良いポイント
コロナ禍以前は主に社内ミーティングで使用。それまでは、お客様にWeb会議は失礼というムードがあったが、コロナ以後は、お客様との打ち合わせもZoomを利用している。会議は毎日のようにあるが、Zoomのおかげで在宅勤務率が高まるなど、「働き方改革の立役者」と言える。
Outlookとの連携も可能。Zoomで会議スケジュールを作成するとOutlookの予定表に反映されるし、会議用URLを相手に直接メールすることも可能である。取引先もOutlookを使っていれば相手のOutlook予定表にも会議予定が反映される。会議開始前は「待機室」で正しいメンバーであることを確認してから入室許可することを忘れずに。
製品の比較でいうと、取引先の指定でMicrosoft Teamsを使用することもあるが会議機能自体はそれほど差がないという感想。Teamsは、単なる会議ツールではなくMicrosoft Officeとの親和性をアピールしているが、Teams上でのOffice操作はサクサク動かずもっさり感があり非常に使いずらい。会議ツールはシンプルに会議ツールとして利用した方がストレスがなくて良い。
改善してほしいポイント
会議機能のほかによく使用する機能はチャット機能。主に社内メンバー間で使用。Zoom使用前までならメールでやり取りしていた内容もいくぶんチャットに軸足が移動してきている状態である。チャットだとどうしてもメールよりもやり取りが多くなってしまうのが難点だが、１か月前のやりとりなど過去のメッセージを探すのが一苦労。メールソフトのように、自分で階層分けをしたり、メッセージを個別に削除したり表示順を並び替えるなどカスタマイズできると良い。そうすればもっとメールからの置き換え比率が高まり、社外はメール社内はチャットという棲み分けができそう。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
会議は録音、録画機能があるが議事録作成に聞き直すことも可能。30分程度の会議で、MPEG-4、MP4ファイル合わせて、100MBくらい。
社内各メンバーの在宅勤務率が、80%～90%を超えているがZoomなしでは考えられない。物理的な会議室も削減することができるのでオフィスの有効活用も可能。
また、取引先との会議もZoomを使用しているが、移動の手間がないので時間の節約になる。それだけでなくサービスの品質の向上にも役立っている側面がある。たとえば、製品のスペシャリストが東京にしかいなくて、大阪のお客様にそれを売り込んだりサポートしたりする場合、そのたびに出張というのは現実的には不可能。お客様の立地条件には縛られずに、製品のスペシャリストが対応できるなどの効果がある。
検討者へお勧めするポイント
会議機能がシンプルであり使いやすいこと。動作は安定しており、切れるとか落ちるとかも非常に少ない。Web会議ツールだと機能よりも安定性が一番重要だがその点は心配ない。
