良いポイント
3年前に、サイボウズからGSuiteに変更、現在GoogleWorkspaceを利用しています。
弊社はさまざまな業種を顧客に持っています。規模もさまざまです。
Googleのサービスは、GmailやGoogleマップ、スプレッドシートなど、一般の認知度が高く、利用者が多いので、例えばスプレッドシートを利用した共有作業や、GoogleMeetを利用したビデオ会議招待など、他社を巻き込むハードルが低いところが良いです。IT関係に弱いお客様であっても、案内が簡単にできます。
一つのサービスだけでなく、メール・スケジュール・表計算・ドキュメント・チャット・ビデオ会議と、すべてGoogleで完結してしまうところも魅力です。
改善してほしいポイント
・機能が多すぎる点が困りものです。設定値がたくさんあることで、いかようにも使えるというメリットはありますが、自分たちに合った使い方を模索し、業務に落とし込んで行かないと、やれることが多すぎて使いこなせないという欠点があります。
→携帯電話のらくらくフォンのような、「シンプルモード」があれば良いなと感じます。導入直後はあえて機能を簡素化したシンプルモードにしておき、慣れてきたら解除して使えたら便利です。
・クラウドサービスの良い点でもありますが、突然仕様の変更が入り、以前あった機能が消滅していることがあります。
・新機能について、日本のヘルプデスクまで情報が正確に伝わっていないのか、再三に渡り確認しても回答と違う結果になることがあります。
・機能の要望は受け付けてくれますが、サイトが日本語対応していないので、日本のユーザーは気軽にオーダーできません。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・Googleドライブでデータの受け渡しが簡単になりました。
お客様から膨大な資料を頂く業務が毎月発生します。
それまではメール添付、あるいは任意のファイル転送サービスを現場担当者の判断で個々に導入していましたが、現在はGoogleドライブを利用してのデータ授受に統一しています。
監査機能が付いているため、いつ・誰が・どのお客様と共有したのか確認できますし、誤って削除しても復元できるのでトラブル回避できるようになりました。
・Googleサイトで社内ポータルサイト作成し、情報共有が簡単になりました。
Gmail・カレンダー・ドライブ・チャットなどのアイコンをポータルサイトに置いています。社内の情報はすべてポータルサイトを見れば分かるようになっています。
Googleは他社ベンダーの機能を簡単に搭載できるので、社内掲示板やワークフロー等、Googleだけでは足りない機能を取り入れて利用しています。
検討者へお勧めするポイント
Googleの製品は学生にも広く浸透しているので、個々のソフトに対して細かい初期教育をしなくても利用できるところが良いです。ただし設定項目が多いので、管理者は勉強が必要です。ヘルプデスクへの問い合わせは、世界規模の不具合でなければすぐに繋がります（チャットがおススメです）。
