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広告・販促｜社内情報システム（開発・運用管理）｜1000人以上｜IT管理者
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rakumoワークフローのレビュー 2022/1/18
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・弊社で使っているGoogle Workspaceでアカウント管理をそのまま流用することができる。
・rakumoAPIが充実しているため、rakumoの申請内容を取得して必要データを必要部署に展開ができる。
・申請書のひな形の作成が直観的で、作ったひな形をすぐにプレビューで確認できる。
・ユーザーごと承認フローも確認できる機能があり、承認フローの確認以外にもユーザーからに問い合わせ対応にも活用できている。
改善してほしいポイント
以下の点のご対応を是非お願いします。
１．異動対応やメンテナンス時にrakumoを使用不可設定にしたい
２．フォームの説明欄やコメント欄で太字や色を使って目立たせたい
３．フォームの①を選択した場合は②の項目を非表示にしたい
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・各社・各部署で独自の申請フォーム、承認フローを設けていたが、rakumo展開にてそれが一本化できた。
・専用ツールのインストールなどなく、すぐに使用できる点がユーザーからの問い合わせ対応の時間を減らせた。
課題に貢献した機能・ポイント
・元々弊社で使っていたGoogle Workspaceでアカウントをそのまま使えたので、アカウント発行をする手間、ユーザー側の負担も減らせた。
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情報通信・インターネット｜営業・販売・サービス職｜20-50人未満｜ユーザー（利用者）
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rakumoワークフローを利用してみて
ワークフローシステム,Google Workspace拡張機能で利用
良いポイント
・1番はGoogleアカウントと連携出来、ほかのワークフローソフトに比べ安価で申請などがしやすい点が良いです。
・操作がわかりやすいのである程度理解するまでが早く済みます。
改善してほしいポイント
・まだ連携しているシステムが少ないかと思います。もう少し連携出来るシステムを増やして頂けるとありがたいです。
・ボタン操作や検索機能が重く感じる事があるので改善して頂けるとあ
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・費用面は以前よりかけず、ペーパーレス化や申請、決裁業務の効率化が出来るようになりました。
・外出中での情報共有もしやすくなりテレワークの際も役立ちました。
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人材｜総務・庶務｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
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GoogleWorkspace運用まで考える必要あり
ワークフローシステム,Google Workspace拡張機能で利用
良いポイント
運用管理を担当している者です。
弊社ではこのシステムを導入するまでは、メール等で承認を依頼するという風に、稟議という行為がかなり曖昧な状態でした。
rakumoワークフローの導入に伴い、社員は必要な時に何の申請を行えばよいか分かり、また申請ログが全て残るため経理部門や管理者層も必要な情報を引き出しやすくなっております。
また、社内の承認権限等の整備にまで恩恵を受けた次第です。
その他、ユーザ観点では、自身に申請が届いた際や、自身の申請について承認完了した際など、必要の都度通知してくれる機能(メールやSlack通知)があり、見落としにくいと思います。当然一定のアドレスから送信されるため、フィルタリングしたりGASを使って他ツールに記録したりする事もでき自身で利便を拡張できます。
管理者の視点では、雛形への項目追加をはじめ書式編集の操作が非常に明解です。マニュアルを読まずとも基本的な所はある程度直感的に操作可能かと思います。
APIで申請情報等を外部出力できるところ、申請を自動化できるところについても、定型的業務で外部情報をベースに申請したい際などの効率化に役立っています。
改善してほしいポイント
ユーザの画面UIが固定ですが、申請タイトルの長いものについては最後まで表示されない場合があるため幅が可変になるとより見やすくなります。
GoogleWorkspaceを元々使用していた事もあり、GoogleWorkspaceとの連携を行っています。
伴って、アカウント情報の変更を実施する際にGoogleWorkspace上の社員情報や組織情報を変更して同期という手順になるため、アカウント管理まで全てシステム内で完結している物と比較すると突発対応時のスピードに限界を感じるところがります。組織規模によると思いますが、弊社環境では同期に10分程度かかるため、同期速度が向上するとタイムリーに素早く対応する事が可能になると思います。
rakumo上の役職設定や、経路設定などを一気に出力するような機能があるとより管理が楽になるかと思います。
退職者のアカウントが経路に残ったままGoogle側のアカウントを停止すると、承認者が空になり申請できなくなるので、退職者情報等とrakumo上の設定情報を突き合わせて管理する必要があるためです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
入退社の情報を全てメールで共有していましたが、rakumoワークフローで該当組織全員が回覧する形にて情報共有を行う事で、検索性向上＆共有先メンテ工数減というメリットが得られました。
全社にまたがって使用される申請類についてはrakumoに移行する事で、ユーザがとりあえずrakumoにアクセスすれば良いという、一元化された利便性が出ています。
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ビル管理・オフィスサポート｜営業・販売・サービス職｜1000人以上｜導入決定者
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申請書類以外の使い方もアイデア次第！
ワークフローシステムで利用
良いポイント
もともと、これまで紙で行っていた申請書類系を電子に置き換える事を目的として導入しましたが、
「情報が、下層から上層に上がっていく」「上司への相談事項を承認してもらいエビデンスを残す」
といった行為にもアイデア次第で応用転用が沢山できる上、逆にこの使い方をする事で
社員数が多い会社では上司が多くの部下の案件を見て（聞いて）あげやすくなるという効果が
出せました。 ワークフローは、Rakumo製品の中で一番応用が効きやすい商品と感じます。
オススメです。
改善してほしいポイント
［計算結果］による計算内容に関数などを使った文字対応もできるようになれば、更にDX用のツールとしての
巾が広がると感じました。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
申請⇒承認以外の使い方として以下で利用し便利に使わせてもらっております。
・顧客から紙でもらった書類を本社への提出する流れを、ワークフローを使って電子化しました。
