rakumo ワークフローの評判・口コミ 全183件

改善してほしいポイント

シンプルで使いやすい、と表裏一体ですが、細かな設定や機能がサポートされていない点です。
例えば、検索時の様々な条件指定や、通知先のオプション設定などです。
ただし、使いづらくなるのであれば、機能追加せず、現状から変えない方が良いと考えています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙で行っていた承認処理をスムーズに電子化することができました。
直感的に利用することが可能なため、電子化による移行コストを最小限に抑えることが可能でした。

検討者へお勧めするポイント

使い方に迷うところがないので、導入コストを抑えることが可能です。

改善してほしいポイント

十分に運用できる機能は搭載されているのですが、ワークフロー専用の製品と比較するともっと細やかな検索や承認フローの設定ができるとよいと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Google Workspace の拡張ツールながら利用するユーザー単位で契約ができるので一部のユーザー、一部の申請・承認業務からスタートし徐々に拡げていくことができるため、大きな混乱もなくスムーズに導入することができます。

改善してほしいポイント

申請ごとに色味を変更できると分かりやすい。
申請が多岐にわたるので人事関係、購買関係、営業関係それぞれで色味が違っていれば申請者も承認者も何の申請なのか分かりやすくなる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

rakumoワークフロー導入前まではあらゆる申請をGmailで行っていた。どれが処理されていて、どれが未処理なのか分かりにくく、特に承認者のストレスが高くなっていた。ワークフローを導入したことで、処理するべきものが可視化され、処理効率が上がった。

Gmail時代は申請先が不明瞭で、どのグループへ申請すればいいのか、総務グループへの問い合わせが多かった。
rakumoワークフローは、申請する時に必要な情報（外部サイトURL・社内マニュアル）をワークフローの画面に載せられ、申請経路も設定されているので、申請者が迷いなく申請することができる。また必要な書類の添付ボタンも配置されているので、書類漏れが無く、不要なやり取りが減った。

検討者へお勧めするポイント

GoogleWorkspaceを利用し、他のrakumo商品も利用しているなら導入して損はないと思います。
パッケージでの導入（カレンダー・コンタクト・ボード・ワークフロー）だと個別に導入するよりもお得なので、どうせ導入するなら検討の余地があると思います。
運用管理画面がrakumoワークフロー用に用意されていて、サンプルもあらかじめ入っているので、比較的簡単に導入できました。ただし申請者の経路を考えるにあたって、グループや組織設定の見直しは必要です。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

承認者が閲覧する申請者の申請内容欄枠が小さいため、文字数や画面幅に連動するといいですね。
また、申請や承認一覧をフォルダ化する機能があれば、検索キーワードを失念した際に便利かと思います。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

利用徹底化により、口頭確認が減少し、この部分の受発注や経費流れが可視化された。紙資料も減少し、バックオフィス業務の確認作業も半減しています。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

セールスフォース以外との顧客DB連動の場合は、その他サービスと慎重に比較検討することをお勧めします。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

今トレンドとしてはMicrosoft 365なので、そちらとの連携も実施できるといいかと思います。ご予定はないですかね？

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

予定管理がとても楽になりました。また、予定の作成日・最終更新日も各予定ごとに確認できるので、それはそれで便利な機能です。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

Google workspaceを使っているなら絶対あったほうが、ユーザ目線的には色々楽になります。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

例えば設定時は1行テキスト入力欄としていたが、途中から複数行テキスト入力欄に変更したい場合、新たに項目を作らなければならない点が少し煩わしいです。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

労務系の申請は紙媒体で行っておりましが、デジタル上で行えるようになったことで申請・承認スピードが向上し、過去の承認データを検索しやすくもなりました。社員ならびに労務担当者の満足度・業務スピードがあがりました。
また社内で業務を受け渡すバトン作業もワークフローに落とし込んだことで、必要な情報が次の担当者に漏れなく素早く渡すことができ、生産性が大きく向上できました。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

GoogleWorkSpace（旧G-suite）を利用されているようであれば、ワークフローはrakumoもしくはジョブカンをオススメします。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

