリスクを軽減できた
・誤ってファイルを上書きしても復元できるようになり、業務のリスクが減った
課題に貢献した機能・ポイント
・フォルダ／ファイルごとに細かく権限設定ができるアクセス管理機能
・自動で履歴が残るバージョン管理機能
・外部サービス（例：kintoneなど）とのAPI連携により、システム間の情報共有がスムーズになった
検討者へお勧めするポイント
導入を検討すべきユーザー
・AI初心者が多く、まずは安全な環境でAIを試したい企業
・既にBoxを主要なファイル管理システムとして利用している組織
・セキュリティ要件が厳しく、外部AIサービス導入が困難な企業
具体的なメリット
・Box既存ユーザーなら追加の学習コストが最小限
・企業データがBox内に留まるためセキュリティ面で安心
・段階的なAI導入が可能（いきなり高度なツールを導入するリスクを回避）
注意すべきポイント
・高度なAI活用を求める場合は他サービスとの併用などを検討したほうがいい
・将来的な機能拡張（ファイル検索、データ探索）への投資的側面が強い（最終的な効能とコストは不明）
また既存のBoxエコシステムを活かしたいなら検討の余地はある。
ただし、本格的なAI活用には他ツールとの組み合わせが現実的でしょう。
生成AI機能へのレビュー
Boxの生成AI機能は、GitHub Copilotなど他の有償AIツールを既に使用しているので、現状では物足りなさを感じます。
当然のことですが無料の範囲内では2歩ほど遅れている印象で、システムプロンプト設定ができないなど制約も多いです。
ただし、AI初心者の入門用として、BoxNoteでの活用は価値があるかもしれません。
将来的にBox全体の業務データを活用したファイル検索やデータ探索が実現を期待しています。
とはいっても、Boxプランを引き上げるよりも、他のサービスのほうが汎用的で満足度高いかも…。
RAGなどの必要性を感じている企業もまだまだ少ないでしょうし、無料の範囲内で「AI慣れ」するにはいいとおもいます。
11
