良いポイント
日々開きっぱなしで使う中で特に助かっているのは、
“Ctrl + E”でどこにいても瞬時に検索できる軽快さ。過去の議事録や添付を後追いで探すストレスが激減しました。
在席・離席ステータスがOutlook予定表と連動して自動更新されるので、会議中にチャットが飛んできて返信を急かされることがなくなり、人間関係が平和。
チャットに貼ったWordやExcelを共同編集してもファイル名に「_最終版_最新版_final」地獄が発生しないのが本当に快感。履歴も自動保存されるので巻き戻しも怖くない。
モバイルアプリでPC側の会議を“オーディオ移行→端末切替”する操作がワンタップで済み、移動しながらも会議を切らさず継続できる。
個人のメモはOneNoteタブに、チームの決定事項はWikiタブに、と自然に情報が整理されていき「どこに書いたっけ？」が減少。結果としてメール依存度が大幅に下がりました。
改善してほしいポイント
① モバイルとPCの通知既読が完全に同期しないため、外出先で既読にしたはずのスレッドが帰社後に未読として残り二度手間。リアルタイムで既読状態を統一してくれれば確認漏れゼロに近づく。
② チャネル内の投稿を「スレッド単位」でタスク化→PlannerやTo Doにワンクリックで落とし込める仕組みが欲しい。議論と実行を切り替える手間がなくなり、アクション抜けを防げる。
③ マルチテナント環境でテナント切替のたびに着信や画面共有が一瞬途切れる。裏で全テナントを並列接続できれば、外部プロジェクトとのMTGでも「聞こえてますか？」の無駄が消える。
④ 会議録画の自動文字起こしは便利だが、話者分離精度が低い。発言者ごとに段落を分けてくれるだけで、あとからの議事録清書が半分の時間で済むはず。
⑤ 個人チャットでもメッセージを複数選択→一括ピン留めできるようにしてほしい。重要ログを探すスクロール時間がなくなり、生産性が地味に上がる。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
社内外約80名が関わる新プロジェクトにTeamsを全面導入。
① 共有ファイルをチャネルで共同編集する運用に切り替えたところ、ファイル検索、確認作業に関する時間が削減されました。
② 会議録画＋自動文字起こしを議事録の下書きに流用し、週次報告書の作成に効果がありました。
③ チャットでの即時質問とステータス連動により承認待ちリードタイムが短縮されました。
検討者へお勧めするポイント
① Outlook予定表と連動する在席表示で「今話しかけていい？」が即判断。
② Word／Excelをチャット上で共同編集でき、ファイル名に“_最終版”が増殖しません。
③ Ctrl＋E検索で過去の議事録・添付を瞬時に発掘。無駄スクロール激減。
④ 会議は録画＋自動文字起こしを自動保存。議事録清書時間を半分に圧縮できます。
⑤ モバイル⇔PC間で通話をワンタップ引き継ぎ。移動中の会議離脱ゼロ。
Microsoft 365に同梱され追加コストは最小。メール中心の働き方を「チャット＋共同編集」に置き換えるだけで、月130時間の業務削減を実現しました。導入時は「チャンネルの粒度」と「通知ルール」を最初に決めると混乱なく滑り出せます。情報散在や承認停滞に悩むチームほど効果は大きいので、ぜひ試してみてください。
今後導入予定のあるITツール
Web会議ツールの導入
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない
生成AI機能
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