・ひな型に計算項目を設定できるが、申請時、計算項目に入力した際の計算結果が、次の画面（申請ルートの確認）に行かないと表示されないのは、わかりにくく、不便。計算項目を入力した時点で随時表示されるようにしてほしい。
・ひな型において、大分類・中分類・小分類といった選択肢をマスタで持たせることができるが、申請時、選択結果が、複数行のテキスト表示となりわかりにくい。項目ごとに横並びにできるなど、自由度がほしい。
・申請ルートで課長->部長となるときで、部長が課長を兼務している場合に、課長としてと部長としての2回承認することになる。課長をスキップして部長1回で済むようにできるとよい。
・申請ルートで課長承認が、課長が空席（あるいは兼務だが、わざわざその役職での登録をしていない場合）に、課長承認に上位である部長が自動的にセットされるようにできるとよい。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

・これまで紙で運用してきていたのが、電子化されたことで、承認までのプロセスが迅速化した。また、時々、紙が紛失したりということも発生していたが、これがなくなった。
・クラウド型のため、在宅勤務でも、外出時でも承認が行えるようになった。
・Google Workspaceと連携しているので、社員の退職によるアクセス停止管理がGoogle Workspace側のみでよいのは助かる。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

ひな型作成や申請ルートの設定は、画面でポチポチすることで行えるので、特別なITスキルは必要ないです。マニュアルをきちんと読んで、どう使うかを理解すれば、実業務にきちんと落とし込むことができます。マニュアルは、比較的わかりやすいです。ポチポチできる以上のことはできないので、申請書としてのUIに対する妥協は必要です。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

申請書の主管部門はレポート機能が利用できる、申請書主管部門責任者は申請書の全履歴を参照できる等、権限ロール設定が出来ればより使い勝手が良くなると思います。
また、現機能では承認者から申請者への問合せ機能が無いため差し戻すしかなく、メッセージをやり取りする機能が有ればなお良いです。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

テレワーク化を進めるに当り、申請書類の押印は大きな課題でしたが、rakumoを導入したことにより解消できました。また、回付スピードがUPしております。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

様々な設定で様々な経路を実現できる反面、誰をどの役職に設定しているかとか、この役職はどの経路で使われているかといった確認が難しくなってきました。一括出力の機能や、役職画面からの逆引きができると管理面で重宝しそうです。
あとはワークフローのひな形を編集する際、そのまま本番環境を編集すると支障が出るので、修正版みたいなのを裏側で作りつつ、「一括反映！」とか「時間を指定して反映」みたいな処理で切り替えられると助かります。

その他、細かいところで他のユーザから挙がるのが、個々のユーザのワークフローの一覧画面の「全ての申請」などの画面で、申請日や申請区分でのソートやフィルタリングが容易にできるようにしたい、コピー申請する時の確認メッセージが「経路のコピーを行ないますか」「OK」「キャンセル」だとわかりづらく、「コピーして進める」「コピーしないで進める」等に変更してほしい、といったものがあります。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

これまで書類ベースで行なっていた多くの申請について、拠点が増えたりテレワークが進むことなどにより、電子ベースで行ないたい、というニーズが社内でも高まってきました。
その際に課題だったことが、例えばワークフローの回覧者を「申請者が〇〇部門の場合は自部門だけでなく関連する部門に回したい」、「ある申請者の場合は、承認者を〇〇さんにしたい」などといった複雑な承認フローを求められることがあります。そのようなフローも都度、誰に回すかを入力しなくても設定を作りこむことにより経路をきちんと設定できるようになるので、あらゆる定型的な紙運用のものを電子ワークフロー化する、ということを継続して実行できていっています。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

導入するシステムの検討時に、自社の運用に合っているかどうか、機能が満たせているか、というのも大事なポイントだと思います。それに加えて、全社導入するシステムは切り替えが容易ではないので、今後の拡張性や利用者の要望を捉えてくれるか、という点も大事な要素だと考えています。

自身がこのサービスを利用し始めてから5年以上が経過しますが、当初から徐々に機能が追加されていき、各段に使いやすく、便利になっていると実感しています。そういった、機能が進化していくという点は非常にお薦めしたいと思います。
利用者が課題意識をもって要望をあげることで、機能が拡張されていくのは非常に魅力的ですし、要望として挙げた機能が追加されるのは、一緒にサービスを作っていっているという気持ちに繋がります。検討段階での機能性などによって迷う場合は、是非rakumo担当者の方と相談してみてください。