特に解約書類などは、お客様の都合で処理を急ぎたい場合に、関係部署への回覧を経て解約手続きまでを
迅速に実施するうえで、進行の見える化、処理の迅速化、書類紛失リスクの１００％防止ができ
効果が高かった使い方でした。
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情報通信・インターネット｜社内情報システム（CIO・マネージャ）｜1000人以上｜導入決定者｜契約タイプ 有償利用
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中小規模の会社にはコストベネフィットが高い製品です
ワークフローシステムで利用
良いポイント
Googleとの親和性が高く、Google Workspaceを利用している場合の導入およびGoogleグループを利用した管理がやりやすくなります。またUIについても管理画面およびユーザ画面双方において直感的で操作がしやすく高満足度を得られています。中規模の会社ですがrakumoワークフローでほぼ全ての承認プロセスを十分に実現出来ています。
改善してほしいポイント
承認通知はメールやSlackで行うことができますが、基礎的な情報を表示しメールやSlackの文面から承認が出来るようになるとより便利になります。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
全社横断的な承認フローのペーパーレス化のためにrakumoワークフローを活用しました。紙を回す労力や捺印を行う工数を大幅に削減でき、テレワーク環境下の承認行為の実現にも大きく貢献しました。
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連携して利用中のツール
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一般機械｜生産管理・工程管理｜1000人以上｜ユーザー（利用者）
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シンプルで分かりやすいワークフローツール
ワークフローシステムで利用
良いポイント
ワークフローシステムとしての機能を問題なく使うことができ、他のワークフローツールと比較して安価で使用できるところが気に入っています。ユーザーインターフェイスなどもシンプルにまとまっていて見やすく、感覚的に使用することができます。
改善してほしいポイント
申請書類に不備があった際に、文書の修正やファイルの追加を行うことができません。差し戻す際にもコメントを付けることができないので、別途連絡を取る必要があります。ワークフロー内でやりとりできる機能があると良いと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
これまで紙で行っていたワークフローを電子化することで、承認までの時間が非常に短くなりました。またデータも電子上に残るため、書類の保存や管理工数も削減することができました。テレワークなどでも問題なくワークフローを回覧することができ、非常に便利です。
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電器｜営業・販売・サービス職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 分からない
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運用管理者/経営者は安価で使いやすい
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・使いやすいのでIT部門で簡易なマニュアルのみ用意すれば良いので助かる。
・スマホとの親和性が高い。コロナ禍でのリモートワークでどのような機器からでもアクセスが出来る。
承認者がスマホから承認出来る事で承認待ちのストレスが緩和。
・申請された文書をワンクリックで承認出来るので楽。
・差し戻し後の申請にて承認者確認画面上で、申請者がどこを変更したのかが分かるようになっているのが良い。
・過去の申請をコピーして申請する事ができる。
改善してほしいポイント
電帳法の改正に伴い、現状のワークフローから何を是正すべきなのかがマニュアルで確認する必要があった。
(結果的に是正点は少なかったが。)
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・コロナ禍での柔軟な勤務体制に対応。勤務者、承認者は外からでも申請、承認、情報共有が出来る。
・クラウドサービスによるデータ(紙、データ)紛失の防止。
・見える化。承認状況、承認経緯などの確認が可能。
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非公開ユーザー
倉庫｜その他一般職｜300-1000人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
企業所属 確認済
利用画像確認
決裁がスムーズになりました！
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・決裁フロー機能 → 必要な部署の人間に必要な情報を一貫して共有することができるので非常に便利です！
・各種申請機能 → PCなどの情報機器・ソフトウエアのインストールなどをシステム課に申請することで端末などの管理できるようになっている。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・申請番号の引継ぎ → 起案申請をした際に関連申請を同時にするときに申請番号を引継ぎできない、できるようにして欲しい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・以前までは購入・費用などに関しては上司に報告をしてOKをもらうというアナログの方法でしたが、ワークフロー申請機能を使用することで必要部署への情報共有もできるようになるのと履歴が残るようになったので情報が蓄積できるようになりました。
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非公開ユーザー
情報通信・インターネット｜経営・経営企画職｜50-100人未満｜ユーザー（利用者）
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安価で機能が揃っているワークフローツール
ワークフローシステムで利用
良いポイント
・とにかく価格優位性が高い。他のワークフローツールより安価
・ほぼ制限なく入力項目をカスタマイズできる
・ファイルの添付、検索機能もあり、必要最低限の機能が揃っている
・入力欄の拡大など、ユーザー側の入力時の困りポイントを解消しようとしている
改善してほしいポイント
・ワークフローの設定が面倒で、設定完了に時間がかかる
・過去データ検索可能だが、検索機能が重い(比較が検索サイトなのであまりよくないかもしれませんが…)
・連携しているツールが少なく、販売管理システム等に自動連携できない
・必須項目を埋めないと途中保存ができず、書きかけの書類を保存する時に必須項目を一旦埋めるという作業が発生しているので、下書きは必須項目を全て書いていなくても保存できるようにしてほしい
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・各社別システムで管理していた稟議書類を一元管理出来た
・稟議タイプを設定できるので、子会社×用途で稟議を設定できるようになった
・複雑検索ができるので、申請ユーザー等で稟議を検索できるようになった
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